Ustawa o sygnalistach z czerwca bieżącego roku precyzuje co musi się znaleźć w procedurze zgłoszeń wewnętrznych, a więc tych dotyczących danej organizacji. W tym zakresie szczególnie dla młodych osób istotnym jest, aby zgłoszenia móc również dokonywać w formie elektronicznej. Okazuje się, iż będzie można to zrobić, o ile pracodawca przewidzi taki kanał komunikacji w danym przedsiębiorstwie. Niewątpliwie taka forma dokonywania zgłoszeń może sprzyjać ujawnianiu nieprawidłowości przez pracowników i przyczynić się do szybszej ich eliminacji.
Co jest zatem istotne w kontekście możliwości dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa za pośrednictwem kanałów elektronicznych?
Ważne jest to, iż ustawa z 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928, zwana dalej ustawą o sygnalistach) precyzuje między innymi, co musi się znaleźć w procedurze zgłoszeń wewnętrznych, a więc tych odnoszących się do danej organizacji. Jednym z podstawowych elementów każdej procedury jest określenie, w jaki sposób sygnalista może przekazać zgłoszenie wewnętrzne do danego przedsiębiorcy, a zatem z jakich kanałów zgłoszeń może on skorzystać.
W powyższym aspekcie zatem nowoczesny przedsiębiorca powinien wykazać się dużą elastycznością, jeżeli chce przekonać sygnalistów, że zgłaszanie jest proste. Przedstawiciele młodszego pokolenia oczekiwać będą zapewne, iż będą mogli oni komunikować swoje spostrzeżenia pracodawcy za pomocą chociażby WhatsApp’a, Mesenger’a czy też innych komunikatorów, używanych w kontaktach ze swymi znajomymi.
W omawianym zakresie, zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy o sygnalistach, osoba zgłaszająca naruszenie prawa, o ile nie działa anonimowo, powinna pozostawić przedsiębiorstwu swój adres korespondencyjny lub adres e-mail, by można się było z nią skontaktować. Należy się zatem zastanowić, czy jeśli sygnalista nie przekaże takich danych, to czy zgłoszenie takie powinno pozostać nierozpatrzone.
Ustawa o sygnalistach precyzuje, iż zgłoszenie naruszenia prawa powinno zostać dokonane ustnie bądź też pisemnie. Kanały zgłoszeń obejmować muszą zatem możliwość zgłoszenia co najmniej w jednej z tych form, przy czym zgodnie z art. 26 ust. 8 ustawy o sygnalistach, przez pisemne rozumie się zgłoszenie nie tylko w postaci papierowej, lecz również w postaci elektronicznej.
To wszystko zaś sprawia, iż pracodawcy mają pełen wachlarz możliwości ustanowienia odpowiedniego kanału do dokonywania zgłoszeń, co pozwala na dostosowanie wewnętrznych procedur do trybu pracy danego podmiotu oraz powiązanie procedury zgłoszeń wewnętrznych ze zwyczajami panującymi w danym przedsiębiorstwie.
Z dotychczasowej praktyki wynika, iż dość popularnymi kanałami zgłoszeń są chociażby przeznaczone do tego adres e-mail czy też skrzynka korespondencyjna, do której sygnalista może wrzucić opatrzony odpowiednim dopiskiem list. Wielu nowoczesnych pracodawców decyduje się jednak już obecnie wyjść naprzeciw oczekiwaniom zatrudnionych i wprowadza kanały zgłoszeń w formie najpopularniejszych komunikatorów, co pozwala na osiągnięcie niespotykanej dotychczas w procedurach wewnętrznych szybkości i łatwości kontaktu z osobami zatrudnionymi, z których każda ma własny kanał zgłoszeń i może w każdym momencie z niego skorzystać.
Tutaj szczególnie najmłodsze pokolenie pracowników zdecydowanie będzie przedkładać takie podejście ponad tradycyjne e-maile, nie wspominając już o listach papierowych. Niewątpliwie sprzyjać to będzie ujawnianiu nieprawidłowości oraz eliminowaniu ich, co przełoży się na prawidłowe funkcjonowanie organizacji.
O czym jeszcze warto wiedzieć w kontekście elektronicznego zgłaszania nieprawidłowości?
Niewątpliwie istotne jest to, iż przewagą elektronicznych kanałów do zgłaszania nieprawidłowości nad analogowymi czy też ustnymi jest nie tylko szybkość ich działania, lecz również możliwość udostępniania oprócz tekstu zdjęć, nagrań czy też innych plików. Warto w tym miejscu podkreślić, że zgłoszenia zawierające takie dane mogą być cennymi źródłami informacji dla pracodawcy, który mając lepszy obraz sytuacji, może podjąć skuteczniejsze działania.
W sytuacji korzystania z komunikatorów nie ma tam domyślnego adresu korespondencyjnego sygnalisty, a zatem procedura zgłoszeń wewnętrznych winna dobrze opisywać to zagadnienie, a jednocześnie może traktować wiadomość przekazaną jako zgłoszenie anonimowe. Alternatywnie uznać można, iż adresem korespondencyjnym na potrzeby zgłoszeń wewnętrznych jest właśnie sam komunikator, z którego pisze sygnalista.
Dotychczasowa praktyka stosowania rozwiązań z ustawy o sygnalistach jest taka, iż większość pracodawców decyduje się na przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń anonimowych. Niewątpliwie taka decyzja powoduje zwiększenie liczby wpływających informacji o naruszeniach, co jest korzystne, pozwalając skutecznej eliminować nieprawidłowości.
Zauważyć warto ponadto, iż zgłoszenie w formie wiadomości na czacie pozwala zachować poufność, podobnie jak i napisanie wiadomości e-mail. Sygnalista, który chce, by jego tożsamość nie była jawna, może przykładowo zakupić kartę z nowym numerem, za pomocą którego dokona zgłoszenia, bądź też stworzyć fikcyjne konto, które pozwoli mu na zgłoszenie nieprawidłowości. Tutaj podejście do anonimowości niewątpliwie jest takie samo, jak w przypadku zgłoszeń dokonywanych za pomocą wiadomości e-mail.
Po stronie przedsiębiorcy jest obowiązek zagwarantowania, iż procedura zgłoszeń wewnętrznych, a w tym również i kanał zgłoszeń wewnętrznych, uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem. Poza tym pracodawca zapewnić musi ochronę tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej, wskazanej w zgłoszeniu. W przypadku komunikatorów elektronicznych zatem warto zadbać, by były to aplikacje sprawdzone, zapewniające szyfrowanie wiadomości i dostęp jedynie dla odpowiednio upoważnionych osób w organizacji. Tutaj środki ostrożności, jakie należy przedsięwziąć, będą podobne do tych podejmowanych przy weryfikacji kanału wykorzystującego adres e-mail.
Z procedury wynikać powinno również, iż osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach, musi w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia potwierdzić sygnaliście jego przyjęcie. W przypadku korzystania z komunikatorów można przyjąć, że jest to kanał, którym sygnalista chce się porozumiewać i za jego pośrednictwem możliwe jest także wysłanie potwierdzenia. Sama ustawa o sygnalistach nie przesądza jednak w jaki sposób ta czynność winna być wykonana, ani też nie wskazuje żadnego sposobu ani formy potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia.
Tym samym zatem klasyczny i stosowany w komunikatorach emotikon „kciuk w górę” pod wiadomością winien wystarczyć do przyjęcia, że potwierdzenie zostało wysłane, a sygnalista mógł się z nim zapoznać. Niewątpliwie taka praktyka znacznie ułatwi cały proces i nie wymaga dużego nakładu pracy, co może być istotne w przypadku pojawienia się dużej liczby zgłoszeń jednocześnie. Tutaj bowiem sygnalista odbierze potwierdzenie w preferowany i dobrze mu znany sposób.
Co jeszcze jest istotne w kontekście zgłoszeń naruszenia prawa dokonywanych w postaci elektronicznej?
Z brzmienia ustawy o sygnalistach wynika ponadto, iż po stronie organizacji powstaje obowiązek przekazania zgłaszającemu informacji zwrotnej w ciągu maksymalnie 3 miesięcy od przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku zgłoszenia anonimowego, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia. Informacja zwrotna zatem, to przekazana sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań. Tutaj również, jak i w przypadku przyjęcia zgłoszenia, ustawodawca nie uregulował szczególnego sposobu, jak ów obowiązek wykonać. Tym samym osoba odpowiedzialna za udzielenie informacji zwrotnej mogłaby przesłać ją w tym samym wątku czatu, przez który dokonano zgłoszenia, a odbiór przez sygnalistę byłby analogiczny, jak w przypadku odbioru informacji o przyjęciu zgłoszenia.
Pracodawcy zatem powinni się zastanowić jaki sposób przyjmowania zgłoszeń będzie dla nich optymalny, zapewniając równowagę pomiędzy nakładem pracy administracyjnej oraz dostępnością kanałów zgłoszeń dla sygnalistów. W sytuacji bowiem, gdy pracodawca udostępnia pracownikom czat, gdzie będą oni mogli dokonywać zgłoszeń nieprawidłowości, wówczas zainteresowani mogą z niego korzystać częściej, co niewątpliwie przyniesie pracodawcy jedynie korzyści, bo będzie mógł on szybciej wyeliminować potencjalne nieprawidłowości. To wszystko jednak nie wyklucza oczywiście istnienia równoległych, bardziej tradycyjnych kanałów do dokonywania zgłoszeń.
Podsumowując, uchwalona w czerwcu bieżącego roku ustawa o sygnalistach nakłada na pracodawców pewne nowe obowiązki w zakresie przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowościach. Jednym z aspektów, którym powinni zainteresować się pracodawcy, jest kwestia odpowiedniego przyjęcia formuły przyjmowania owych zgłoszeń. Tutaj, szczególnie młodsze pokolenie pracowników niewątpliwie oczekiwać będzie od pracodawcy, aby umożliwił on przyjmowanie zgłoszeń z wykorzystaniem kanałów elektronicznych. Takie uregulowanie niewątpliwie jest możliwe i ustawa o sygnalistach to przewiduje, co zapewne w praktyce przełoży się zarówno na większą ilość dokonywanych zgłoszeń, ze względu chociażby na łatwość korzystania z komunikatorów elektronicznych, jak i również na możliwość szybszego ich wyeliminowania przez pracodawcę. Tym samym przyjmowanie zgłoszeń z wykorzystaniem kanałów elektronicznych niewątpliwie będzie korzystne dla pracodawców, jak i również dla pracowników, korzystających z tych udogodnień.
