Program do wystawiania faktur – oszczędź na niepopełnianiu błędów

Wystawianie faktur może się wydawać osobie patrzącej na to z boku zadaniem prostym, bardzo odtwórczym, niewymagającym szczególnej wiedzy. Tak jednak nie jest. Zarówno w przypadku wystawiania tradycyjnych faktur, jak i faktur online, trzeba doskonale wiedzieć, co się robi. Inaczej zarówno sobie, jak i nabywcy produktu lub usługi można utrudnić życie. 

Wystawianie faktur — jedno z zadań specjalnych?

Faktura VAT, rachunek, faktura MP, faktura pro forma, faktura uproszczona, faktura WDT i WNT, faktura wewnętrzna, faktura zaliczkowa, faktury cykliczne,  faktura końcowa, faktura korekta, faktura eksportowa, faktura zbiorcza — to tylko początek długiej listy związanej z tematem wystawiania faktur. Lista kontrahentów, ewidencja VAT, wystawianie faktur zaliczkowych, kontrola faktur VAT to wszystko zadania, które wiążą się z wystawianiem faktur. Oczywiście w przypadku samodzielnej działalności gospodarczej tych faktur często jest tylko kilka, wszystkie mają ten sam wzór, im większa firma, tym z reguły nie tylko przyrasta liczba faktur, lecz także zwiększa się ich różnorodność. Faktura VAT to nie jedyny dokument kasowy, jakim posługuje się księgowość. Możliwości jest znacznie więcej i często, gdyby nie dobry w obsłudze program księgowy, bardzo łatwo byłoby się w tym wszystkim pogubić. Dlatego też pakiet przedsiębiorcy przy programie księgowym może być naprawdę bardzo rozbudowany. 

Faktura VAT i jej wymagania

Faktura VAT program to rozwiązanie, z którego korzysta bardzo wielu przedsiębiorców. Nie da się ukryć, że najczęściej właśnie program faktura VAT jest potrzebny przedsiębiorcy, ponieważ największa ich grupa wykorzystuje ten właśnie rodzaj dokumentu potwierdzającego sprzedaż swoich produktów i usług. Najwięcej także dokumentów kosztowych ma taką właśnie formę.

Kluczowe jest zadbanie, aby dokumenty sprzedażowe były wystawione zgodnie z obowiązującymi przepisami. Z tego też względu program do wystawiania faktur z modułem aktualizacji wydaje się najlepszym możliwym rozwiązaniem. Odpowiednio przygotowane i rozliczone faktury ułatwiają przygotowanie podstawowego dla US dokumentu, jakim jest Jednolity Plik Kontrolny, którego obowiązek złożenia ciąży obecnie na każdym przedsiębiorcy. 

Samo wystawianie faktur, kiedy program pozwala na automatyczne uzupełnianie danych, ich zapamiętywanie staje się łatwiejsze. Już sama baza kontrahentów sprawia, że wystawiający fakturę nie traci czasu na wpisywanie od początku wszystkich niezbędnych informacji o podmiocie, dla którego faktura jest wystawiana. 

Sama wysyłka faktur (jeśli mowa o elektronicznych dokumentach) jest prostsza, można ustawić cykliczne generowanie dokumentów, jeśli jest taka potrzeba. W przypadku wystawiania faktur zagranicznych program gwarantuje, że „zasysa” aktualne kursy walut, co także pozwala zabezpieczyć się przed popełnieniem błędu. 

Automatyzując wprowadzanie danych kontrahenta, tworząc bazę usług, dopasowując odpowiednie informacje o stawkach VAT znacznie ułatwiasz sobie życie, przyspieszasz procesy księgowe, a przede wszystkim chronisz się przed popełnieniem błędu, o który nietrudno zarówno przy bardzo dużej liczbie wystawianych faktur, jak i przy niewielkiej ich ilości. 

Czy zawsze mamy do czynienia z rozliczaniem faktur VAT?

Nie wszyscy przedsiębiorcy wykorzystują wyłącznie tradycyjną fakturę VAT, ale także wiele innych rozwiązań kasowych, które odpowiadają specyfice prowadzonej przez nich działalności. Prosty program do obsługi księgowej powinien dawać możliwość wystawiania większego rodzaju dokumentów. Faktura VAT standard to tylko jedna z możliwości. Wystawiając rachunek, fakturę uproszczoną, fakturę WDT i WNT, faktury zaliczkowe czy fakturę korektę trzeba nie mniejszą uwagę przywiązywać do poprawności dokumenty, zawarcia na nim wszystkich istotnych informacji. To także dotyczy paragonów fiskalnych, które mogą zostać potraktowane jako faktura uproszczona. Pamiętaj, że w każdym z tych przypadków na dokumencie muszą znaleźć się odpowiednie dane, dlatego tak ważne jest, aby program, z którego korzystasz, wymuszał na tobie ich umieszczenie.

Faktura VAT — program, który może ułatwić życie księgowości

Fakturowanie, kasa i przelewy, cennik, lista kontrahentów, ewidencja VAT, raport sprzedaży import i eksport, archiwizacja danych, obsługa JPK — to możliwości funkcjonalnego programu do wystawiania faktur. Warto sprawdzić, czy twój daje ci te wszystkie możliwości, a jeśli masz magazyn, czy pozwala na połączenie z nim i skuteczniejszą obsługę księgowo-magazynową. Dobrze dobrany program do faktur może znacznie ułatwić wiele czynności. Przede wszystkim może przyspieszyć wystawianie faktur, ich opisywanie, wprowadzanie do systemu. Będzie także chronić przed popełnianiem błędów, wystawianiem niepełnych dokumentów pozbawionych jakichś istotnych danych, a tym samym pozwoli uniknąć uciążliwych korekt i tym podobnych czynności, które spowalniają obsługę kasowo-księgową firmy. Twoi kontrahenci także na tym zyskają, ponieważ od razu otrzymają właściwe dokumenty, wystawione na czas, w poprawny sposób.