Wystawianie faktur – samodzielnie czy z biurem księgowym?

W dobie rosnącej liczby przedsiębiorstw oraz coraz bardziej skomplikowanych przepisów podatkowych, właściciele firm stają przed ważnym wyborem: czy wystawiać faktury samodzielnie, czy zlecić to zadanie w biurze księgowym? W tym artykule rzetelnie analizujemy obie opcje, pomagając przedsiębiorcom podjąć decyzję, która będzie najlepiej odpowiadać ich potrzebom biznesowym i chronić przed kosztownymi błędami.

• Faktura VAT – podstawowy dokument potwierdzający dokonanie transakcji
• Samodzielne wystawianie faktur – zalety i wady takiego rozwiązania
• Jak wybrać odpowiednie biuro rachunkowe?
• Podsumowanie

Faktura VAT – podstawowy dokument potwierdzający dokonanie transakcji

Faktura VAT to dokument księgowy, który jest niezbędny w obrocie gospodarczym, służący do potwierdzenia dokonania transakcji sprzedaży towarów lub usług. Jest szczególnie ważny w kontekście podatku od towarów i usług (VAT), gdyż pozwala na właściwe dokumentowanie obrotu i naliczania podatku VAT.

Na dokumencie powinien być zawarty numer identyfikacyjny, nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług wraz z adresami i NIP-em. Dodatkowo musi znaleźć się także data dokonania zakupów/zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi, która oczywiście może się różnić od daty wystawienia faktury. Kolejne informacje, które muszą być zawarte na FV to opis towaru lub usługi, wartość transakcji opodatkowanej i stawki VAT oraz dokładne wyliczenia kwot, wynikające z faktury VAT, w tym między innymi rozliczenie podatku VAT oraz sumę wartości sprzedaży netto.

Obowiązek wystawiania faktur ciąży na wszystkich przedsiębiorcach, którzy są VAT-owcami.

Samodzielne wystawianie faktur – zalety i wady takiego rozwiązania

Samodzielnie wystawianie faktur VAT ma swoje plusy i minusy. Warto mieć tego świadomość, gdyż bycie przedsiębiorcą wiąże się z dużą odpowiedzialnością i popełnienie jakichkolwiek błędów może wiązać się z wieloma nieprzyjemnościami – w tym konsekwencjami finansowymi. Do najważniejszych zalet samodzielnego wystawiania faktur należy:

• pełna kontrola nad wystawianiem dokumentów finansowych danej firmy;
• oszczędność kosztów, która dla mniejszych firm i freelancerów może być znacząca.

Wśród najistotniejszych wad takiego rozwiązania można wymienić:

• konieczność znania przepisów – rozumienie i przestrzeganie przepisów podatkowych i rachunkowych jest kluczowe, ale może być trudne;
• strata czasu – proces może być czasochłonny, co jest wyzwaniem, szczególnie dla małych przedsiębiorstw;
• możliwość popełnienia błędu, który może słono kosztować.

Jak zatem widać, zwykle samodzielne wystawianie faktur bywa złym pomysłem, choć nie zawsze. Czasami warto zdecydować na odpowiedni program do faktur, jak KSeF, który zachwyca liczbą opcji i ogromną funkcjonalnością. Jeśli zatem zastanawiasz się, jak wystawić fakturę – koniecznie skorzystaj właśnie z tej aplikacji o ponadprzeciętnie prostej obsłudze. Jak się okazuje, wystawienie faktury online można uznać za znacznie prostsze niż kiedykolwiek wcześniej.

Jak wybrać odpowiednie biuro rachunkowe?

Wybór odpowiedniego biura rachunkowego jest kluczowym krokiem dla każdej firmy, ponieważ wpływa na sposób zarządzania finansami i zgodności z przepisami. Oto kilka istotnych aspektów, które warto wziąć pod uwagę przy wyborze biura rachunkowego:

• dopasowanie do potrzeb biznesowych – rozważ, czy potencjalne biuro rachunkowe ma doświadczenie w Twojej branży i czy oferuje usługi, które są adekwatne do wielkości i rodzaju Twojej działalności. Dla małych firm ważna może być bardziej osobista współpraca, podczas gdy duże przedsiębiorstwa mogą potrzebować biura z szerokim zakresem usług;
• doświadczenie – doświadczenie jest niezbędne w pracy w branży księgowej, gdyż znajomość poszczególnych stawek podatku, zmieniające się przepisy, niekiedy z dnia na dzień, i reagowanie na te kwestie, to podstawa dla każdego biura podatkowego;
• referencje i opinie – zasięgnij opinii od innych przedsiębiorców lub sprawdź online recenzje i świadectwa. Opinie innych klientów mogą dać Ci realny obraz tego, jakie jest podejście biura do klientów i jakie są efekty ich pracy;
• zakres usług – upewnij się, że biuro oferuje pełen zakres usług, których potrzebujesz. Niektóre mogą oferować tylko podstawową księgowość, podczas gdy inne zapewniają dodatkowe usługi, takie jak doradztwo podatkowe, planowanie finansowe, czy wsparcie w audytach;
• dostępność i komunikacja – ważne jest, aby biuro rachunkowe było dostępne, gdy tego potrzebujesz, i aby łatwo było się z nim komunikować. Sprawdź, czy biuro oferuje regularne spotkania lub aktualizacje oraz jak szybko reaguje na zapytania i potrzeby;
• stosowane technologie – współczesne biuro rachunkowe powinno korzystać z nowoczesnych technologii, takich jak oprogramowanie do księgowości w chmurze, co ułatwia dostęp do danych finansowych i ich zarządzanie;
• cennik – zrozumienie struktury opłat jest kluczowe. Niektóre biura stosują opłaty stałe, inne mogą naliczać opłaty za godziny pracy lub za każdą wystawioną fakturę VAT z poszczególnymi stawkami podatku, a nie np. miesięczną obsługę. Upewnij się, że struktura opłat jest transparentna i zrozumiała;
• zgodność z przepisami – biuro rachunkowe powinno być na bieżąco z najnowszymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi, aby zapewnić, że Twoja firma działa zgodnie z obowiązującym prawem.

Podsumowanie

Podsumowując, wybór między samodzielnym wystawianiem faktur a korzystaniem z usług biura księgowego zależy od wielu czynników, w tym od rozmiaru i natury działalności, zasobów oraz preferencji właściciela firmy. Ważne jest, aby dokładnie rozważyć zarówno korzyści, jak i wyzwania każdej opcji, aby wybrać rozwiązanie, które najlepiej służy celom biznesowym i zapewnia zgodność z przepisami. W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu elastyczność i dostosowanie do zmieniających się wymagań są kluczowe dla sukcesu każdej organizacji.