Okazuje się w praktyce, iż zmiana procedury zgłoszeń wewnętrznych jest możliwa, lecz nie będzie taka prosta do wprowadzenia, a poza tym nie zawsze będzie ona skuteczna dla prowadzonych już postępowań. W tym względzie należy bowiem pamiętać, iż nie wszystkie elementy można zmodyfikować po wejściu w życie procedury zgłoszeń wewnętrznych. Tutaj zmiana niektórych z jej składników wymaga przemyślanego działania oraz dobrej komunikacji.
Co jest zatem istotne w kontekście zmiany procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych?
Co do zasady procedura zgłoszeń wewnętrznych jest ewidentnie podstawą całego systemu, którego celem jest wykrycie oraz naprawienie nieprawidłowości. Warto w tym miejscu podkreślić, iż samo ustalenie owej procedury odbywa się po konsultacjach z zakładową organizacją związkową, bądź też zakładowymi organizacjami związkowymi, bądź przedstawicielami osób świadczących pracę w danym przedsiębiorstwie, w zależności od sytuacji danego podmiotu prawnego.
Konsultacje w tym względzie trwają co najmniej 5 dni, zaś sama procedura powinna wejść w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę. W powyższym aspekcie żaden z przepisów ustawy z 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928, zwana dalej ustawą o sygnalistach) nie odnosi się do trybu zmiany procedury zgłoszeń wewnętrznych, co oznacza, iż każda jej zmiana wiązać się będzie z przeprowadzeniem wskazanego procesu. Tym samym zatem konieczne będą ponowne konsultacje oraz oczekiwanie na wejście w życie zmian.
W tym względzie warto jednak zainteresować się takim oto zagadnieniem, mianowicie co w sytuacji, gdy dochodzi do zmiany procedury w trakcie działań następczych bądź też tuż po dokonaniu zgłoszenia dotyczącego nieprawidłowości. Pytanie zatem czy wówczas podmiot prawny może dowolnie zmieniać daną procedurę, nie zwracając uwagi na toczące się postępowania, jak i wpływające zgłoszenia.
Niewątpliwie należy podkreślić, iż w odniesieniu do elementów obligatoryjnych procedury zgłoszeń wewnętrznych, skutki zmian będą zależały od ich charakteru. Część obowiązkowych elementów nie będzie mogła być bowiem w ogóle zmieniana, gdyż wynikają one z przepisów ustawy o sygnalistach, jak chociażby te dotyczące obowiązku podjęcia działań następczych czy też dopełnienia obowiązków informacyjnych wobec sygnalisty. Zmiana tych elementów poprzez ich usunięcie skutkowałaby brakami obowiązkowych składników procedury zgłoszeń wewnętrznych, stąd też nie można tego uczynić.
Zdarzyć się może jednak, iż podmiot, który wcześniej akceptował przyjmowanie zgłoszeń anonimowych, poweźmie decyzję, iż chce się z tego zobowiązania wycofać. To oznacza zaś, iż po przeprowadzeniu konsultacji i wejściu zmian w życie, podmiot taki nie będzie musiał ich przyjmować. W takim przypadku wątpliwości budzi jednak sytuacja sygnalisty, który dokonał zgłoszenia anonimowego jeszcze w momencie, gdy podmiot prawny je rozpatrywał, lecz samo przyjęcie zgłoszenia miało się odbyć już po wejściu w życie zmiany.
Jeszcze innym ciekawym zagadnieniem jest sytuacja dotycząca modyfikacji elementu obligatoryjnego, chociażby w postaci kanału zgłoszeń, przykładowo poprzez usunięcie możliwości przesyłania zgłoszeń pocztą tradycyjną. Wówczas nietrudno wyobrazić sobie sytuację, gdy w momencie wysyłania zgłoszenia kanał taki istniał, lecz gdy zgłoszenie miało zostać przyjęte, modyfikacja weszła już w życie i takiego kanału w procedurze zgłoszeń wewnętrznych nie ma.
Niewątpliwie zatem w odniesieniu do tak istotnych zmian dotyczących procedury zgłoszeń wewnętrznych koniecznym jest zadbanie o prawidłową komunikację z osobami świadczącymi pracę w podmiocie prawnym. Jednakże z drugiej strony nie jest możliwe poinformowanie o zmianie wszystkich potencjalnych sygnalistów, stąd też okazać się może koniecznością stosowanie zasady uprzywilejowania sygnalisty. Taka zasada bowiem oznaczałaby przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń w sytuacji, kiedy dana osoba mogła nie wiedzieć o następującej zmianie. Warto również pamiętać wówczas o tym, iż sama ustawa o sygnalistach penalizuje uniemożliwienie bądź też utrudnienie dokonania zgłoszenia dotyczącego nieprawidłowości.
A jak jeszcze należałoby spojrzeć na zagadnienie modyfikowania procedury zgłoszeń wewnętrznych w kontekście ustawy o sygnalistach?
Generalnie bardzo istotnym jest, iż odpowiednie oraz prawidłowe przygotowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych jest wręcz kluczowym dla jej przyszłego, bezproblemowego stosowania w praktyce. Zatem rekomendowanym rozwiązaniem jest umieszczenie w owej procedurze pewnych furtek awaryjnych, które pozwalałyby na wyznaczenie innych osób do podejmowania działań następczych bądź też przyjmowania zgłoszeń. Jest to dodatkowe postanowienie, poza określeniem osoby, która ma się zajmować takimi kwestiami. W przypadku bowiem potencjalnego konfliktu interesów, czy też długotrwałej nieobecności upoważnionych osób, okazać się może niezbędnym wyznaczenie dodatkowych osób, sprawujących odpowiednie funkcje.
Warto zatem zadbać o to i przewidzieć takie postanowienia w procedurze dokonywania zgłoszeń wewnętrznych, bowiem gdy ich nie ma, wówczas dodanie stosownych postanowień po otrzymaniu zgłoszenia okazać się może koniecznością, dla zachowania prawidłowości działania podmiotu prawnego. Tutaj istotnym jest, iż dokonując interpretacji przepisów ustawy o sygnalistach celowościowo, należałoby przyjąć, iż umożliwienie rozpatrzenia zgłoszenia przez osobę upoważnioną jest niezbędne do zabezpieczenia interesów sygnalisty, a jeśli można to osiągnąć jedynie poprzez zmianę procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych, podjęcie takiego działania jest jak najbardziej prawidłowe.
Jeszcze innym ciekawym zagadnieniem jest kwestia zmiany procedury zgłoszeń wewnętrznych w postaci usunięcia z katalogu naruszeń prawa kategorii dodanych decyzją podmiotu prawnego. W powyższym aspekcie bowiem, pomimo tego, iż art. 3 ustawy o sygnalistach zawiera podstawowe kategorie naruszeń prawa, podmiot prawny może go rozszerzyć, chociażby o zgłoszenia dotyczące mobbingu. W sytuacji jednak, gdy podmiot prawny zdecyduje o usunięciu zdarzenia dotyczącego mobbingu ze swej procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych, a sygnalista dokonał zgłoszenia tego zagadnienia po zmianie procedury zgłoszeń wewnętrznych, to czy zgłoszenie to powinno zostać rozpoznane i rozpatrzone.
Analizując zatem to, iż utrudnienie dokonania zgłoszenia może być penalizowane, to gdy sygnalista dokonał zgłoszenia jeszcze w momencie obowiązywania brzmienia dokumentu, który rozszerzał katalog naruszeń prawa, zgłoszenie takie powinno być niewątpliwie przyjęte i rozpoznane. Niezależnie natomiast od decyzji odnośnie do przyjęcia zgłoszenia czy też jego rozpatrywania zgodnie z procedurą zgłoszeń wewnętrznych, każdy pracodawca powinien traktować jakiekolwiek zgłoszenie mobbingu z najwyższą starannością.
Generalnie ważnym jest, iż gdy procedura zgłoszeń wewnętrznych, wynikająca z ustawy o sygnalistach, ma pewne luki, jak chociażby brak rozwiązań na wypadek konfliktu interesów czy też długotrwałej nieobecności pracownika, który tym zagadnieniem się zajmuje, wówczas należy ją zmienić. Tutaj bardzo istotne będzie wyważenie interesów sygnalisty oraz podmiotu prawnego, bowiem każde ze zgłoszeń okazać się może wartościowym zwróceniem uwagi na istniejący problem. I to nawet w sytuacji, gdy w związku ze zmianą dokumentu, nie jest to już zgłoszeniem wewnętrznym w rozumieniu ustawy o sygnalistach. Wówczas niewątpliwie stosowanie zasady uprzywilejowania sygnalisty będzie miało wręcz bardzo kluczowe znaczenie.
Podsumowując, zdecydowanie bardzo istotne jest to, iż żaden przepis ustawy o sygnalistach nie odnosi się wprost do trybu zmian procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych. Stąd też każda jej zmiana będzie powiązana z przeprowadzeniem procesu analogicznego do obowiązującego przy wprowadzaniu owej procedury. Jednocześnie pamiętać należy, iż nie wszystkie elementy dotyczące procedury zgłoszeń wewnętrznych można modyfikować, bowiem są tam elementy obligatoryjne, wprost wynikające z ustawy o sygnalistach, których zmieniać nie wolno. Niewątpliwie zmiana procedury zgłoszeń wewnętrznych jest możliwa, lecz nie jest taka prosta i nie zawsze okaże się skuteczna, a na pewno wymaga bardzo rozsądnego działania oraz doskonałej komunikacji z osobami zatrudnionymi, a więc potencjalnymi sygnalistami.
