Niedawno wprowadzona w życie ustawa o ochronie sygnalistów zobligowała wielu przedsiębiorców do wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Owa procedura powinna skutecznie zadziałać na każdym etapie, stąd też podczas dokonywania jej weryfikacji nie wolno zapominać o kwestiach technicznych. Warto bowiem sprawdzić gotowość całej procedury na przyjęcie pierwszego zgłoszenia.
Co zatem jest istotne w kontekście gotowości procedury zgłoszeń wewnętrznych na przyjęcie zgłoszenia?
Istotnym jest, iż ustawa z 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928, zwana dalej ustawą o sygnalistach) oraz jej niedawne wejście w życie sprawiło, iż część przedsiębiorstw musi ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa. Obowiązek ten nie powinien jednak ograniczać się jedynie do sporządzenia i ogłoszenia takowego dokumentu, bowiem tutaj warto jak najszybciej zbadać cały proces zgłoszeń wewnętrznych, traktując go jako kompleksowy swoisty system, którego każdy element powinien zadziałać prawidłowo.
Weryfikacja tak stworzonego systemu winna objąć zarówno procedury przygotowane we własnym zakresie, przez pracowników przedsiębiorstwa, jak i również przez wyspecjalizowany zewnętrzny podmiot. To wszystko bowiem w przyszłości pozwoli uniknąć wielu komplikacji związanych ze zgłoszeniami wewnętrznymi.
W powyższym aspekcie najpierw należałoby zbadać, czy ustalony w procedurze kanał zgłoszeń po prostu fizycznie działa i to niezależnie od tego, czy jest to:
- nagrywana czy też nie nagrywana linia telefoniczna
- skrzynka e-mail
- odbieranie zgłoszeń w formie listów
Jeżeli bowiem kanał zgłoszeń istnieje jedynie w teorii, wówczas nie można wykluczyć postawienia osobom odpowiedzialnym zarzutu utrudniania dokonania zgłoszenia, bądź też ustanowienia procedury z istotnym naruszeniem prawa.
W sytuacji bowiem, gdy ustalimy, iż kanał zgłoszeń działa w sposób prawidłowy, powinniśmy następnie zweryfikować czy zgłoszenie wewnętrzne dociera wyłącznie do osób wyznaczonych i upoważnionych do ich przyjmowania. W tym aspekcie zadbanie szczególnie o to, aby tożsamość:
- sygnalisty
- osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia
- osób powiązanych z sygnalistą
była chroniona, jest elementem, na który szczególnie warto zwrócić uwagę. Tutaj bowiem ujawnienie tożsamości wskazanych wyżej osób skutkować może nawet karą pozbawienia wolności.
Niewątpliwie zatem, jak wynika z powyższego, osoby odpowiedzialne za przyjmowanie oraz rozpatrywanie zgłoszeń są kluczowymi w całym tym procesie. Stąd też koniecznością byłoby zorganizowanie dla nich szkoleń, zapoznanie ich z instrukcją przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń oraz odpowiednie przygotowanie do wykonywania zadań.
W powyższym aspekcie ważnym jest, iż nie każda osoba upoważniona zdaje sobie sprawę ze swych kompetencji, co niewątpliwie znacznie ograniczyć może podejmowanie przez nich działań. Niebywale istotnym elementem szkolenia byłby zatem zakres przyjmowanych zgłoszeń, bowiem osoby upoważnione muszą mieć wiedzę jak w razie otrzymanego zgłoszenia zweryfikować, czy rzeczywiście jest ono objęte posiadaną przez organizację procedurą zgłoszeń wewnętrznych.
Niewątpliwie zatem osoby odpowiednio przeszkolone, które mogą szukać wsparcia w razie wątpliwości w instrukcji, która z kolei wyznacza ramy ich działania, będą odpowiednio przygotowane, by wspierać daną organizację w wykrywaniu oraz eliminowaniu potencjalnych nieprawidłowości.
Na co jeszcze warto zwrócić uwagę w kontekście testowania procedury dotyczącej zgłoszeń wewnętrznych?
Istotne jest również to, iż ustawa o sygnalistach, poza wymogiem ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa, nakłada też inne wymogi na podmioty prawne, jak chociażby obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń. Ów obowiązek opisany jest w art. 29 ustawy o sygnalistach i chociaż sam rejestr prowadzić można w dowolnej formie, to ustawa jednak precyzuje co powinien on zawierać. Jednocześnie nie ma żadnych przeciwwskazań, by podmiot prawny rozszerzył zakres owego rejestru o dodatkowe informacje, które mogą być przydatne dla danej organizacji.
Weryfikując zatem procedurę dokonywania zgłoszeń wewnętrznych warto sprawdzić, czy posiadamy wzorcowy rejestr zgłoszeń oraz czy osoby odpowiedzialne za jego prowadzenie wiedzą, kiedy oraz jakie dane należy do niego wpisać. Jednocześnie osoby te muszą również pamiętać o obowiązku usunięcia danych z owego rejestru, po okresie wskazanym w ustawie o sygnalistach.
Samo sprawdzenie procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych winno również objąć kontrolę tego w jaki sposób następuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego oraz przekazanie informacji zwrotnej. Tutaj obowiązki te wynikają wręcz wprost z ustawy o sygnalistach i nie wolno ich zaniedbywać.
Niewątpliwie też rozpatrzenie zgłoszenia wewnętrznego jest niejako początkiem procesu, który zmierza do zapewnienia zgodności podejmowanych działań z przepisami. Tutaj osoba czy też osoby, które podejmą działania następcze, powinny po ich zakończeniu sporządzić raport, stanowiący podstawę do podjęcia dalszych kroków. Dokument taki winien być przygotowany rzetelnie oraz w sposób zapewniający jego użyteczność. Dane przedsiębiorstwo musi mieć zatem pełen obraz sytuacji przed podjęciem dalszych decyzji.
Niewątpliwie warto mieć na uwadze również i to, iż sprawnie oraz prawidłowo działająca procedura przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych jest inwestycją, która powinna zaprocentować w przyszłości. Na pewno pozwoli ona danej organizacji na szybsze oraz skuteczniejsze wykrywanie nieprawidłowości, co z pewnością przełoży się na sprawniejsze działanie całego podmiotu.
Jednocześnie dokonanie weryfikacji przyjętych rozwiązań pozwoli również upewnić się, czy zgłoszenia będą w sposób prawidłowy przyjęte i rozpatrzone, a także czy działanie organizacji w tym kontekście jest wolne od nieprawidłowości.
Podsumowując, tegoroczna ustawa o sygnalistach sprawia, iż część organizacji musi ustanowić odpowiednią procedurę dokonywania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa. Warto w tym kontekście zadbać o to, aby po ustanowieniu takowej procedury sprawdzić w praktyce skuteczność jej działania, eliminując potencjalne błędy. Tutaj niewątpliwie istotnym jest, iż prawidłowe oraz sprawne przeprowadzenie działań następczych w wyniku dokonanych zgłoszeń nieprawidłowości pozwoli na szybsze ich wyeliminowanie w przedsiębiorstwie. Niewątpliwie bowiem im szybciej oraz rzetelniej dany podmiot zweryfikuje otrzymane zgłoszenie, tym szybciej będzie mógł daną osobę oczyścić z zarzutów, bądź też wręcz przeciwnie, a mianowicie wyciągnąć wobec niej konsekwencje. Wszystko to powinno być niewątpliwie inwestycją, która zaprocentuje w przyszłości.
