Generalnie już od lat wątpliwości budzi temat sposobu liczenia czasu trwania poszczególnych nieobecności w pracy, mianowicie czy chodzi tutaj o dzień kalendarzowy czy też o dobę pracowniczą. Tutaj bowiem w niektórych przypadkach mamy do czynienia z interpretacjami, iż ważna jest doba pracownicza, a z kolei w innych sytuacjach, że ważny jest dzień kalendarzowy. Zatem warto przeanalizować jak podchodzić do tego zagadnienia.
Co jest zatem istotne w kontekście rozróżnienia nieobecności pracy w aspekcie dnia kalendarzowego czy też doby pracowniczej?
Generalnie już od wielu lat mamy w Polsce do czynienia z poważnymi wątpliwościami na temat sposobu liczenia czasu trwania poszczególnych nieobecności pracy, w kontekście czy powinniśmy brać pod uwagę dzień kalendarzowy czy też dobę pracowniczą. W tym aspekcie istotne jest zatem stanowisko sędziów Sądu Najwyższego w odniesieniu do dni urlopu wypoczynkowego, o którym mowa była w wyroku z 4 listopada 2010 roku (sygn. akt II PK 116/10), gdzie przyjęto, iż w tym aspekcie ważna jest doba pracownicza. Pogląd ten przyjęli również urzędnicy Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swym stanowisku z 8 września 2016 roku, stwierdzając, iż pojęcie dnia pracy, którym posługuje się art. 154.2 par. 1 kodeksu pracy należałoby utożsamiać z pojęciem doby pracowniczej.
Zatem wynika z tego, iż udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w danym dniu oznacza w praktyce udzielenie go na konkretną dobę pracowniczą i pracownik, któremu takiego urlopu udzielono, korzysta z 24-godzinnego zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy w takim dniu, a raczej w takiej dobie pracowniczej.
W powyższym aspekcie odmiennie liczone są absencje chorobowe, bowiem zwolnienia lekarskie są wystawiane na dni kalendarzowe i powyższy pogląd potwierdzają urzędnicy Głównego Inspektoratu Pracy w swoim stanowisku z 12 kwietnia 2024 roku.
Należałoby się zatem zastanowić, czy skoro zostało dokonane takie rozróżnienie, jak należy sklasyfikować inne absencje pracownicze i czy można je podzielić na dwie kategorie, przykładowo:
- nieobecności rozliczane w dniach kalendarzowych
- nieobecności rozliczane na doby pracownicze
W powyższym aspekcie urzędnicy Głównego Inspektoratu Pracy w swym stanowisku z 5 czerwca 2024 roku przyjęli, iż w dniach kalendarzowych rozliczamy takie nieobecności, jak:
- urlop macierzyński
- urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego
- urlop ojcowski
- urlop rodzicielski
- zwolnienie z tytułu opieki nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny
- urlop bezpłatny
- zwolnienie od pracy z tytułu siły wyższej
- zwolnienie od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14
Niebywale ważnym jest, iż stanowisko urzędników Głównego Inspektoratu Pracy nie budzi wątpliwości w odniesieniu do pierwszych 4 absencji z powyższej listy, gdyż w tym zakresie zastosowanie znajdzie wprost art. 183.1 par. 1 kodeksu pracy, zgodnie z którym, przy udzielaniu urlopu macierzyńskiego i urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego tydzień urlopu odpowiada 7 dniom kalendarzowym. Przepis ten stosuje się również do urlopu ojcowskiego oraz do urlopu rodzicielskiego.
Tym samym w sytuacji wszystkich urlopów związanych z rodzicielstwem i opłacanych zasiłkami z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) jest czytelna zasada, że udzielamy ich na dni kalendarzowe, a więc nieobecność będzie się kończyła o 23:59 w ostatnim jej dniu.
W tym aspekcie ważnym jest, iż w przypadku absencji zasiłkowej, przypadającej w tygodniu pracowniczym, gdy pracownik pracuje na trzeciej zmianie, może pojawić się konieczność wydłużenia jej czasu kalendarzowo o jeden dzień, by pracownik mógł być nieobecny w pracy przez wszystkie dni robocze, zgodnie ze swoim harmonogramem.
Ponadto ważnym jest, iż stosowanie analogicznej zasady urzędnicy Głównego Inspektoratu Pracy zaproponowali również dla zwolnienia lekarskiego na opiekę nad dzieckiem lub członkiem rodziny, co niewątpliwie zasługuje na aprobatę, bowiem dzięki temu wszystkie absencje płatne zasiłkami ZUS będą traktowane identycznie. Problemem są jednak dalsze interpretacje urzędników Głównego Inspektoratu Pracy.
Co jest zatem problematyczne w kontekście najnowszego stanowiska urzędników Głównego Inspektoratu Pracy w odniesieniu do dnia kalendarzowego oraz doby pracowniczej?
Zasadniczo przyjęcie, iż również pozostałe wymienione absencje wynikające z kodeksu pracy (a zatem urlop bezpłatny, zwolnienie od pracy z tytułu siły wyższej oraz zwolnienie od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14) są również udzielane na dni kalendarzowe, jak w swym stanowisku proponują urzędnicy Głównego Inspektoratu Pracy sprawia, iż w praktyce będą one traktowane inaczej niż urlop wypoczynkowy.
To zaś oznacza wiele trudności z ich rozliczaniem, chociażby w przypadku zmiany nocnej, która przypada na 2 dni kalendarzowe, pomimo, że w rozumieniu przepisów prawa pracy jest traktowana jako jedna dniówka dla pracownika. Taka praca w nocy ewidencjonowana jest w karcie czasu pracy jako jeden dzień roboczy i wpisywana w całości w dniu kalendarzowym, w którym przypadło rozpoczęcie świadczenia pracy. Tutaj zastosowanie innego podejścia niewątpliwie mocno skomplikuje zasady rozliczania absencji, które mogą być rozliczane zarówno w dniach, jak i w godzinach według wyboru pracownika.
Zatem niewątpliwie takie stanowisko urzędników Głównego Inspektoratu Pracy jest nielogiczne, gdy spojrzymy na możliwość złożenia wniosku o takie wolne w godzinach, co w przypadku uprawnienia wynikającego z art. 188 kodeksu pracy jest możliwe, bo jego wymiar wynosi 2 dni albo 16 godzin.
Przykładowo, pracownik zatrudniony w systemie zmianowym miał w tygodniu od 3-go do 7-go czerwca zaplanowaną pracę na trzeciej zmianie, w godzinach od 22-ej do 6-ej dnia następnego. W piątek pracownik skontaktował się z działem kadr i złożył elektronicznie wniosek o dzień zwolnienia od pracy na opiekę nad dzieckiem do lat 14, wynikający z art 188 kodeksu pracy. Tutaj przyjęcie, że zwolnienie to jest udzielane na dzień kalendarzowy oznacza, iż skończy się ono już od 23:59, a więc pracownik powinien o północy stawić się do pracy, co przeczy sensowi składania takiego wniosku. Poza tym, by wziąć zwolnienie na cały okres zaplanowanej pracy, pracownik powinien wystąpić o 2 dni zwolnienia na opiekę nad dzieckiem do lat 14, wykorzystując tym samym pełen roczny limit przysługującego zwolnienia, gdyż jego zmiana robocza przypada kalendarzowo częściowo na 7 czerwca i częściowo na 8 czerwca.
W takiej sytuacji zatem wątpliwości nie budzi fakt, iż złożenie wniosku o opiekę w godzinach oznacza rozliczenie zwolnienia od pracy w wymiarze 8 godzin, a więc znacznie korzystniejsze niż złożenie wniosku w dniach, bowiem w tym przypadku pracownik musiałby wykorzystać całe 2 dni zwolnienia od pracy, by usprawiedliwić 8 godzin nieobecności. Teoretycznie dzień zwolnienia powinien odpowiadać 8 godzinom w przypadku zatrudnionych w systemie podstawowym na cały etat, czemu jednak opisany wyżej przykład przeczy.
Zatem mając to na uwadze należy się bardzo mocno zastanowić, czy absencje pracownicze wynikające wprost z przepisów prawa pracy, a nie rozliczane zasiłkami z ubezpieczeń społecznych, nie powinny być jednak rozliczane na doby pracownicze, analogicznie jak urlopy wypoczynkowe. Rozwiązanie takie wydawałoby się zdecydowanie bardziej logiczne i nie wymuszałoby sztucznego wydłużania absencji jedynie po to, by w jej ostatnim dniu nie stawić się w pracy na część zmiany, przypadającą po północy.
Jednocześnie podejście takie byłoby znacznie czytelniejsze dla pracodawców i pracowników, bowiem absencje dzieliłyby się według prostej reguły na dwie grupy, mianowicie rozliczane na dni kalendarzowe oraz na doby pracownicze. Za takim argumentem przemawia również przyjęte już od lat rozumienie dnia pracy w przypadku urlopu wypoczynkowego.
Podsumowując, ostatnie stanowisko urzędników Głównego Inspektoratu Pracy w odniesieniu do dni kalendarzowych oraz dób pracowniczych w zakresie rozliczania nieobecności pracownika budzi poważne wątpliwości interpretacyjne. Mamy już bowiem w Polsce do czynienia z rozróżnieniem jak liczyć absencje chorobowe i raz stosuje się to w odniesieniu do dób pracowniczych, a innym razem w odniesieniu do dni kalendarzowych. Tutaj zdecydowanie lepiej byłoby przyjąć zasadę, iż wszystkie absencje wynikające ze zwolnień chorobowych i rozliczane z zasiłków ZUS powinny być rozliczane na dni kalendarzowe, natomiast absencje wynikające z urlopów wypoczynkowych, bezpłatnych czy też z powodu siły wyższej winny być rozliczane na doby pracownicze. Takie rozróżnienie byłoby zdecydowanie najlogiczniejszym rozgraniczeniem.
