Jak wykorzystać białą listę podatników VAT w codziennym działaniu spółki?

Biała lista VAT jest narzędziem, które uruchomił szef Krajowej Administracji Skarbowej od 1 września 2019 roku. Od stycznia 2020 roku wiązać się będzie z konkretnymi obowiązkami dla podatników. Warto jednak zauważyć, że poza narzucanymi przez nowe przepisy obowiązkami, lista może okazać się przydatnym narzędziem wykorzystywanym przed przedsiębiorców. Żeby się tak jednak stało, podatnik musi poznać odpowiednio białą listę podatników VAT.

Obowiązki obłożone sankcjami prawno-karnymi

Będą oni zmuszeni, przy każdej transakcji przekraczającej 15 tysięcy złotych, do weryfikacji danych kontrahenta – w szczególności numeru rachunku bankowego: czy jest zgodny z tym wskazanym do odpowiednich organów i wyświetlanym w ramach białej listy podatników VAT. Jeżeli tego nie zrobią, mogą im grozić konkretne konsekwencje prawne i finansowe. Obejmują one dwa główne aspekty:

• Brak możliwości kwalifikowania wydatku, jako kosztu uzyskania przychodu – pierwszą sankcją za skorzystanie z rachunku spoza białej listy podatników VAT, od 1 stycznia 2020 roku w przypadku płatności powyżej 15 000 zł, uniemożliwia możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu kwoty w tej części, w której przekracza wyznaczoną przez ustawodawcę granicę 15 tys. złotych;
• Ryzyko odpowiedzialności solidarnej – w przypadku jeżeli kontrahent nie zapłaci odpowiednio zobowiązań podatkowych VAT podatnik, który bez weryfikacji jego numeru rachunku bankowego na białej liście podatników VAT, może mieć kolejne problemy – podlegać one będą na możliwej odpowiedzialności solidarnej za niezapłacony podatek od towarów i usług (VAT) wraz z sprzedającym.

Możliwości i dobrowolne narzędzie informacyjne

Biała lista VAT to narzędzie, które stanowi informacje nie tylko o numerach rachunków bankowych. W wykazie podatnicy znajdą szeroki zakres dalszych informacji takich jak:

• nazwa firmy i inne dane przedsiębiorcy, takie jak na przykład jego imię i nazwisko;
• numer indentyfikacyjny podatkowy (na przykład NIP);
• status podmiotu (podatnik VAT czynny, albo podatnik VAT zwolniony;
• numer identyfikacyjny REGON (o ile został podmiotowi nadany);
• adres siedziby dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi;
• dane osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu;
• imiona i nazwiska prokurentów i ich dane;
• imiona i nazwiska oraz dane wspólników;
• dane i daty dotyczące rejestracji jako podatnika VAT;
• oraz wreszcie numery rachunków bankowych.

Jak widać lista informacji jest dość obszerna, a podatnicy mają możliwość sprawdzenia ich w jednym miejscu i w jednym systemie (który coraz częściej udostępniany jest również w znanych podatnikom programach do przygotowywania formularzy podatkowych i druków księgowych).

Jak codziennie wykorzystywać białą listę VAT?

Wykorzystanie wykazu informacji może służyć do różnych celów w tym na przykład:

• przy weryfikacji prawidłowych danych kontrahenta do wpisania w umowie lub na fakturze VAT;
• do sprawdzenia danych do wysyłki towaru, czy dokumentów (formalnego);
• do potwierdzenia czy dane osoby są uprawnione do reprezentowania przedsiębiorcy (reprezentacja lub prokura).