Minął obecnie rok od wprowadzenia zasad pracy zdalnej do kodeksu pracy i nie można mówić w tym kontekście o żadnej rewolucji, która tutaj się dokonała. W praktyce pracodawcy często postrzegają przepisy o pracy zdalnej jako listę dodatkowych obowiązków, a nie jakichkolwiek dla nich ułatwień.
Co zatem jest istotne w kontekście zasad pracy zdalnej wprowadzonych do kodeksu pracy ponad rok temu?
Tak naprawdę home office nie zniknął wraz z epidemią COVID-19, lecz stał się trwałym elementem organizacji pracy w polskich przedsiębiorstwach. W tym kontekście nowelizacja kodeksu pracy z zeszłego roku, która wprowadziła pracę zdalną jako stały element polskiego porządku prawnego, jedynie utrwaliła wcześniejsze praktyki wielu przedsiębiorstw.
Owa nowelizacja, wprowadzająca zasady pracy zdalnej, weszła w życie 7 kwietnia 2023 roku i nałożyła na pracodawców dodatkowe obowiązki. Przykładowo zasady pracy zdalnej muszą być ustalane w porozumieniu zawieranym pomiędzy pracodawcą, a zakładową organizacją związkową, a jeżeli takowej nie ma, muszą być określone w regulaminie pracy, po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Poza tym pracodawcy są zobowiązani zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych w domu, jak i pokryć również chociażby koszty energii elektrycznej. Pracodawca nabył poza tym prawo do przeprowadzenia kontroli wykonywania pracy w formule online, jak i również w zakresie dotyczącym bezpieczeństwa i higieny pracy.
Po roku obowiązywania owych nowych przepisów na pewno nie można mówić o odwrocie od tej formuły świadczenia pracy. Pomimo, że w pojedynczych przypadkach pracodawcy oczekują powrotu pracowników do biur, to jednak dotyczy to raczej odosobnionych przypadków. Na zmianach zyskali również pracownicy, bowiem coraz więcej pracodawców rekompensuje zatrudnionym koszty pracy zdalnej i większość z nich ustanowiła ryczałt, który był wyliczony na podstawie kosztów zużycia energii elektrycznej oraz kosztów korzystania z Internetu. Kwoty wypłacanych rekompensat wynoszą zazwyczaj od 30,0 zł do nawet 500,0 zł miesięcznie, a ok. 11,0% pracodawców wypłaca ekwiwalent, przenosząc na pracownika obowiązek udokumentowania kwoty wydanej na świadczenie pracy w formie zdalnej.
Warto pamiętać, iż gdy ponad 4 lata temu epidemia COVID-19 wdarła się wręcz w nasz względnie uporządkowany świat, z dnia na dzień zostaliśmy zmuszeni dostosować się do nowej rzeczywistości. Dla większości pracowników oznaczało to konieczność przeniesienia się z pracą do własnych domów.
Niewątpliwie sam charakter pracy zdalnej jest zdecydowanie odmienny od pracy z biura i wiąże się z całkowicie nowymi wyzwaniami. W kontekście wprowadzenia do polskiego porządku prawnego zasad pracy zdalnej pracodawcy mieli nadzieję, iż ustawodawca wprowadzi przepisy, które będą odpowiedzią na ich wątpliwości jak rozwiązać owe nowe problemy. Niestety dopiero po upływie roku od rozpoczęcia epidemii COVID-19, gdy pracownicy zaczęli częściowo powracać do biur, wprowadzono nowe regulacje poprzez dodanie odpowiednich zapisów do ustawy covidowej. Jednakże ze względu na ich lakoniczność oraz zakres, budziły one więcej wątpliwości aniżeli dawały rozwiązań. Jedyne, co zostało w tej sytuacji pracodawcom, to wewnętrzne uregulowanie zasad pracy zdalnej oraz sprawne dostosowanie się do pojawiających się wytycznych oraz interpretacji.
Dopiero 3 lata później, gdy wielu uczestników rynku pracy zapomniało już o epidemii COVID-19, a praca zdalna zamiast obowiązkiem, stała się potrzebą pracowników, wprowadzono na stałe regulacje, wpisujące pracę zdalną do kodeksu pracy. Niestety również i tutaj pojawiło się niemiłe zaskoczenie, bowiem poziom sformalizowania pracy spoza biura był niebywale wysoki. Ustawodawca niestety powielił w znacznym zakresie wcześniejsze postanowienia kodeksu pracy dotyczące telepracy, pomimo, iż powszechnie były one wskazywane jako nieelastyczne oraz niesprzyjające uczestnikom rynku pracy. Właśnie ów poziom sformalizowania poszczególnych rozwiązań sprawiał, iż telepraca była we wcześniejszych latach tak mało popularna.
W powyższym zakresie niektóre kwestie zostały uporządkowane ową nowelizacją z 7 kwietnia 2023 roku, jak chociażby zasady rekompensowania kosztów pracy zdalnej, lecz duża część zmian była wręcz wywarzaniem otwartych drzwi, a część istotnych aspektów została niestety pominięta, jak chociażby kwestia dostosowania systemów czasu pracy do specyfiki pracy zdalnej.
O czym jeszcze warto wiedzieć w kontekście obowiązujących już od roku zasad pracy zdalnej?
Generalnie należy pamiętać o tym, iż analiza prawna zmian jest jedną stroną medalu, a drugą jest praktyczna zdolność przedsiębiorstw do asymilacji tych zmian. Warto w tym miejscu odnieść się do przygotowanego przez DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy, raportu „Praca zdalna rok po nowelizacji kodeksu pracy”. Otóż z raportu tego dowiadujemy się, iż jeszcze przed wejściem w życie nowelizacji kodeksu pracy, u większości pracodawców funkcjonowała już praca zdalna i obowiązywały pewne utrwalone praktyki. W tym zakresie ankietowani przedsiębiorcy prawie jednomyślnie wskazali, iż wprowadzenie zmian do kodeksu pracy nie miało rewolucyjnego wpływu na praktykę stosowania takiego trybu świadczenia obowiązków. Nie był to zatem żaden game changer, który zachęcałby do korzystania z tej instytucji, jak i też wymuszał nagłą rezygnację z niej.
W powyższym aspekcie istotnym wnioskiem wypływającym z raportu jest to, iż od czasu przeprowadzenia poprzedniego badania, spadła liczba pracodawców, którzy zdecydowali się na utrzymanie pracy zdalnej w pełnym wymiarze. To zaś wskazuje nam, iż pracodawcy chcą jednak, by pracownicy przynajmniej częściowo świadczyli pracę z biura. Jako najczęściej wybierany model pracy zdalnej wskazywano hybrydowe zatrudnienie, gdzie praca zdalna jest świadczona w wymiarze 2-3 dni w tygodniu. Pokazuje to, iż praca zdalna zadomowiła się w polskich realiach, a zarówno pracodawcy, jak i pracownicy, dostrzegli korzyści z łączenia pracy z biura z pracą spoza niego.
Istotnym jest, iż pomimo faktu, że nowelizacja kodeksu pracy stworzyła prawne możliwości kontroli oraz monitorowania pracy zdalnej w miejscu jej wykonywania, to niewiele zmieniło to w rzeczywistości gospodarczej. Zdecydowana większość pracodawców deklaruje bowiem brak woli korzystania z tej instytucji kontrolnej, a nawet ci, którzy zastrzegli sobie taką możliwość w wewnętrznych regulacjach, tego nie czynią. To wszystko jasno pokazuje nam, iż pierwotne obawy pracodawców, łączące się z brakiem bezpośredniego nadzoru nad pracownikami świadczącymi pracę w formule zdalnej, okazały się nieuzasadnione, a element zaufania do pracownika stał się podstawą dopuszczania do pracy zdalnej w poszczególnych przedsiębiorstwach.
Na co jeszcze warto zwrócić uwagę w kontekście zasad świadczenia pracy w formule zdalnej?
Generalnie z powyżej wskazanego raportu wypływa wniosek, iż pracodawcy traktują nowelizację kodeksu pracy sprzed ponad roku jako źródło nowych obowiązków, a nie żadnych ułatwień. W tym zakresie bowiem wejście w życie nowych przepisów spowodowało, że wielu pracodawców rozpoczęło wypłacanie rekompensat z tytułu podejmowania pracy w formule zdalnej. O ile bowiem przed wejściem w życie nowelizacji była to rzadkość, o tyle obecnie wypłacanie ryczałtu bądź ekwiwalentu stało się standardem. Co ciekawe, w tym zakresie mamy do czynienia z dość zróżnicowaną praktyką w zakresie ustalania wysokości ryczałtu bądź też ekwiwalentu, rekompensującego koszty związane z pracą w formule home office. Wynika to przede wszystkim z tego, że w ślad za nowymi przepisami nie wprowadzono wiążących zasad dotyczących tego, jak należy dokonywać wyliczeń, przerzucając w całości ryzyko błędów na zatrudniających.
Nowelizacja kodeksu pracy sprzed ponad roku była również źródłem nowych obowiązków dokumentacyjnych dla pracodawców. Zdecydowana większość z nich była zmuszona wprowadzić nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej, w większości w formie regulaminu pracy zdalnej. Wielu pracodawców jednocześnie dopełniło obowiązków w zakresie przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego związanego z pracą zdalną, jak i zaczęło zbierać informacje o miejscu wykonywania pracy.
Warto jednocześnie zauważyć, iż nie wszystkim pracodawcom udało się wdrożyć nowe przepisy w pełnym zakresie, a wśród najczęściej stwierdzanych obecnie niezgodności z przepisami wymienić należy chociażby:
- brak rekompensowania pracownikom kosztów pracy zdalnej tam, gdzie jest to obowiązkowe
- wadliwy sposób ustalania wysokości ryczałtu za pracę zdalną
- brak przedstawienia pracownikom nowej oceny ryzyka zawodowego związanego z wykonywaniem pracy w formule zdalnej
- brak nowego instruktażu stanowiskowego dotyczącego pracy zdalnej
- brak wdrożenia wewnętrznych przepisów dotyczących zasad stosowania pracy zdalnej
- brak weryfikacji miejsca świadczenia pracy zdalnej
- brak odbioru od pracownika oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych oraz technicznych do wykonywania pracy w formule zdalnej
W powyższym aspekcie niezwykle trudno jest jednoznacznie ocenić, czy rzeczywistą przyczyną występowania powyżej wskazanych uchybień było niezrozumienie przepisów, czy też świadoma decyzja biznesowa o pozostawaniu w stanie niezgodności z przepisami, by uniknąć niepotrzebnej biurokracji, skoro mamy tutaj do czynienia z niewielkim ryzykiem potencjalnego wykrycia naruszenia.
Jak zatem można by było ocenić nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej w okresie roku od ich wprowadzenia w życie?
Generalnie należy założyć, iż nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej nie okazały się tak rewolucyjne dla pracodawców, jak pierwotnie zakładano. Tak naprawdę nie przyniosły one zbyt wielu korzyści, a pracodawcy upatrują w nich raczej głównie źródła ograniczeń oraz dodatkowych obowiązków. Pracownikom natomiast zmiany te przyniosły mało zawrotne kwoty dodatków do wynagrodzenia, liczone raczej w dziesiątkach, a nie setkach złotych miesięcznie.
Tym samym można mieć całkiem uzasadnione wątpliwości czy w tak dynamicznie zmieniających się czasach regulacje dotyczące pracy zdalnej odpowiadają na wyzwania rynku pracy. Być może przyszedł już czas na to, by dokonać rewizji pierwotnych założeń oraz zastanowić się, czy nie należałoby dokonać pewnych korekt w przepisach. Być może jednak lepszym rozwiązaniem byłoby pozostawienie kwestii uregulowania pracy zdalnej w rękach samych pracodawców, jak bowiem widać z doświadczeń w ciągu ostatnich 4 lat, jakie upłynęły od wybuchu epidemii COVID-19, zatrudniający dali sobie sami świetnie radę ze stosowaniem nowej formy zatrudnienia i to bez obowiązujących wówczas kodeksowych przepisów.
Podsumowując, minął już rok od wprowadzenia do kodeksu pracy przepisów o pracy zdalnej, a zatem jest to dobry moment na pierwsze oceny obowiązywania nowych regulacji. Generalnie niestety przepisy te nie okazały się tak rewolucyjne, jak pierwotnie zakładano i tak naprawdę zarówno nie zachęciły do korzystania z tej formuły świadczenia pracy, jak i też nie zniechęciły do niej. Zasadniczo pracodawcy niestety oceniają obecne przepisy o pracy zdalnej raczej jako listę nowych obowiązków, a nie jakichkolwiek ułatwień czy też zachęt do ich stosowania.
