Z przepisów prawa wynika, iż potrzeby zakładu pracy czasem okazać się mogą ważniejsze niż prawo do odpoczynku danego pracownika. Pracodawca zatem w każdej chwili może przerwać wypoczynek zatrudnionej u niego osoby, gdy wymagają tego okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Jednakże przepisy nie precyzują niestety tego, jak to zrobić w praktyce, a zwłaszcza w sytuacji, gdy pracownik nie odbiera telefonu służbowego.
Co jest zatem istotne w kontekście możliwości odwołania pracownika z urlopu?
Niewątpliwie okres wakacyjny jest czasem odpoczynku dla pracowników, a dla pracodawców logistycznym wyzwaniem. Wówczas bowiem zatrudniający muszą zapewnić ciągłość działania poszczególnych komórek przedsiębiorstwa, pomimo nieobecności wielu pracowników i czasem w trakcie takich nieobecności mogą pojawić się nieprzewidziane okoliczności, które powodują, że obecność pracownika staje się koniecznością. W takiej sytuacji pracodawca staje przed trudnym dylematem, mianowicie z jakich narzędzi może skorzystać i czy prawo pracownika do odpoczynku stoi ponad uzasadnionymi potrzebami przedsiębiorstwa.
W powyższym kontekście warto wiedzieć, iż kodeks pracy przyznaje pracownikom prawo do corocznego, co do zasady co najmniej 14-dniowego urlopu wypoczynkowego. Jednakże kodeks ten nie gwarantuje go w sposób bezwzględny i w art. 167 kodeksu pracy przewiduje się, iż pracodawca może odwołać pracownika z urlopu, o ile jego obecności w pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.
Takie brzmienie przepisów oznacza, iż pracodawca nie może swobodnie w trakcie trwania urlopu pracownika zmieniać zdania i polecić pracownikowi powrót z wypoczynku, bez wskazania przyczyny. Warunkiem bowiem takiego działania pracodawcy jest pojawienie się nagłych, niemożliwych do przewidzenia wcześniej okoliczności, które sprawiają, że nieobecność pracownika w przedsiębiorstwie spowodowałaby poważne zakłócenia w procesie produkcji lub jej funkcjonowaniu. Jako przykład takowych sytuacji służyć może chociażby:
- niezapowiedziany przyjazd przedstawicieli zagranicznej centrali spółki
- niezapowiedziana kontrola organów publicznych w dziale, za który odpowiada pracownik
- konieczność usunięcia poważnej awarii systemu, urządzeń bądź też infrastruktury technicznej
- nagła nieobecność znacznej części pozostałych osób pracujących w danym zespole
- niespodziewana konieczność negocjacji bądź też renegocjacji kontraktu z kluczowym lub potencjalnym partnerem biznesowym
Generalnie w sytuacji zaistnienia poważnej awarii czy też pożaru w danym przedsiębiorstwie, zakłócenie i skrócenie urlopu dyrektora produkcji, odpowiadającego za ich funkcjonowanie, ocenić należy jako uzasadnione, biorąc pod uwagę potencjalne straty dla przedsiębiorstwa, jakie wiążą się z takim zdarzeniem. Podobnie ocenić należy również polecenie natychmiastowego przerwania urlopu przez kierownika działu handlowego, w sytuacji nagłego i niespodziewanego zerwania przez głównego partnera współpracy, za którą tenże odpowiadał.
Powyższe przykłady pokazują nam, iż dla oceny zasadności oraz prawidłowości odwołania z urlopu pracownika znaczenie mogą mieć w szczególności:
- zajmowane stanowisko
- specjalistyczna wiedza
- umiejętności danego zatrudnionego
Zatem im wyższe stanowisko, a co z tym powiązane, większa odpowiedzialność, tym przyczyny uzasadniające odwołanie z urlopu mogą pojawiać się w praktyce częściej.
Co jeszcze jest istotne w kontekście odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego?
Pomimo, że przepisy kodeksu pracy pozwalają pracodawcy odwołać pracownika z urlopu w sytuacji uzasadnionej potrzebami przedsiębiorstwa, to nie rozwiewają wielu pojawiających się wówczas praktycznych wątpliwości. Nie wiadomo chociażby w jaki sposób pracodawca, który zamierza odwołać pracownika z urlopu, powinien się z nim skontaktować. Tutaj bowiem z jednej strony mamy do czynienia z prawem pracownika do wypoczynku i prywatności, a z drugiej z zakresem jego danych osobowych, jakich może żądać pracodawca i jakie może przetwarzać.
W tym kontekście istotnym jest, iż żadne z wyżej wymienionych praw nie mają charakteru bezwzględnego i mogą ograniczać je w szczególności powody, dla których pracodawca zmuszony jest zakłócić wypoczynek pracownika i zażądać jego powrotu do pracy. W każdym przypadku znaczenie bowiem będzie miało to, czyj interes pozostaje nadrzędny w danych okolicznościach.
Co do zasady pracownik w trakcie urlopu nie ma obowiązku posiadania przy sobie telefonu służbowego lub sprawdzania służbowej poczty mailowej. Problemem może być również kwestia danych osobowych, jakie pracodawca może wykorzystywać, gdy chce skontaktować się z pracownikiem poza przedsiębiorstwem. Chodzi przede wszystkim o to, czy może on zadzwonić na prywatny numer telefonu pracownika, jeśli ten formalnie mu go wcześniej nie udostępnił w tym celu lub czy dopuszczalny jest kontakt, chociażby za pośrednictwem prywatnych komunikatorów, takich jak Messenger, WhatsApp czy też LinkedIn.
Zasadniczo prywatny numer telefonu bądź prywatny e-mail pracownika nie należą do tych danych, na żądanie których pozwalają wprost przepisy kodeksu pracy. Pracownik winien wyrazić zgodę na ich wykorzystanie przez pracodawcę, jednak pamiętać należy również i o tym, że przepisy RODO dają również inną podstawę przetwarzania tego typu danych osobowych i jest nią mianowicie niezbędność dla realizacji uzasadnionego prawnie interesu pracodawcy, jakim może się okazać chociażby utrzymanie kluczowego kontraktu, naprawa poważnej awarii, o ile są one nadrzędne nad prawem pracownika do prywatności.
Co jeszcze jest istotne w kontekście możliwości odwołania pracownika z urlopu przez pracodawcę?
Zasadniczo art. 167 kodeksu pracy mówi, iż uzasadnieniem odwołania z urlopu musi być konieczność obecności pracownika w zakładzie pracy, stąd też wydawać by się mogło, że wyklucza to możliwość zastosowania tego rozwiązania wobec pracowników zdalnych. Tutaj jednak należy pamiętać o tym, iż przepis ten niemalże w niezmienionej treści jest w kodeksie pracy od samego początku jego obowiązywania, a więc od 50 lat. Nie został on zmieniony nowelizacją wprowadzającą przepisy o pracy zdalnej, co jednak nie powinno wyłączać jego wykładni celowościowej.
Niebywale ważnym jest bowiem, iż w obecnej rzeczywistości cyfrowej, gdzie coraz bardziej istotna jest nie tyle bezpośrednia obecność pracownika w zakładzie pracy, ile kontakt z nim i możliwość podjęcia konkretnych zadań z wykorzystaniem narzędzi zdalnej komunikacji, nie powinno budzić większych wątpliwości to, iż również pracownika zdalnego można odwołać z urlopu w trybie przewidzianym w art. 167 kodeksu pracy, jeśli spełnione są pozostałe warunki przewidziane tymże przepisem.
Tutaj jedynie w praktyce rozważyć można by było, czy zdalna komunikacja także z pracownikiem, który w normalnym trybie nie pracuje zdalnie, nie okaże się w konkretnym przypadku wystarczająca, by osiągnąć zamierzony skutek. Polegać to może chociażby na uczestnictwie w wideokonferencji, by poinstruować innego pracownika jak usunąć awarię systemu, czy też zdalnym udziale w spotkaniu z kluczowym kontrahentem. Niewątpliwie rozwiązanie takie, zamiast całkowitego przerywania urlopu i ściągania pracownika do biura, z jednej strony pozwoli dokończyć jedynie chwilowo zakłócony urlop, a z drugiej strony oszczędzi pracodawcy kosztów związanych z rekompensatą za straty pracownika, związane z powrotem do pracy.
A co przepisy mówią o potencjalnych kosztach w związku z odwołaniem pracownika z urlopu?
Przepisy przewidują, iż pracodawca musi pokryć koszty, jakie pracownik poniósł w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. To zaś oznacza, iż zwrotowi nie podlega cały koszt wyjazdu, z którego pracownik musiał wrócić, lecz na przykład różnice wynikające z konieczności przebukowania biletów i skrócenia pobytu. Z punktu widzenia pracodawcy istotnym jest, iż jeśli w związku z odwołaniem z urlopu pracownik wraca do domu wraz z rodziną, za koszty pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem uznać należy również wydatki związane z powrotem członków rodziny.
Pracodawca jednocześnie nie ma obowiązku rekompensować korzyści, jakie utracił pracownik w związku z odwołaniem go z urlopu, gdzie chodzi chociażby o utracony zarobek w związku z pracami sezonowymi, jakie planował wykonywać w trakcie urlopu.
Samo odwołanie z urlopu jest tak naprawdę poleceniem pracodawcy, któremu pracownik co do zasady ma obowiązek się podporządkować, o ile jest ono uzasadnione, a po stronie pracownika nie istnieją szczególne okoliczności, które uzasadniałyby z kolei odmowę stawienia się do pracy. To wszystko oznacza natomiast, iż pracodawca nie musi uzgadniać z pracownikiem czy ten gotowy jest przerwać urlop i powrócić do pracy, a uzgodnienia wymagać będzie jedynie ustalenie nowego terminu wykorzystania utraconej na skutek odwołania części urlopu.
Istotnym jest również, iż nieuzasadniona odmowa powrotu do pracy oceniona może być jako podstawa odpowiedzialności porządkowej pracownika, a więc kary nagany bądź upomnienia, czy też jako czynnik wpływający na jego ocenę okresową. W skrajnych przypadkach odmowa taka może być również uzasadnieniem wypowiedzenia umowy o pracę bądź jej rozwiązania w trybie dyscyplinarnym. W tym ostatnim jednak przypadku, w sytuacji potencjalnego odwołania od zwolnienia i sporu sądowego, to pracodawca będzie musiał udowodnić, iż w konkretnej sytuacji odmowa powrotu z urlopu stanowiła zawinione i rażące naruszenie podstawowych obowiązków pracownika.
Podsumowując, z praktyki wynika, iż potrzeby zakładu pracy są w pewnych sytuacjach ważniejsze aniżeli prawo pracownika do odpoczynku. Tym samym pracodawca może w każdej chwili przerwać wypoczynek zatrudnionego pracownika, gdy wymagają tego okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Jednocześnie przepisy nie precyzują tego jak to uczynić, zwłaszcza w sytuacji, gdy pracownik nie odbiera telefonu służbowego bądź nie odczytuje służbowego e-maila. Poza tym pracodawca winien być świadomy tego, iż musi on pokryć koszty jakie pracownik poniósł w związku z bezpośrednim odwołaniem go z urlopu, a gdy wraca do domu wraz z rodziną, to za koszty pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem uznać należy również wydatki na powrót członków rodziny.
