Pisanie wzorcowych maili? Spoko, dasz radę!

Pisanie profesjonalnych i dopracowanych maili, które zarazem mieszczą się w etykiecie wiadomości służbowych, to nie taka prosta sprawa, jak mogłoby się wydawać.

Tym bardziej, kiedy w wielu przedsiębiorstwach wysyłamy ich setki tygodniowo, co powoduje, iż spędzamy nad nimi masę czasu. Nie szkoda Ci trochę tych minut?

 Musisz powtarzać po kilka razy ten sam komunikat, bo odbiorca nie rozumie co chciałeś mu przekazać? Piszesz w identyczny sposób, zarówno do pracodawcy, jak i współpracownika? Jeśli choć na jedno z tych pytań odpowiedziałeś twierdząco, to czytaj dalej ten artykuł, zaraz coś na to poradzimy.

Zrezygnuj całkowicie ze zwrotu „witam”. Jest to forma bezosobowa, która w żadnym wypadku nie wyraża szacunku do adresata. Często używana, gdy nie wiemy w jaki sposób zwracać się do drugiej osoby. Zdecydowanie zamiast niej lepiej napisać: „Dzień dobry” lub „Szanowny Panie / Szanowna Pani”.

Samo „pozdrawiam” też nie zalicza się do zwrotów nacechowanych wielką kulturą osobistą, jeśli kierujesz je do kogoś wyższego rangą lub osoby nieznajomej. Lepiej wypadniesz, jeśli dodasz do wiadomości: „pozdrawiam serdecznie”, „ślę pozdrowienia” lub po prostu „serdeczności”.

Kategorycznie nie łącz formy oficjalnej z nieoficjalną. Przykładowo: jeśli Twoja wiadomość zaczyna się od „Szanowna Pani”, to nie kończ jej wyrażeniem „Pozdro”.

Nawet jeśli masz problemy z ortografią, to przeczytaj dwa razy swoją wiadomość, zanim ją wyślesz. O ile ortografia jest do wybaczenia, to nie powinny w niej znaleźć się literówki, bo nie świadczy to o niczym innym jak o niedbałości w trakcie procesu jej tworzenia. Pamiętaj też, że jeśli po zwrocie powitalnym stawiasz przecinek, to następne zdanie zaczynasz już od małej litery. Natomiast na końcu wiadomości, gdy już pozdrowisz adresata, to nie stawiasz po tym wyrażeniu przecinka. W ostatnim wierszu powinny pojawić się Twój dane osobowe – imię i nazwisko.

Istotną kwestią jest wyważenie treści e_maila. Nie może być za długi, by adres nie pogubił się w treści i nie przeznaczył zbyt długiego czasu na jego czytanie, bo w zalewie innych wiadomości życzyłby sobie, aby informacja była krótka i treściwa. Jednakże zbyt krótkie wiadomości mogą spowodować chaos wywołany tym, że zostanie nam przekazanych za mało informacji. Starajmy się więc być bardzo konkretni i dodawajmy adnotację, w której poprosicie o kontakt w przypadku dalszych pytań.

Nie zapominajmy w temacie wiadomości wpisać dwóch – trzech słów kluczy, które od razu poinformują adresata w jakiej sprawie piszemy. Przy dużej ilości wiadomości będzie mu ją później dużo łatwiej odnaleźć.

Nie stosujmy emotikonów oraz skrótów myślowych. Pierwsze jest niegrzeczne, a drugie może powodować nieporozumienia, gdy adresat nie jest pewny ich znaczenia.

Jeśli do wiadomości dodajemy załącznik, to koniecznie o tym poinformujmy, a także wyjaśnijmy co on zawiera. Skompresujmy go, jeśli jest dużych rozmiarów. W sytuacji, kiesy jest to coś istotnego, to możemy zaznaczyć wiadomość jako priorytetową.

Serdeczności!

Paweł