Kiedy pracodawca może domagać się wskazania miejsca pobytu pracownika na urlopie

Domaganie się pracodawcy wskazania miejsca pobytu pracownika na urlopie jest nieuprawnione. Tym niemniej zdarzają się jednak sytuacje, iż zatrudniający takie uprawnienie będzie posiadał. Mowa jest w tym przypadku chociażby w sytuacji zagrożenia epidemicznego i potencjalnej kwarantanny, jak i wystąpienia awarii w zakładzie pracy.

Kiedy zatem pracodawca może domagać się od pracownika podania informacji o miejscu spędzania przez niego urlopu?

Generalnie sama kwestia czy pracodawca może domagać się od pracownika podania informacji o miejscu spędzania przez niego czasu wolnego wywołuje wiele kontrowersji. Taka sytuacja wynika przede wszystkim z tego, iż prawo do czasu wolnego postrzegane jest obecnie jako uprawnienie przysługujące pracownikom nie tylko na bazie przepisów krajowych, ale wręcz jedno z podstawowych praw człowieka.

Mowa jest o nim chociażby w art. 24 Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka, jak i w art. 7 Międzynarodowego Paktu Praw Gospodarczych, Społecznych i Kulturalnych. Poza tym sama ochrona spędzania czasu wolnego i jego wyłączenia spod ingerencji pracodawcy wynika przy tym z samej jego definicji.

Zgodnie bowiem z art. 2 dyrektywy 2003/88/WE i art. 128 kodeksu pracy, czas pracy jest czasem, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy, zatem czas wolny jest tym okresem, w którym pracownik pozostaje poza tą dyspozycją. Zatem tym samym powinien on mieć zupełną swobodę zarówno co do sposobu spożytkowania tego czasu, jak też i miejsca, w którym to następuje. Tym samym jest to w pełni prywatna sfera pracownika, co zaś sprawia, iż co do zasady pracodawca nie ma prawa żądać od pracownika informacji o tym, gdzie on przebywa.

Czy zatem ta zasada, iż pracodawca nie może żądać informacji o czasie i miejscu spędzania przez pracownika czasu wolnego, jest bezwzględna?

Okazuje się, iż owa zasada nie jest bezwzględnie obowiązującą. W praktyce bowiem, wiedza o tym, gdzie pracownik przebywa lub ma zamiar przebywać w czasie wolnym, może być pracodawcy niezbędna dla wykonania nałożonych na niego obowiązków.

Tym samym wówczas nie powinno się kwestionować możliwości żądania od pracownika udzielenia stosownych informacji, do których uprawniony jest pracodawca na podstawie chociażby art. 22.1 par. 4 kodeksu pracy.

Kiedy zatem pracodawca może żądać od pracownika podania informacji o miejscu jego pobytu podczas czasu wolnego?

Otóż jednym z obowiązków, który może rodzić po stronie zatrudniającego prawo do posiadania wiedzy o miejscu pobytu pracownika w czasie wolnym, jest chociażby ten zawarty w art. 94 pkt. 2 i 2.1 kodeksu pracy (czyli obowiązek właściwej organizacji pracy).

Z powyższego obowiązku wynika bowiem, iż:

• praca powinna być tak zaplanowana, by zapewnić pełne wykorzystanie czasu oraz wydajność przy jednoczesnej minimalizacji kosztów
• pracodawca jest zobowiązany tak organizować pracę, by zmniejszać jej uciążliwości, przy czym należy to odnosić do każdego rodzaju pracy (nie tylko prac monotonnych), jak i każdej uciążliwości (nie tylko zatem wynikającej z samego jej wykonywania, lecz również z uwzględnieniem jej generalnego wpływu na życie pracownika)

Zatem praktyczna realizacja tych obowiązków może być niekiedy niemożliwa bez wiedzy o miejscu pobytu zatrudnianych osób, jeżeli chociażby pracodawca jest zmuszony (w ramach właściwej organizacji pracy) do zlecania pracownikom pracy w dni wolne lub w godzinach nadliczbowych.

Pytanie o miejsce pobytu podczas spędzania czasu wolnego będzie również uzasadnione w odniesieniu do pewnych grup pracowników, jak chociażby kadry zarządzającej czy też osób na innych kluczowych stanowiskach, których najczęściej dotyczą przypadki odwoływania z urlopów. W tym przypadku bowiem, pracodawca znając ich miejsce pobytu podczas urlopu, może ustalić czas jaki jest konieczny do ich powrotu, gdy zajdzie taka potrzeba.

A jak odnieść się do sytuacji, gdy pracodawca zechce poznać plany spędzania czasu wolnego przez wszystkich pracowników?

Taka sytuacja jest już pod kątem prawnym zdecydowanie bardziej skomplikowana. Okazuje się bowiem, iż informacje takie zbierane przez pracodawców „na wszelki wypadek” stanowią zbyt daleko idącą ingerencję w prywatność zatrudnionych i trudno to uzasadnić.
Szukasz pracowników? Skorzystaj z naszych usług, zatrudniaj pracownicy z ukrainy szczecin

Jednakże w sytuacji zagrożenia epidemicznego czy też stanu epidemii, z jakim mamy obecnie do czynienia, nie jest to niemożliwe, a wręcz pozyskiwanie takich informacji przez pracodawcę od wszystkich pracowników jest uzasadnione, chociażby na wspominany już obowiązek prawidłowej organizacji pracy.

W czasie panującego w Polsce stanu epidemii osoby przybywające do Polski są bowiem zobowiązane do odbycia kwarantanny, stąd też pracodawca powinien mieć możliwość uzyskania informacji czy po powrocie z urlopu dany pracownik stawi się od razu w zakładzie pracy, czy też przejdzie na pracę zdalną. Co prawda istnieje możliwość zwolnienia z odbycia kwarantanny, jednak wiąże się ona z negatywnym wynikiem testu na COVID-19, którego wykonanie jest płatne nie jest obowiązkowe.

Poza tym również art. 94 pkt 4 kodeksu pracy dostarcza argumentów zatrudniającym do zadawania pracownikom prewencyjnych pytań o miejsce spędzania urlopu, gdzie mowa jest o obowiązku zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Wprawdzie do dziś są wątpliwości odnośnie właściwego rozumienia tej powinności pracodawcy, tym niemniej orzecznictwo sądowe traktuje to zagadnienie rozszerzająco. Przykładowo w ocenie Sądu Najwyższego (SN) pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi faktycznego bezpieczeństwa, a nie tylko realizacji zobowiązań wynikających z powszechnie stosowanych przepisów bhp (wyrok SN z dnia 13 września 2016 roku, sygn. akt III PK 146/15). Tym samym realizacja tegoż obowiązku stanowi właściwe uprawnienie dla pracodawcy do żądania od pracownika informacji o miejscu spędzania przez niego czasu wolnego.

Czy są zatem jeszcze inne podstawy, do żądania przez pracodawcę podania miejsca spędzania urlopu przez pracownika?

Otóż jeszcze innym obowiązkiem, który może upoważnić pracodawcę do uzyskiwania od pracowników informacji o miejscu pobytu, jest chociażby art. 94 pkt 10 kodeksu pracy, mówiący o nakazie wpływania na kształtowanie zasad współżycia społecznego w zakładzie pracy. Z tego artykułu wynika bowiem, iż pracodawca powinien zapobiegać zachowaniom nieetycznym, a promować model relacji opartych na pomocy, życzliwości i koleżeństwie.

Generalnie w praktyce spotkać będzie można zapewne jeszcze więcej podstaw prawnych, przyznających obecnie pracodawcy prawo do pytania o miejscy pobytu pracownika w czasie wolnym. I wcale nie muszą to być obowiązki wynikające z art. 94 kodeksu pracy, gdyż przepis ten wyznacza jedynie niezbędne minimum, którego wymaga się od pracodawcy, tymczasem w praktyce obowiązków przez niego realizowanych jest znacznie więcej.

Nie należy jednakże zapominać, iż każdorazowo punktem wyjścia do oceny postępowania pracodawcy powinna być wskazana na początku artykułu zasada ochrony czasu wolnego i postrzegania miejsca jego spędzania jako elementu chronionej prywatności. Jednakże można wskazać przesłanki, które mogą pomóc w określeniu, czy działanie pracodawcy zmierzające do pozyskania informacji o miejscu spędzania czasu wolnego przez pracownika było uzasadnione. Mianowicie:

• pozyskanie konkretnych informacji od pracownika musi być niezbędne do wykonania obowiązku pracodawcy (zatem brak takiej informacji powinien powodować niemożność lub istotne utrudnienie w wykonaniu tegoż obowiązku)
• żądane informacje nie mogą być nadmierne i niezbędne jest ograniczanie ich zakresu do tego, co konieczne

Poza tym w takiej sytuacji zawsze należy dokonać analizy rzetelnej i indywidualnej gradacji dóbr poświęcanych (czyli prawo pracownika do prywatności) i ratowanych (czyli realizacja konkretnego obowiązku). Niewątpliwie inaczej bowiem należy oceniać pozyskiwanie informacji z uwagi na ochronę życia, a inaczej ze względu na organizację pracy czy ograniczanie kosztów funkcjonowania zakładu pracy. Bowiem wbrew pojawiającym się głosom pytanie o miejsce spędzania czasu wolnego przez pracownika jest w wielu przypadkach dopuszczalne.

Podsumowując zatem, są sytuacje i jest ich całkiem niemało, gdy pracodawca ma pełne prawo domagać się od pracownika podania informacji o miejscu spędzania przez niego czasu wolnego. Szczególnie obecnie, w czasie panującej epidemii i zagrożeń sanitarnych, jak i obostrzeń z nią powiązanych. Zatem w tym względzie pracodawca nie jest bezsilny i może wymagać od pracownika udostępnienia takich danych.