Pisanie wzorcowych maili? Spoko, dasz radę! - KS Service
+
KSSERVICE

Pisanie wzorcowych maili? Spoko, dasz radę!

Pisanie wzorcowych maili? Spoko, dasz radę!
31/10/2016

Pisanie wzorcowych maili? Spoko, dasz radę!

Pisanie profesjonalnych i dopracowanych maili, które zarazem mieszczą się w etykiecie wiadomości służbowych, to nie takaprosta sprawa, jak mogłoby się wydawać.

Tym bardziej, kiedy wwielu przedsiębiorstwach wysyłamy ich setki tygodniowo, copowoduje, iż spędzamy nad nimi masę czasu. Nie szkoda Ci trochętych minut?

 Musisz powtarzać po kilka razy ten sam komunikat, boodbiorca nie rozumie co chciałeś mu przekazać? Piszesz widentyczny sposób, zarówno do pracodawcy, jak i współpracownika?Jeśli choć na jedno z tych pytań odpowiedziałeś twierdząco, toczytaj dalej ten artykuł, zaraz coś na to poradzimy.

Zrezygnuj całkowicieze zwrotu „witam”. Jest to forma bezosobowa, która w żadnym wypadku nie wyrażaszacunku do adresata. Często używana, gdy nie wiemy w jaki sposóbzwracać się do drugiej osoby. Zdecydowanie zamiast niej lepiejnapisać: „Dzień dobry” lub „Szanowny Panie / Szanowna Pani”.

Samo „pozdrawiam”też nie zalicza się do zwrotów nacechowanych wielką kulturąosobistą, jeśli kierujesz je do kogoś wyższego rangą lub osobynieznajomej. Lepiej wypadniesz, jeśli dodasz do wiadomości: „pozdrawiamserdecznie”, „ślę pozdrowienia” lub po prostu„serdeczności”.

Kategorycznie niełącz formy oficjalnej z nieoficjalną. Przykładowo: jeśli Twojawiadomość zaczyna się od „Szanowna Pani”, to nie kończ jejwyrażeniem „Pozdro”.

Nawet jeśli maszproblemy z ortografią, to przeczytaj dwa razy swoją wiadomość,zanim ją wyślesz. O ile ortografia jest do wybaczenia, to niepowinny w niej znaleźć się literówki, bo nie świadczy to o niczyminnym jak o niedbałości w trakcie procesu jej tworzenia. Pamiętajteż, że jeśli po zwrocie powitalnym stawiasz przecinek, tonastępne zdanie zaczynasz już od małej litery. Natomiast na końcuwiadomości, gdy już pozdrowisz adresata, to nie stawiasz po tymwyrażeniu przecinka. W ostatnim wierszu powinny pojawić się Twójdane osobowe – imię i nazwisko.

Istotną kwestiąjest wyważenie treści e_maila. Nie może być za długi, by adresnie pogubił się w treści i nie przeznaczył zbyt długiego czasuna jego czytanie, bo w zalewie innych wiadomości życzyłby sobie,aby informacja była krótka i treściwa. Jednakże zbyt krótkiewiadomości mogą spowodować chaos wywołany tym, że zostanie namprzekazanych za mało informacji. Starajmy się więc być bardzokonkretni i dodawajmy adnotację, w której poprosicie o kontakt wprzypadku dalszych pytań.

Nie zapominajmy wtemacie wiadomości wpisać dwóch – trzech słów kluczy, któreod razu poinformują adresata w jakiej sprawie piszemy. Przy dużejilości wiadomości będzie mu ją później dużo łatwiej odnaleźć.

Nie stosujmyemotikonów oraz skrótów myślowych. Pierwsze jest niegrzeczne, adrugie może powodować nieporozumienia, gdy adresat nie jest pewny ichznaczenia.

Jeśli do wiadomościdodajemy załącznik, to koniecznie o tym poinformujmy, a takżewyjaśnijmy co on zawiera. Skompresujmy go, jeśli jest dużychrozmiarów. W sytuacji, kiesy jest to coś istotnego, to możemy zaznaczyćwiadomość jako priorytetową.

Serdeczności!

Paweł