Już od ponad roku przedsiębiorcy mogą wystawiać swym pracownikom karty lunchowe, które są wolne od składek na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Niestety urzędnicy tegoż organu bardzo niechętnym okiem spoglądają na owe benefity i poszukują możliwości objęcia ich oskładkowaniem.
O czym zatem warto wiedzieć w kontekście kart lunchowych wydawanych pracownikom?
Co do zasady od 1 września ubiegłego roku finansowane przez pracodawcę posiłki udostępniane pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu są wolne od składek na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Podobnie również wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych, uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych, wolna jest również od składek. Zwolnienie to obowiązuje do wysokości 450,00 zł miesięcznie na jednego obdarowanego i wynika wprost z brzmienia par. 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2023 r. poz. 728 ze zm.)
Nowelizacja wprowadzająca te zasady przewidywała wzrost limitu funkcjonującej wcześniej ulgi o 50,0% oraz udzielenie oficjalnej zgody na realizację takiego świadczenia za pośrednictwem kart przedpłaconych, gdyż wcześniej było to dozwolone tylko na mocy interpretacji ZUS. Pomimo jednak, iż niedawno upłynął już rok od wejścia w życie owych zmian, to urzędnicy organu rentowego wręcz rękami i nogami bronią się przed nowinkami w tym zakresie, szukając wszędzie przysłowiowej dziury w całym.
Przekonał się o tym niedawno przedsiębiorca, który szykował regulamin dokarmiania na swój koszt pracowników i zleceniobiorców, w formule karty lunch pass, zasilanej co miesiąc kwotą 450,00 zł na osobę. Dzięki takiemu rozwiązaniu zatrudniony mógł kupić we współpracujących placówkach gastronomicznych i handlowych gotowe posiłki lub przetworzone produkty żywnościowe, nadające się do bezpośredniej konsumpcji. Jednocześnie nie mógł on wypłacić gotówki ani otrzymać ekwiwalentu za niewykorzystane środki.
Taka karta pozwalała na weryfikację historii transakcji i na sprawdzenie co dokładnie zostało zakupione. Pracodawca nie zamierzał gromadzić dokumentacji zakupowej ani zobowiązywać zatrudnionych do zbierania i przekazywania mu paragonów z każdej operacji, a pracownik zobowiązał się do zapoznania z programem używania karty, co potwierdzał na piśmie i co miesiąc miał oświadczyć, że posługiwał się nią zgodnie z zasadami.
W powyższym aspekcie niemalże identyczny regulamin opracowała pewna sieć aptek, lecz zastosowała jeszcze większe środki ostrożności, gdyż oferowane karty lunchowe dla pracowników nie dawały technicznych możliwości nabycia innych produktów spożywczych niż dozwolone. Beneficjent musiał przez co najmniej 5 lat przechowywać paragony lub inne dowody, potwierdzające wydatkowanie środków finansowych z karty.
Niestety pomimo takich zasad urzędnicy organu rentowego odmówili aptece uznania tak realizowanych dopłat żywieniowych za wyłączone z podstawy wymiaru składek. Odmowa spotkała również wspomnianego wyżej pracodawcę. Urzędnicy organu rentowego zastrzegli bowiem, iż wyłączenia z podstawy wymiaru składek stanowią wyjątek i nie wolno ich interpretować rozszerzająco, lecz dosłownie i ściśle, a zatem zarówno pracownik, jak i podmiot zatrudniający, mają obowiązek zbierać dowody poświadczające prawidłowe korzystanie z karty. Pracodawca musi ponadto weryfikować te dowody co miesiąc, przed zastosowaniem zwolnienia obdarowanego podwładnego.
W swej interpretacji urzędnicy organu rentowego podkreślają, iż: „Samo zobowiązanie pracowników do wydatkowania środków z karty wyłącznie na zakup gotowych przetworzonych produktów (…) przez złożenie oświadczenia o wykorzystaniu karty lunchowej zgodnie z regulaminem oraz zobowiązanie pracowników do gromadzenia dowodów zakupu produktów bez ich weryfikacji przez przedsiębiorcę nie stanowi zabezpieczenia prawidłowości stosowania wyżej wymienionego przepisu”.
Jak zatem jeszcze spojrzeć należy na podejście urzędników organu rentowego w stosunku do zwolnienia kart lunchowych z oskładkowania?
Generalnie urzędnicy ZUS podkreślają, iż pracodawca, który przekaże podwładnemu bon na gotowe posiłki nie skorzysta ze zwolnienia ze składek, jeśli wydatki nie zostaną dokładnie potwierdzone. Również z odmową uznania dopłat żywieniowych za prawidłowe spotkał się zakład pracy, który wyposażał zatrudnionych w bon na zakup gotowych posiłków do wykorzystania w sklepach z punktami gastronomicznymi, z których miał podpisane umowy. W ich ramach żadna taka placówka nie mogła wydać niczego innego niż gotowy posiłek, jednakże pracownicy nie zostali zobowiązani do ewidencjonowania, zbierania i przekazywania szefowi dowodów wykorzystania środków z bonu.
Jednocześnie jednak, zdaniem urzędników organu rentowego, w celu zastosowania zwolnienia z par. 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia, zarówno ubezpieczony jak i płatnik składek muszą dysponować dowodami w postaci udokumentowania wydatkowania środków z bonów, talonów, kuponów i kart przepłaconych, wskazującymi na wykorzystanie środków zgodnie z brzmieniem przepisów.
Jednocześnie urzędnicy organu rentowego również nie zgodzili się z koncepcją, gdy zakład pracy wydawał pracownikom karty o wartości 50,00 zł, uprawniające do zakupu gorących posiłków w postaci przekąsek i napojów z automatów rozmieszczonych na terenie przedsiębiorstwa. Produkty uzyskane w ten sposób nie wymagały samodzielnego przygotowania, beneficjent nie miał prawa do żadnego ekwiwalentu zamiennego z tytułu posiadania karty, a środki finansowe nie zużyte w danym miesiącu przepadały.
Tutaj w swej interpretacji urzędnicy organu rentowego zakwestionowali możliwość objęcia tak dokonanego świadczenia na rzecz członka załogi zwolnieniem ze składek, ponieważ opisanych automatów nie da się zaliczyć ani do placówek gastronomicznych, ani handlowych, a tylko takie dopuszcza par. 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia. Przedstawiciele ZUS dodali ponadto, iż placówki gastronomiczne to bary, restauracje i stołówki, a pod pojęciem placówek handlowych należy rozumieć obiekty, gdzie prowadzony jest handel i odbywają się czynności związane z handlem.
W jeszcze innym przypadku urzędnicy ZUS odmówili zastosowania zwolnienia do posiłków zamówionych z dostawą, finansowanych przez pracowników kartą żywieniową, tylko z tego powodu, że cena dania zawierała również wartość jego opakowania. W tym przypadku przedsiębiorca zasilał zatrudnionym karty lunchowe kwotami do 450,00 zł na jedną osobę i uprawniały one do zakupu tylko produktów gastronomicznych. Beneficjent nie otrzymywał z tego tytułu żadnego ekwiwalentu pieniężnego ani nie mógł wypłacić gotówki. Karta jednak umożliwiała nabycie gotowych posiłków również z dostawą i właśnie to nie spodobało się urzędnikom organu rentowego. Tutaj podkreślili oni, iż wartości posiłków udostępnianych przez pracodawcę swoim pracownikom za pomocą kart przepłaconych, obejmujących również koszty opakowania posiłków, nie podlegają wyłączeniu z podstawy wymiaru składek.
O czym jeszcze warto zatem pamiętać w kontekście kart lunchowych?
Generalnie istotnym jest, iż aby można było skorzystać z ulgi na posiłki, spełnione muszą zostać łącznie następujące warunki:
- pracodawca udostępnia pracownikom na swój koszt posiłki, a zatem gotowe posiłki lub przetworzone produkty żywnościowe, nadające się do bezpośredniego spożycia
- udostępnienie posiłków nastąpi poprzez zapewnienie ich w naturze bądź też wydanie bonu, talonu, kuponu czy też karty przedpłaconej, uprawniającej do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych
- dofinansowanie z tego tytułu nie przekracza kwoty 450,00 zł miesięcznie na jednego pracownika
- obdarowany pracownik nie ma prawa do żadnego ekwiwalentu finansowego z tego tytułu, jak chociażby z powodu niewykorzystania puli środków na karcie ani do wypłaty gotówki
- wymiana bonu, talonu, kuponu lub karty przedpłaconej na posiłki zrealizowana zostanie tylko w placówce gastronomicznej, a zatem w restauracji, barze czy też stołówce, bądź też w placówce handlowej
Jak zauważa Katarzyna Kalata, radca prawny z Kancelarii Kalata, niewątpliwie praktyka urzędników organu rentowego w zakresie kart lunchowych budzi poważne wątpliwości i zasługuje po prostu na krytykę. Jest to niestety kolejny przykład niepotrzebnego komplikowania prostych rozwiązań, które powinny służyć pracownikom i pracodawcom. Pomimo bowiem wprowadzenia korzystnych przepisów, mających ułatwić podmiotom zatrudniającym prowadzenie polityki benefitowej, urzędnicy organu rentowego systematycznie utrudniają ich stosowanie przez nadmiernie rygorystyczne interpretacje.
Nie tylko bowiem wymagają oni zbierania paragonów z każdej transakcji i ich weryfikacji przez zakład pracy, lecz również podważają techniczne możliwości kart przedpłaconych, mianowicie chociażby to, iż karty te są tak zabezpieczone, że pozwalają tylko na zakup posiłków. Takie podejście niestety zwiększa obciążenie administracyjne przedsiębiorstw i przeczy zasadzie racjonalnego stosowania prawa. Tym samym urzędnicy ZUS zamiast ułatwiać wsparcie pracowników, tworzą bariery, które zniechęcają do korzystania z legalnych narzędzi w postaci oferowania załodze dodatkowych świadczeń.
Podsumowując, już od ponad roku obowiązują przepisy, w myśl których posiłki finansowane przez pracodawcę i udostępnione pracownikom do spożycia, bez prawa do ekwiwalentu, są wolne od składek na rzecz ZUS. Ta sama zasada dotyczy otrzymywanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przepłaconych, uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych. Niestety praktyka stosowania tego prawa przez urzędników organu rentowego jest zgoła odmienna i urzędnicy ci wręcz wyszukują wszelkiego rodzaju interpretacji i kruczków prawnych, aby kwestionować możliwość zwolnienia tego typu świadczeń benefitowych ze składek na rzecz ZUS. Generalnie jest to przykład niepotrzebnego komplikowania prostych rozwiązań, które winny służyć pracodawcom i pracownikom.
