Jak pisać służbowe maile?

Służbowe maile są tym samym, co listy formalne w formie papierowej i trzeba o tym pamiętać, zabierając się za oficjalną korespondencję.

Świat idzie do przodu i dzięki technologii potrafimy wysyłać wiadomości z niepojętą kiedyś szybkością. Odpowiedź możemy dostać w przeciągu paru chwil, a dzięki paru oficjalnym mailom, rozwiązać naglące sprawy. Zanim przystąpimy do wysyłania wiadomości w imieniu firmy, warto zapoznać się z kilkoma regułami, dzięki którym nasza korespondencja będzie poprawna. Maile są wizerunkiem firmy i przez zwykłą niewiedzę możemy stracić cennego klienta czy współpracownika.

Adres

Jako przedstawiciel firmy musimy zadbać by wiadomość wyszła z reprezentacyjnej skrzynki, czyli miała odpowiedni adres mailowy. Zatrudniają się w nowym miejscu najprawdopodobniej dostaniemy założonego maila z ujednoliceniem wskazującym nasze miejsce zatrudnienia. W innym przypadku powinniśmy założyć konto pod naszym imieniem i nazwiskiem, abyz niego prowadzić rozmowy służbowe.

Początek

Na wstępie wiadomości należy przywitać adresata, a następnie, po przecinku, zacząć zdanie linijkę niżej od małej litery. Najlepszy oficjalny zwrot to „Szanowny panie / pani”. Można rozpocząć od „Dzień dobry” albo „Dobry wieczór”, jednak ze względu na niepewność kiedy wiadomość zostanie odczytana, pierwsza opcja wydaje się najlepsza. Dyskusje budzi zwrot „Witam”, którego należy unikać. Uważa się, że jest on wyrazem pokazującym wyższość nad adresatem i jest zwyczajnie niegrzeczny.

Zasady pisowni

Ortografia, interpunkcja, gramatyka i stylistyka. To podstawowe składowe, które zapewnią nam poprawne pisanie maili. W komunikacji elektronicznej błędy ortograficzne szczególnie kłują po oczach ze względu na powszechność automatycznego wykrywania ich, które ma każda przeglądarka i program do pisania tekstów. Błędy ortograficzne są podkreślone na czerwono i trzeba bardzo się postarać, żeby je przeoczyć. Interpunkcja może sprawić więcej problemu, ponieważ sporo ludzi ma zły nawyk nieużywania jej w prywatnych wiadomościach. Rodzą się z tego złe przyzwyczajenia. Ważne jest także, by stawiać przecinki zaraz za wyrazem i dopiero po nich spację, a także nie oddzielać kropki na końcu zdania przy pomocy spacji. Zasady stylistyki i gramatyki powinniśmy wynieść ze szkoły, ale w razie jakiś braków warto nadrobić wiedzę w Internecie, to szybki i pewny sposób.

Należy także zwrócić uwagę na długość wiadomości, zbyt długie maile są męczące dla odbiorcy. Ważne treści najlepiej ubierać w proste zdania, wtedy też możemy liczyć na szybszą odpowiedź.

Koniec

Na zakończenie maila służbowego najlepiej użyć jednego ze zwrotów: „Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem”. Wybierając jeden, stawiamy po nim przecinek i w niższej linijce wypisujemy swoje dane, które najczytelniejsze będą, jeśli zostaną wypisane linijka pod linijką. Oficjalna wizytówka, którą można stworzyć zamiast powtarzalnego wypisywania podpisu, powinna zawierać imię i nazwisko, stanowisko, pełną nazwę firmy wraz z adresem oraz dane kontaktowe.