Już od ponad roku funkcjonują w Polsce przepisy, które pracę zdalną na stałe wprowadziły do kodeksu pracy. W tym kontekście nowością są chociażby ryczałty wypłacane pracownikom za pracę wykonywaną z domu i jedynie 7,0% przedsiębiorstw, przy ustalaniu rekompensaty kosztów wykonywania pracy na odległość, korzysta z interpretacji podatkowych. Tutaj zwłaszcza wysokie kwoty wypłacane przez pracodawców mogą być kwestionowane zarówno przez urzędników skarbówki, jak i również pracowników Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Co zatem wiemy o ryczałtach wypłacanych za pracę zdalną?
Generalnie nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej obowiązują od 7 kwietnia ubiegłego roku, jednak wciąż nie wszyscy pracodawcy zwracają pracownikom koszty wykonywania pracy na odległość. Z drugiej strony jednak praktyka pracodawców odwróciła się tutaj o 180° na korzyść zatrudnionych i wnioski takie wysnuć można z analizy raportu „Praca zdalna 365”, przygotowanego przez Kancelarię DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy. Obecnie bowiem prawie 80,0% przedsiębiorstw albo wypłaca pracownikom ryczałty na pokrycie ponoszonych przez nich kosztów w związku z wykonywaniem pracy zdalnej, albo uwzględnia je w ekwiwalencie płatnym w przypadku korzystania przez zatrudnionych z własnych materiałów i narzędzi do wykonywania obowiązków na odległość. Tymczasem przed 7 kwietnia roku ubiegłego ponad 80,0% pracodawców niczego nie płaciło pracownikom z tego tytułu, a dziś nadal nie robi tego jedynie ponad 20,0% badanych przedsiębiorstw.
Jak podkreśla Bartosz Ulczycki, aplikant adwokacki, associate z DGTL, niewątpliwie taki stan rzeczy po części wynika z tego, iż przedsiębiorstwa stosują wyłącznie pracę zdalną okazjonalną, a w tym przypadku nie ma obowiązku rekompensowania kosztów. Zdarzały się jednak również przedsiębiorstwa, które nie miały świadomości istnienia takiego obowiązku, a także i takie, które mając taką świadomość uznały, że nie będą płacić za to dodatkowo ze względu na wysokie wynagrodzenia pracowników.
Jednocześnie spośród przedsiębiorstw stosujących ryczałt za pracę zdalną jedynie 7,0% konsultuje ich wysokość z urzędem skarbowym, uzyskując interpretację podatkową. Niewątpliwie warto to zrobić, bowiem kwota ryczałtu jest zwolniona z podatku PIT i składek na rzecz ZUS, a jej zawyżenie może skutkować nałożeniem dodatkowych danin. Tutaj zatem istnieje ryzyko zakwestionowania wysokości ryczałtu podczas kontroli.
Przedsiębiorcy nie korzystają z interpretacji podatkowych w kontekście ustalania wysokości ryczałtu za pracę zdalną, będąc pewnymi co do własnych wyliczeń oraz możliwości uzasadnienia swojego stanowiska podczas potencjalnych kontroli. Większość przedsiębiorstw ustaliła kwoty ryczałtu na podstawie własnej kalkulacji, uśredniając je do obowiązujących w danym środowisku kosztów. Pracodawcy ci mają odpowiednie wyliczenia, wzory kalkulacji kosztów i uzasadnienie dla zastosowanych rozwiązań, wskazując chociażby na średnie zużycie prądu przez udostępniony sprzęt oraz średni koszt prądu w okolicy.
Kolejnym czynnikiem, z powodu którego pracodawcy nie korzystają z interpretacji podatkowych, jest wyraźny przepis wskazujący na zwolnienie z opodatkowania wypłacanego ryczałtu. Tutaj jednak należy mieć na uwadze, iż kodeks pracy nie wskazuje minimalnych, ani maksymalnych kwot ustalonego ryczałtu, stąd też w przypadku ustalania ryczałtu na zbyt wysokim poziomie, posiadanie odpowiedniej kalkulacji może nie być wystarczające dla organów podatkowych.
O czym jeszcze warto wiedzieć w kontekście ryczałtu wypłacanego pracownikom za pracę wykonywaną na odległość?
Generalnie z analizy raportu „Praca zdalna 365” wynika, iż wysokość ryczałtu waha się od 30,0 zł do aż 500,0 zł miesięcznie. Niewątpliwie różnice wysokości ryczałtu uzależnione są od różnic w materiałach i narzędziach, zapewnianych przez pracodawców. Niektórzy pracodawcy bowiem pokrywają jedynie koszty prądu i Internetu, poniesione przez pracowników na wykonywanie pracy zdalnej i wówczas wysokość ryczałtu ustalana jest na niskim poziomie, w granicach do 50,0 zł miesięcznie.
Jak podkreśla Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan, obecnie brak jest jeszcze reprezentatywnych danych na temat kwoty ryczałtu wypłacanego za wykonywanie pracy zdalnej, natomiast z rozmów prowadzonych z pracodawcami wynika, że przeciętna kwota ryczałtu, w sytuacji wykonywania pracy zdalnej przez cały miesiąc, jest ustalana w przedziale od 30,0 zł do 50,0 zł.
Istotnym jest, iż poza podstawowymi kosztami, duża część pracodawców uwzględnia również inne wydatki, jak chociażby koszty korzystania z dodatkowych monitorów do pracy czy drukarki albo wyposażenie stanowiska pracy w fotel, biurko czy też podnóżek. Są również przedsiębiorstwa, które potrafią wyposażyć pracownika zdalnego w aż 4 monitory i w związku z tym uwzględniają z tego powodu wyższe koszty w ryczałcie. Bywa również, iż pracującym zdalnie księgowym zapewnia się drukarki i papier oraz uwzględnia się koszt prądu na używanie dodatkowego sprzętu. Pracodawcy również czasem uwzględniają koszty czynszu pracownika czy też korzystania z klimatyzacji lub ogrzewania, a dodatkowo na wysokość ryczałtu wpływają również poziom zużycia prądu przez sprzęt oraz zróżnicowany koszt energii w poszczególnych regionach kraju.
Jak podkreśla Bartosz Ulczycki, najwyższe kwoty ryczałtów wypłacają korporacje międzynarodowe, które od lat stosują w tej kwestii globalne wytyczne, czasami jeszcze pochodzące sprzed okresu pandemii COVID-19. Bywa bowiem, że określają one kwotę ryczałtu na przykładowo 100,0-150,0 USD. Pracodawcy tacy często nie wnioskują o indywidualne interpretacje podatkowe, uznając, że ważniejsza dla nich jest jednolita polityka całej korporacji.
Co jeszcze ma znaczenie w kontekście ryczałtu za pracę zdalną?
Zdaniem ekspertów wciąż nie słychać zbytnio o kontrolach ze strony urzędników Zakładu Ubezpieczeń Społecznych czy też Urzędu Skarbowego, dotyczących wysokości ryczałtów wypłacanych za pracę zdalną. Z drugiej strony jednak minął dopiero rok od wprowadzenia zmian, a możliwość weryfikacji istnieje nawet do 5 lat wstecz. Poza tym im później brak zapłaty daniny zostanie zakwestionowany, tym wyższe będą w związku z tym odsetki.
Jak podkreśla Bartosz Ulczycki, niewątpliwie ryzyko zakwestionowania wysokości ryczałtu powstanie zwłaszcza wówczas, gdy został on ustalony na wysokim poziomie, a jednocześnie przedsiębiorstwo nie ma indywidualnych interpretacji podatkowych bądź odpowiednich kalkulacji czy też choćby ich wzoru. Wówczas urzędnicy uznać mogą, że w rzeczywistości nie mamy do czynienia z ryczałtem zwolnionym z opodatkowania, a co za tym idzie także i oskładkowania, lecz z ukrytą formą wynagrodzenia, która podlega pod PIT oraz ZUS.
Robert Lisicki z kolei podkreśla, iż kodeks pracy nakazuje zapewnić pracownikowi zdalnemu pokrycie tylko kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawcy tutaj mogą zdecydować się pokrywać inne koszty, bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jednakże mogą pojawić się wątpliwości interpretacyjne, mianowicie jakie koszty mogą zostać uznane za bezpośrednio powiązane z pracą zdalną i w jaki sposób ustalić ich wysokość, by urząd skarbowy ich nie kwestionował.
Podsumowując, już od ponad roku istnieją w Polsce przepisy, które unormowały zasady pracy zdalnej. W tym kontekście pojawiły się dla pracodawców nowe obowiązki, jak chociażby konieczność wypłacania ryczałtu jako rekompensaty za koszty pracy wykonywanej na odległość. W tym kontekście jedynie 7,0% przedsiębiorstw, przy ustalaniu wysokości rekompensaty, korzysta z interpretacji indywidualnych. Pozostałe 93,0% przedsiębiorstw ryzykuje, bowiem zbyt wysoko ustalone kwoty ryczałtu mogą być kwestionowane przez urzędników Urzędu Skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Z dotychczasowej praktyki wynika, iż najczęściej kwoty ustalonych ryczałtów znajdują się w przedziale od 30,0 zł do 50,0 zł miesięcznie.
