Zasadniczo forma pisemna przeróżnych dokumentów zaczyna coraz bardziej uwierać zarówno pracowników, jak i również pracodawców. Zatrudniający postulują wręcz, by więcej wniosków i oświadczeń pracowników można byłoby składać chociażby za pośrednictwem e-maila. W tym kontekście przedstawiciele resortu pracy zapowiadają pogłębioną analizę kodeksu pracy pod kątem ewentualnych zmian przepisów w tym zakresie.
Co jest istotne w kontekście zachowania formy pisemnej wielu dokumentów pracowniczych?
Reprezentujący zatrudniających związek Pracodawcy RP pragnie ujednolicenia form czynności wymaganych przez kodeks pracy. Zagadnieniu temu przyjrzeć mają się przedstawiciele Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. W powyższym aspekcie warto bowiem odnotować, iż niekiedy przepisy kodeksu pracy wskazują, że dana czynność ma być dokonana „na papierze” albo „na piśmie”, a innym razem, że „w formie pisemnej”. Niestety sformułowania te bywają różnie interpretowane przez sądy. Poza tym odrębnie w kodeksie pracy pojawia się też „postać pisemna”. Podobnie, niektóre regulacje mówią o „formie elektronicznej”, a jeszcze inne o „postaci elektronicznej”.
W powyższym aspekcie Katarzyna Siemienkiewicz, ekspertka do spraw prawa pracy Pracodawców RP, podkreśla, iż pracodawcy pragną, by po pierwsze ujednolicić nazewnictwo, a po drugie, by pracownik mógł składać określone dokumenty w formie dokumentowej, na przykład poprzez e-mail i aby takie uprawnienie dotyczyło wszystkich pracowników, a nie tylko, jak to ma miejsce obecnie, pracowników wykonujących pracę zdalną. Przedstawiciele Pracodawców RP zastrzegają, iż uproszczenie w kierunku szerszego stosowania formy dokumentowej nie odnosiłoby się do nawiązywania i rozwiązywania umów o pracę, bowiem w tym zakresie jest pożądany większy formalizm.
Zdaniem przedstawicieli Pracodawców RP zmiany są koniecznością, bowiem obecne zróżnicowanie pojęciowe znacząco utrudnia wielu przedsiębiorstwom funkcjonowanie. Jednocześnie wynikający z kodeksu pracy wymóg zachowania formy pisemnej jest źródłem chociażby problemów organizacyjnych, jak choćby w postaci trudności w przekazywaniu dokumentów osobom pracującym w innych lokalizacjach niż osoby reprezentujące pracodawcę.
Przedstawiciele organizacji Pracodawcy RP podkreślają, iż warto byłoby wprowadzić postać e-mailową dla niektórych dokumentów składanych przez pracowników, jak chociażby:
- wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę
- wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
- zgoda pracownika na potrącenie określonych należności z wynagrodzenia
- wniosek o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej
- wnioski dotyczące czasu pracy
- wniosek o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych
- wnioski urlopowe
- zgoda na urlop bezpłatny w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy
- wnioski związane z rodzicielstwem
- potwierdzenie przez pracownika na piśmie zapoznania się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy
Jak jeszcze spojrzeć należałoby na zagadnienia związane z koniecznością zachowania formy pisemnej?
Jak podkreśla dr Magdalena Zwolińska, adwokat, partner w HR Legal Solutions, postulaty Pracodawców RP ocenić należy pozytywnie. Warto zauważyć, iż obecne rozwiązania, ze względu na różnorodność przewidzianych w kodeksie form, powodują wiele problemów natury organizacyjnej, związanych z potrzebą chociażby uzyskania własnoręcznego bądź kwalifikowanego podpisu, który wciąż jest rzadkością wśród pracowników. Niewątpliwie należałoby umożliwić pracownikom korzystanie z postępu technologicznego, a ujednolicenie form zdecydowanie wpłynęłoby na ich lepsze zrozumienie nie tylko przez pracowników, ale także i przez pracodawców.
Niewątpliwie też nowe rozwiązania zapewniałyby pracownikom, którzy wykonują pracę poza siedzibą pracodawcy, bezpośredni dostęp do dokumentów w formie elektronicznej, co równocześnie zmniejszyłoby ryzyko ich zagubienia czy też wpłynęło na szybszy obrót dokumentacji pracowniczej.
W powyższym aspekcie przedstawiciele Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej rozważają wprowadzenie takich zmian do kodeksu pracy, zastrzegając jednocześnie, iż podjęcie prac legislacyjnych wymagałoby dokładnej analizy. Jednocześnie przedstawiciele tegoż resortu przyznają, że kodeksowa nomenklatura jest niejednolita, w związku z czym postulowany kierunek zmian jest zasadnym i zostanie poddany pogłębionej analizie.
Przedstawiciele Pracodawców RP jednak nie są usatysfakcjonowani takim stanowiskiem ze strony urzędników resortu pracy, bowiem nie wiadomo, kiedy spodziewać się można propozycji zmian ze strony tegoż resortu. Z drugiej strony sam fakt przyznania racji postulatowi Pracodawców RP, iż kodeks pracy posługuje się szerokim zakresem pojęć, napawa nadzieją, że tym tematem rzeczywiście przedstawiciele tego resortu się zajmą. Niewątpliwie też, jak podkreśla Katarzyna Siemienkiewicz, należy zdawać sobie sprawę, że proponowane zmiany nie są priorytetowe, jednak resort powinien je wprowadzić przy okazji najbliższej nowelizacji kodeksu pracy.
Zauważyć też należy, iż przedstawiciele resortu pracy odnoszą się do kwestii ujednolicenia nazewnictwa, lecz jednocześnie milczą w sprawie upowszechnienia postaci elektronicznej. Katarzyna Siemienkiewicz podkreśla, iż niewątpliwie ujednolicenie nazewnictwa pozwoli na zniwelowanie wątpliwości interpretacyjnych, jednakże równolegle zmiany powinny pójść w kierunku uproszczenia regulacji, a sposobem na to jest umożliwienie składania dokumentów w postaci elektronicznej. Niestety na ten temat, póki co przedstawiciele resortu pracy milczą.
Tymczasem zarówno pracodawcy, jak i pracownicy, oczekują zmian w tym zakresie, a problem jest tutaj systemowy i wymaga przyjrzenia się całemu kodeksowi pracy. Niewątpliwie wiele dokumentów dotyczących relacji pracodawca-pracownik mogłoby z powodzeniem być stosowanych w formie elektronicznej, co znacznie ułatwiłoby funkcjonowanie całego rynku pracy.
Podsumowując, forma pisemna wielu dokumentów na linii pracodawca-pracownik zaczyna coraz bardziej uwierać tak jednych, jak i drugich. W tym kontekście pojawia się postulat, aby znacznie więcej wniosków czy też oświadczeń związanych z pracowniczymi kwestiami można byłoby składać drogą elektroniczną. Jednocześnie pojawił się postulat ujednolicenia nazw stosowanych w kodeksie pracy, bowiem mamy tam do czynienia wręcz z chaosem i różnymi interpretacjami poszczególnych zapisów przez sądy, do tegoż kodeksu się odwołujących. Urzędnicy resortu pracy zapowiadają pogłębioną analizę tego tematu, jednakże tylko w odniesieniu do ujednolicenia nazw, natomiast nie odnoszą się na razie do kwestii zastąpienia dokumentacji papierowej dokumentacją elektroniczną. Niewątpliwie takie podejście byłoby bardziej wskazane i bardzo dobrze odebrane przez przedstawicieli rynku pracy w naszym kraju.
