Postępujący proces odmrażania gospodarki powoduje, iż coraz większa rzesza przedsiębiorców zaczyna się zastanawiać nad wyzwaniami jakie przed nimi stoją w kontekście powracających do pracy pracowników z pracy zdalnej.
Co jest najistotniejsze w kontekście powrotu pracowników do świadczenia pracy w tradycyjnej formie?
By lepiej zrozumieć zakres obowiązków jaki spoczywa w powyższej sprawie na pracodawcy, należy wziąć przede wszystkim pod uwagę zasady odpowiedzialności pracodawcy za bezpieczne i higieniczne warunki pracy, szczególnie w okresie panującej epidemii.
W tym bowiem zakresie mowa jest o obowiązku podejmowania starannych i odpowiednich działań, by zminimalizować ryzyko zarażenia wirusem SARS-CoV-2 wywołującym chorobę COVID-19. Co bardzo istotne, mowa jest o ograniczeniu zarażenia, a nie doprowadzenia do sytuacji, w której zarażenie nie nastąpi.
Stąd też ramy działań pracodawcy wyznacza przede wszystkim ogólna norma art. 207 kodeksu pracy (KP), nakazująca zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć techniki i nauki.
A jaki jest szczegółowy zakres obowiązków pracodawcy konkretnie związanych z obecną epidemią?
W tym względzie uszczegółowienie obowiązków zawiera rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 16 maja 2020 roku w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz.U. z 2020 r. poz. 878).
Powyższe rozporządzenie wprowadza zespół środków obowiązkowych w kontekście organizacji powrotu pracowników do zakładu pracy z wykonywania pracy w formie zdalnej. Mowa tutaj o:
- zapewnieniu rękawiczek jednorazowych lub środków do dezynfekcji
- zapewnieniu 1,5 m odległości pomiędzy stanowiskami pracy, chyba że jest to niemożliwe ze względu na charakter działalności wykonywanej w danym zakładzie pracy, a zakład zapewni środki ochrony osobistej (przykładowo maseczki czy przyłbice)
- w przypadku obiektów gastronomicznych i handlowych – dezynfekcja stanowisk w określonych interwałach oraz nadzorowanie liczby osób korzystających z obiektu
Co jednak winien uczynić pracodawca zanim pracownicy powrócą do pracy?
Otóż pracodawca powinien zaktualizować ocenę ryzyka. Taki obowiązek wynika z art. 226 KP, który nakazuje pracodawcy oceniać i dokumentować ryzyko zawodowe. W tym kontekście stan epidemiczny jest nowym zjawiskiem, dotyczącym różnych grup zawodowych i aktualizacja ryzyka zawodowego jest konieczna, szczególnie w przypadku możliwego kontaktu pracownika z osobami trzecimi.
Biorąc bowiem pod uwagę ryzyko zarażenia zmieniło się ono chociażby w odniesieniu do przedstawicieli handlowych (w tym medycznych), mobilnych serwisantów i techników, kontrolerów, sprzedawców, listonoszy, kosmetyczek czy też fryzjerów. Dla powyższych zawodów dodatkowym elementem podlegającym ocenie w omawianym kontekście jest wzrost czynnika stresu związanego z wykonywaną pracą.
Jednakże aktualizacji ryzyka nie powinno się ograniczać tylko do ww. zawodów, gdyż możliwość zakażenia pojawia się także w związku z kontaktem ze współpracownikiem, zatem w praktyce dotyczy wszystkich.
By skutecznie przeprowadzić aktualizację ryzyka zawodowego należy to uczynić przy współudziale pracowników lub ich przedstawicieli. W przedsiębiorstwach większych, zatrudniających powyżej 250 osób, dzieje się to przy udziale komisji bhp.
Co ważne, taka komisja jest organem doradczym i opiniotwórczym, bez mocy decyzyjnej. Może ona przedstawiać wnioski (chociażby w zakresie rodzaju maseczek), jednakże zawsze ostateczna decyzja co do zawartości karty oceny ryzyka zawodowego, jak też wdrożenia środków profilaktycznych i ich adekwatności, należy do pracodawcy.
W chwili nieuwzględnienia wniosków komisji, a także w zakładach, w których nie ma obowiązku jej powołania, pracownicy lub ich przedstawiciel nie będą mogli powołać się na sam fakt nieuwzględniania przez pracodawcę owych wniosków, by uzasadnić odmowę pracy w warunkach stanu epidemicznego.
Jakie jeszcze działania winien podjąć pracodawca, by być w zgodzie z bhp w dobie epidemii?
Otóż niewątpliwie podjęcie wyżej omówionych działań będzie niewystarczające w kontekście zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Pracodawca bowiem powinien wziąć pod uwagę i w miarę możliwości wcielić w życie wytyczne Państwowej Inspekcji Pracy (aktualne z 6 maja 2020 roku – „Bezpieczny powrót do pracy”) lub Centralnego Instytutu Ochrony Pracy – Państwowego Instytutu Badawczego, opracowanego w uzgodnieniu z Głównym Inspektoratem Pracy („Bezpieczeństwo i ochrona zdrowia osób pracujących w czasie epidemii COVID-19”).
Co prawda działania wymienione w powyższych opracowaniach nie wynikają wprost z przepisów, lecz jest to zbiór rekomendowanych działań i dobrych praktyk zarówno w sferze działań profilaktycznych, jak i zasad organizacji pracy, reguł komunikowania się z pracownikami i informowania ich o wdrażanych działaniach oraz zasad ze sfery zarządzania kryzysem.
Owe wytyczne są kompleksowe, lecz należy wystrzegać się bezrefleksyjnego wdrażania w życie. Jeśli bowiem jakieś środki czy zasady postępowania okażą się niemożliwe do wprowadzenia u danego pracodawcy, należy je pominąć lub zastosować inne, bardziej adekwatne do sytuacji i miejsca.
Jakie działania pracodawcy podejmują już dziś?
Otóż obserwuje się, iż pracodawcy planujący powrót pracowników do pracy z wykonywania jej w formie zdalnej przyjmują nowe regulaminy, uwzględniające nowe zasady postępowania. I taka praktyka wydaje się obecnie być jak najbardziej uzasadniona i rekomendowana z dwóch powodów. Mianowicie:
- ograniczenie ryzyka odpowiedzialności pracodawcy w razie zarażenia
- cel psychologiczny – pracownicy chętniej powrócą z wykonywania pracy w formie zdalnej, jeśli będą pewni, że miejsce pracy jest bezpieczne, a pracodawca powziął dodatkowe środki ostrożności
Ponadto regulamin i ustalone w nim nowe zasady pozwolą ograniczyć ryzyko wyłączenia całego personelu z pracy z uwagi na potencjalną kwarantannę, jeśli zachorowałby jeden z pracowników.
Sam regulamin jest kierowany do pracowników, zatem winien być prosty i czytelny. Wszystkie zasady winny być jasne i precyzyjne, by żaden z zatrudnionych nie miał wątpliwości jakie zobowiązania na nim spoczywają. W praktyce regulamin winien dotyczyć następujących kwestii:
- ilość osób jaka może przebywać jednocześnie w zakładzie pracy
- zasady pracy zmianowej
- określenie, kiedy i w jakim wymiarze może być polecone wykonywanie pracy zdalnej
- podział pracowników na mniejsze grupy, które nie mają ze sobą bezpośredniej styczności
- zasady postępowania w częściach wspólnych
- zasady postępowania dotyczące higieny
- wyjaśnienie, jak powinien się zachować pracownik w stosunku do którego istnieje podejrzenie zakażenia koronawirusem lub u którego potwierdzono zachorowanie
- zasady postępowania w kontaktach z osobami trzecimi
- ograniczenie w podróżach służbowych i wyjazdach
- ustalenie osób odpowiedzialnych za zobowiązania wynikające z regulaminu
- ustalanie skutków nieprzestrzegania regulaminu
Należy też pamiętać, iż niezależnie od powyżej opisanych powinności ze strony pracodawcy, dodatkowe obowiązki może na nich nałożyć inspektor sanitarny w drodze decyzji, przykładowo zarządzając kwarantannę dla całego zakładu pracy czy też obowiązek natychmiastowej dezynfekcji. Ponadto inspekcja sanitarna może też wszcząć dochodzenie epidemiologiczne, w ramach którego pracodawca może zostać zobowiązany do podania danych o osobach zakażonych, jak i mogących mieć styczność z zakażonymi.
Podsumowując, obecny czas odmrażania gospodarki to dobry moment na to, by zarówno od strony oceny ryzyka zawodowego, jak i regulaminów pracy, podjąć odpowiednie działania. Zdecydowanie bowiem lepiej, gdy pracodawca już teraz przygotuje się na powrót pracowników do zakładu, podejmując odpowiednie działania profilaktyczne.
