Ekwiwalent przy pracy zdalnej bez PIT

Praca zdalna nastręcza wiele różnych problemów odnośnie interpretacji przepisów. Sama w sobie jest bowiem interesującą i zdobywającą coraz szersze grono zainteresowanych, formą świadczenia pracy. Jednym z problemów było i jest rozliczanie rekompensat otrzymywanych przez pracowników w zamian za zwiększone opłaty za wodę, prąd czy też używanie własnego sprzętu komputerowego. I właśnie najświeższa interpretacja urzędników resortu finansów jest taka, iż wypłacany przez pracodawcę ekwiwalent jest zwolniony z podatku PIT.

Z jakiego powodu pojawił się problem z rekompensatami dla pracowników?

Otóż problem z dodatkowymi rozliczeniami powstał wskutek epidemii koronawirusa. W związku z trudną sytuacją epidemiczną i rekomendacjami rządu wiele przedsiębiorstw postanowiło czasowo przenieść swych pracowników na pracę zdalną. To z kolei wiązało się z dodatkowymi kosztami dla zatrudnionych w postaci zwiększonego zużycia wody czy też prądu, jak i wykorzystywaniem własnego sprzętu komputerowego (komputer, drukarka, skaner) czy też rosnącego zużycia papieru.

I w tym kontekście pracodawcy zaczęli wypłacać pracownikom ekwiwalent za owe dodatkowe koszty pracy. Problem jednak dotyczył tego, czy ekwiwalent pieniężny jest również opodatkowany podatkiem dochodowym PIT.

Jak urzędnicy resortu finansów postrzegają tę kwestię?

Otóż urzędnicy przypominają, iż tarcza antykryzysowa 4.0 (Dz.U. z 2020 r. poz. 1086) wprowadziła do specustawy z dnia 2 marca 2020 roku zmiany, określające zasady pracy zdalnej, mające zastosowanie w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. I w ramach owych zmian przyjęto, iż narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną ma zapewnić pracodawca.

Tym samym, jak wskazują urzędnicy, „pracownik może używać środków pracy, których nie zapewnił mu pracodawca, pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych oraz innych tajemnic prawnie chronionych – w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych – a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę”.

Przepis ten, na co właśnie wskazują urzędnicy Ministerstwa Finansów (MF), pozostawia pracodawcy swobodę co do sposobu zapewnienia pracownikowi pracującemu zdalnie narzędzi i materiałów potrzebnych mu do wykonywania tejże pracy. Tym samym owo zapewnienie może mieć charakter rzeczowy (wyposażenie stanowiska pracy w narzędzia i materiały), jak i w postaci wypłaty świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi.

Stąd też, niezależnie od formy, w jakiej pracodawca zapewnia narzędzia i materiały potrzebne pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, otrzymane przez tegoż pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu na gruncie ustawy o PIT. Idąc dalej, jak twierdzą urzędnicy MF, „analogicznie jak ekwiwalent wypłacany za zwiększone zużycie energii elektrycznej czy wody, co jest naturalną konsekwencją pracy w domu”.

Jak na urzędniczą interpretację w sprawie ekwiwalentu spoglądają eksperci?

Otóż, jak komentuje Małgorzata Samborska, doradca podatkowy i partner w Grant Thornton, jest ona zgodna z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego (TK) z dnia 8 lipca 2014 roku (sygn. akt K 7/13), zgodnie z którym za przychód pracownika nie powinny być uznane świadczenia, które zostały spełnione w interesie pracodawcy i nie przyniosły pracownikowi korzyści w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku.

Ponadto, w zgodzie z art. 21 ust.1 pkt 13 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Jednakże zwolnienie to ma zastosowanie po spełnieniu kilku warunków, mianowicie:

• ekwiwalent musi być wypłacony w formie pieniężnej
• kwota wypłaconego ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, czyli musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi, a wartością używanych do celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należącego do pracownika, jak i stopniem zużycia rzeczy dokonanego podczas tego użytkowania
• narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika
• narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy

Czy zatem wszystko jest jasne i zrozumiałe w powyższej kwestii?

Okazuje się, iż stosowanie przepisów wynikających bezpośrednio z ustawy o PIT w praktyce budzi jednak pewne wątpliwości. Jak zauważa Małgorzata Samborska, generalnie trudność sprawia wyliczenie owego ekwiwalentu. Ponadto, w przypadku wydatków na Internet, wodę czy też energię elektryczną nie mamy do czynienia z materiałami i narzędziami, trudno więc wprost powoływać się na zapisy ustawy. Łatwiej jest to natomiast w przypadku skanera czy też drukarki. Stąd też generalnie dobrze, iż pojawiła się interpretacja MF.

Pomimo jednak tej korzystnej interpretacji, problemy pojawić się mogą w odniesieniu do wysokości ekwiwalentu. Pewne wskazówki w tym względzie odnaleźć można w wyroku Sądu Apelacyjnego w Łodzi z dnia 11 lutego 2016 roku (sygn. akt III AUa 259/15). Otóż sędziowie stwierdzili, iż „w celu oszacowania tej wartości pracodawca musi ustalić szereg elementów składających się na określenie kwoty ekwiwalentu, np. ilość roboczogodzin, wartość jednej takiej godziny używania sprzętu, normy zużycia itp. Świadczenie to nie może być bowiem traktowane jako ryczałt, bez żadnej kalkulacji, skoro ustawa o podatku dochodowym rozróżnia pojęcie ekwiwalentu pieniężnego od pojęcia ryczałtu”.

Tym samym przedsiębiorcy powinni samodzielnie ustalić zasady wyliczania wartości ryczałtu, uwzględniając charakter świadczonej pracy zdalnej, jak i normy zużycia sprzętu, którym się pracownicy posługują. Generalnie jednak należy kierować się zdrowym rozsądkiem, żywiąc nadzieję, iż zachowają go także organy podatkowe podczas ewentualnej kontroli.

Podsumowując, stanowisko interpretacyjne urzędników resortu finansów jest takie, iż wypłacany pracownikom wykonującym pracę zdalną ekwiwalent za poniesione przez nich koszty, nie podlega opodatkowaniu podatkiem PIT. I to jest w tym wszystkim najistotniejsze. Osobną kwestią jest jednak, co budzi pewne wątpliwości, już sama wysokość owego ryczałtu. Nie ma bowiem w tym zakresie żadnych konkretnych wytycznych. Należy zatem przede wszystkim zaufać zdrowemu rozsądkowi.