Od 1 lipca bieżącego roku zmieniają się zasady legalizacji pracy obywateli Ukrainy w Polsce. Zdaniem ekspertów pracodawcy mogą mieć z tym całkiem poważny problem, bowiem przepisy są w tym względzie niejasne.
Co zatem zmieniło się odnośnie do zasad legalizacji pracy obywateli Ukrainy w Polsce?
Zasadniczo od pierwszego lipca bieżącego roku obowiązują nowe zasady legalizacji pracy obywateli Ukrainy w naszym kraju. Przedsiębiorstwa zatrudniające naszych wschodnich sąsiadów będą miały mniej czasu na złożenie do powiatowego urzędu pracy powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy. W tym względzie bowiem, zgodnie z nowelizacją tak zwanej specustawy ukraińskiej, będzie to obecnie 7, a nie jak dotąd 14 dni. Pracodawcy sygnalizują jednocześnie, iż już obecnie mieli oni kłopot z dotrzymaniem terminu, a teraz będzie o to znacznie trudniej.
Jak zauważa Nadia Kurtieva, ekspertka do spraw zatrudnienia w Departamencie Pracy Konfederacji Lewiatan, z dotychczasowej praktyki wynika, iż krótszy termin okazać się może nie wystarczający przede wszystkim w przypadku dużych podmiotów, gdzie udział obywateli Ukrainy w ogólnej liczbie zatrudnionych stanowi ponad 50,0%. Tutaj przeszkodą może być zapewne rozproszona struktura przedsiębiorstwa, co niestety ma wpływ na przepływ informacji oraz obieg dokumentów.
Jednocześnie problem z dotrzymaniem terminu może wystąpić również i w małych przedsiębiorstwach, gdzie często jest to jedna osoba, zajmująca się sprawami kadrowymi i w przypadku choroby czy też urlopu zachowanie terminu może być znacznym problemem.
Zmiana przepisów w tym względzie uzasadniona została tym, iż dotychczasowy termin 14-dniowy był nadużywany, co potwierdzać miały kontrole przeprowadzane przez urzędników inspekcji pracy. Skrócenie tego terminu ma więc uszczelnić przepisy, o co apelowały zarówno Straż Graniczna, jak i właśnie Państwowa Inspekcja Pracy. Niestety trudno uznać taką argumentację za przekonującą, bowiem dłuższy termin miał swoje uzasadnienie, pozwalając obywatelom Ukrainy zebrać niezbędne dokumenty i dane dla pracodawcy, co wiązało się niejednokrotnie z dużymi komplikacjami.
Jak bowiem podkreśla Piotr Bocianowski, adwokat specjalizujący się w prawie pracy, niewątpliwie pamiętać bowiem należy, iż sytuacja na terytorium Ukrainy nadal jest bardzo trudna, a skrócenie terminu na legalizację oznaczać może wzrost zgłoszeń, które później będą wymagały po prostu korekty.
Warto wiedzieć, iż obecnie, w sytuacji problemów z dotrzymaniem terminu najczęściej sięga się po metodę zalecaną przez urzędników, mianowicie reset zatrudnienia. Jak zauważa Karolina Schiffter, partner oraz adwokat w Kancelarii PCS/Littler, ów reset zatrudnienia polega na rozwiązaniu umowy z pracownikiem, ponownym jego zatrudnieniu i złożeniu powiadomienia w terminie. W tej sytuacji zatem skrócenie terminu na złożenie powiadomienia do 7 dni prawdopodobnie zwiększy liczbę takich przypadków, a co za tym idzie niestety również koszty pracodawców, związane z resetem zatrudnienia oraz napięcia w relacjach z pracownikami z Ukrainy, którym trudno będzie taki reset po prostu logicznie wyjaśnić.
Co jeszcze ma znaczenie w kontekście zmiany przepisów dotyczących legalizacji zatrudnienia Ukraińców?
Generalnie nowe przepisy precyzują, kiedy należy złożyć ponowne powiadomienie. Taki obowiązek powstanie, gdy cudzoziemcowi obniży się wymiar czasu pracy lub wynagrodzenie, zmieni się jego stanowisko lub rodzaj zawartej z nim umowy. W tej sytuacji zatem stworzenie zamkniętego katalogu przypadków wymagających ponownego powiadomienia jest dobrym pomysłem, ponieważ brak takiej regulacji rodził w praktyce wątpliwości interpretacyjne wśród pracodawców. Niestety z drugiej strony konieczność składania ponownego powiadomienia na skutek zmiany zawartej umowy budzi poważne obawy ze strony pracodawców.
W tym przypadku bowiem nie jest jasne o co dokładnie chodziło ustawodawcy i czy dotyczy to tylko przypadku, gdy zmieniamy umowę zlecenia na umowę o pracę, czy też sytuacji, gdy przechodzimy z umowy na okres próbny na umowę na czas nieokreślony.
W tym kontekście Karolina Schiffter podkreśla, iż budzi to wątpliwości i niejasności. Zatem wydaje się, iż zmiana pomiędzy poszczególnymi rodzajami umów o pracę nie powinna się wiązać z obowiązkiem nowego powiadomienia. Niestety wskutek takowego brzmienia przepisów wydaje się, iż potrzebna będzie tutaj odpowiednia ich wykładnia.
Zdaniem Piotra Bocianowskiego obecna zmiana przepisów niewątpliwie będzie dodatkowym przejawem formalizmu i na pewno nie pomoże w uelastycznieniu zatrudnienia obywateli Ukrainy. Z drugiej strony wydaje się jednak koniecznością, z uwagi chociażby na ochronę tych pracowników przed stosowaniem gorszych warunków pracy niż te wymagane przepisami prawa pracy. Tutaj pracodawca będzie miał obowiązek szczegółowego raportowania zmiany stosowanych warunków pracy.
Z nowelizacji przepisów wynika również obowiązek wskazywania w powiadomieniu o zatrudnieniu obywatela Ukrainy co najmniej najniższej krajowej lub minimalnej stawki godzinowej, co ma chronić pracowników z Ukrainy przed nadużyciami polegającymi na płaceniu im wynagrodzenia poniżej minimalnego. Pracodawcy jednocześnie podkreślają, że już obecnie w zgłoszeniu wskazują oni wysokość wynagrodzenia brutto, określonego stawką godzinową lub miesięczną, stąd też mają oni obawy, że nowy przepis ma być podpowiedzią do tego, gdzie przeprowadzać kontrole.
Niewątpliwie osoby odpowiedzialne w danym przedsiębiorstwie za sprawy kadrowe będą musiały monitorować każdą zmianę warunków zatrudnienia pracowników z Ukrainy i oceniać, czy konkretna zmiana wymaga nowego powiadomienia, a jeżeli tak, to koniecznie dotrzymywać krótkiego 7-dniowego terminu na jego złożenie.
Co jeszcze okazać się może problemem w kontekście nowych przepisów dotyczących legalizacji zatrudnienia Ukraińców?
Pracodawcy widzą ryzyko wystąpienia problemów również w nowym obowiązku, jakim jest informowanie pracodawcy o uzyskaniu zezwolenia na pobyt czasowy oraz pracę przez obywatela Ukrainy, w ciągu 7 dni od dnia doręczenia decyzji pobytowej. Tutaj niestety nie ma jasności, czy w sytuacji nie powiadomienia przez Ukraińca pracodawcy o otrzymaniu decyzji pobytowej we wskazanym terminie, co sprawi, iż pracodawca nie złoży przez to powiadomienia, ów pracodawca będzie ponosił odpowiedzialność za jego nielegalne zatrudnienie. Niewątpliwie jednak pracodawca nie może niczego zrobić, dopóki nie dostanie powiadomienia od cudzoziemca, stąd też nie może on ponosić odpowiedzialności.
Zdaniem Karoliny Schiffter, konieczne jest zwiększenie monitoringu postępowania pobytowego pracowników pochodzących z Ukrainy, chociażby przez periodyczne dopytywanie pracowników o status spraw w urzędzie. Poza tym można również wpisać do umów o pracę czy też regulaminu pracy obowiązek przekazywania takiej informacji przez cudzoziemców. Niewątpliwie zdarzać się będą sytuacje, gdzie pracownik zapomni poinformować o uzyskaniu zezwolenia na pobyt albo zrobi to z opóźnieniem.
Zapewne jednak pracodawca niewiele więcej może zrobić w tym aspekcie, gdyż stroną postępowania odnośnie do zezwolenia na pobyt i pracę jest wyłącznie cudzoziemiec, co oznacza, że informacje o udzieleniu tego zezwolenia podmiot powierzający pracę może uzyskać jedynie od niego.
Podsumowując, od 1 lipca bieżącego roku obowiązują nowe zasady dotyczące legalizacji pracy cudzoziemców pochodzących z Ukrainy. Wprowadzają one kilka nowych obowiązków dla pracodawców, a jednocześnie skracają termin na złożenie powiadomienia o zatrudnieniu obywatela Ukrainy z dotychczasowych 14 dni, do obecnie obowiązujących 7 dni. Niestety przepisy te są niejasne i budzą wątpliwości interpretacyjne, a poza tym nie do końca przekonuje pracodawców argumentacja o konieczności skrócenia owego ustawowego terminu na złożenie powiadomienia.
