Nadchodzi kumulacja zmian w zakresie przepisów dotyczących pracy

Jeszcze w tym tygodniu rozpoczną się sejmowe prace nad projektem nowelizacji kodeksu pracy regulujące m.in. kwestie dotyczące pracy zdalnej i badania trzeźwości zatrudnionych. Nowe przepisy wejdą w życie 14 dni po ogłoszeniu ustawy, a zatem jeśli posłowie szybko dojdą do konsensusu odnośnie ostatecznego brzmienia projektu, jest spora szansa, że nowe regulacje zaczną obowiązywać jeszcze latem roku obecnego. To nie jest jedyna zmiana w kodeksie pracy, nad którą trwają obecnie prace.

Nad czym trwają obecnie prace w zakresie zmian w kodeksie pracy i czym skutkować będzie wprowadzenie ich w życie?

Obecnie trwają prace nad nowelizacją kodeksu pracy przewidującą:

• wydłużenie urlopu rodzicielskiego
• obowiązkowe uzasadnienie wypowiedzenia umowy zawartej na czas określony

Według rządowego projektu odnośnie powyższych zmian, nowe przepisy mają zostać wprowadzone 1 sierpnia obecnego roku. To oznacza, że najprawdopodobniej jeszcze pod koniec bieżących wakacji działy kadr czekać będzie natłok prac i obowiązków.

Jak zauważa profesor Jacek Męcina, przewodniczący zespołu ds. budżetu, wynagrodzeń i świadczeń socjalnych Rady Dialogu Społecznego i doradca zarządu Konfederacji Lewiatan, pracodawcy mieli i nadal mają problemy z dostosowaniem się do przepisów wynikających ze zmian podatkowo-składkowych pod łączną nazwą Polski Ład, a obecnie nałożą się na nie kolejne znaczne obowiązki wynikające ze zmiany z zakresu prawa pracy. Apeluje on wręcz do projektodawców zmian przepisów o odpowiedzialne tworzenie i wdrażanie prawa. Ekspertowi wtórują w tym zakresie także przedstawiciele Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), którzy zgłaszają konieczność przystosowania systemów i kadr do zmian zasad i wypłat zasiłków macierzyńskich.

Dlaczego omawiane zmiany przepisów wymagają czasu na ich wdrożenie?

Przewidziane w projektowanych nowelizacjach modyfikacje wymuszają sporo dodatkowych obowiązków. Dla przykładu, nowe przepisy o zdalnym trybie pracy wymagają:

• przygotowania ponownego polecenia pracy w tej formule i
• uzyskania oświadczenia pracownika o posiadaniu odpowiednich warunków lokalowych i technicznych

Koniecznym jest także określenie przez pracodawcę zasad:

• ustalania ryczałtu dla pracowników pokrywającego koszty zużytego podczas świadczenia pracy prądu i Internetu oraz
• porozumiewania się z podwładnymi i potwierdzania przez nich obecności w pracy

Dodatkowo obowiązkowe będą procedury ochrony danych osobowych oraz kontroli wykonywania pracy, a także BHP i zasady instalacji, inwentaryzacji, serwisu i konserwacji powierzonych pracownikowi narzędzi pracy. Kolejnym wymogiem będzie ponadto uwzględnienie uwarunkowań psychospołecznych dotyczących wykonywanych obowiązków pracowniczych w ocenie ryzyka zawodowego. Takich szczegółowych wymogów nie przewidują obecnie obowiązujące przepisy o pracy zdalnej zawarte w specustawie covidowej. Mimo, że nie będzie obowiązku wdrażania zdalnego trybu pracy w każdym przedsiębiorstwie, lecz w praktyce znaczna część zatrudnionych przyzwyczajona jest do tej formy i będzie chciała ją kontynuować w całości lub chociażby w wersji hybrydowej, a to wiązać się będzie z wymogiem szybkiego dostosowania się do nowych reguł.

Jakie problemy odnośnie zmiany przepisów zgłaszają pracodawcy?

Głównym problemem zgłaszanym przez pracodawców jest zarekomendowanie kosztów pracy zdalnej w związku z obecnym poziomem inflacji. Dodatkowo, jeśli okaże się, że stawkę ryczałtu należy ustalać z każdym pracownikiem indywidualnie, wówczas pracodawcy poprzestaną na okazjonalnej pracy zdalnej swych pracowników w wymiarze do 24 dni w roku, a zatem stosowanej bez dodatkowych wymogów.

Szokujące dla pracodawców jest to, że same prace przygotowawcze nad omawianym projektem zmian trwały niemalże dwa lata, a ostatecznie przed samym posiedzeniem rządu w tym zakresie ustalono krótkie, bo 14-dniowe vacatio legis. Katarzyna Siemienkiewicz, ekspertka Pracodawców RP podkreśla, że nie jest prawdą, że nie będzie większych problemów z wdrożeniem nowych przepisów odnośnie pracy zdalnej, bowiem obecnie polecana jest już ta forma pracy zgodnie z przepisami obowiązującymi w czasie trwania stanu zagrożenia epidemicznego, a wcześniej stanu epidemii, ponieważ teraz pracodawcy będą musieli spełnić znacznie więcej obowiązków formalnych i jej zdaniem, przedsiębiorstwa powinny mieć zagwarantowany przynajmniej trzymiesięczny okres na przygotowanie i wdrożenie omawianych zmian. Ekspertka będzie apelować na etapie prac parlamentarnych o zmianę długości trwania vacatio legis w tym zakresie.

Jak w liczbach przedstawia się temat pracy zdalnej w ostatnich dwóch latach i urlopów rodzicielskich oraz zasiłków macierzyńskich w roku 2021 i jakie planowane są zmiany?

Otóż na koniec grudnia 2020 roku 6,9% ogółu zatrudnionych świadczyło pracę w formie zdalnej, natomiast na koniec grudnia 2021 roku było ich 10,8% ogółu zatrudnionych. W podziale na sektory wartości te kształtowały się następująco:

• 8,0% zatrudnionych w sektorze publicznym pracowało zdalnie na koniec grudnia 2021 roku
• 6,6% zatrudnionych w sektorze prywatnym pracowało zdalnie na koniec grudnia 2021 roku

Odnośnie urlopów rodzicielskich, w roku 2021 z urlopów tych skorzystało 380,8 tys. osób, a wartość wypłaconych zasiłków macierzyńskich z tytułu urlopu rodzicielskiego wyniosła 4,9 mld zł.

Po zmianach przepisów w kwestii urlopów rodzicielskich, zostanie on wydłużony o 9 tygodni i taka część z ogólnego wymiaru urlopu przysługiwać ma wyłącznie każdemu z rodziców bez możliwości odstąpienia go drugiemu z opiekunów. Dodatkowo 5 dni urlopu opiekuńczego przysługiwać ma pracownikom w celu opieki nad potrzebującym członkiem rodziny, a 2 dni zwolnienia od pracy będzie można wykorzystać w przypadku wystąpienia nagłych okoliczności, jak np. działanie siły wyższej.

A jakie kłopoty sprawić może pracodawcom zmiana przepisów dotycząca badania trzeźwości pracowników oraz zmiana odnośnie urlopów rodzicielskich i umów na czas określony?

Zasady wprowadzenia badania trzeźwości i jego przeprowadzania trzeba będzie ustalić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu i obejmować będą:

• wyznaczenie grup pracowników objętych badaniem
• sposób kontroli trzeźwości
• rodzaj urządzenia wykorzystywanego do badania

Pomimo, że nie będzie to obowiązek, a wyłącznie uprawnienie dla pracodawców, ale wielu przedsiębiorcom, szczególnie z branży transportowej, budowlanej i produkcyjnej, zależy na jak najszybszym wprowadzeniu kontroli, szczególnie dlatego, że po zmianie przepisów, prowadzenie tych kontroli nie będzie mogło odbywać się na zasadach obowiązujących dotąd.

Odnośnie rządowego projektu dotyczącego urlopów rodzicielskich i umów na czas określony przewiduje się jeszcze więcej wymogów po stronie pracodawców. Projekt ten nie został jeszcze przyjęty przez rząd i najprawdopodobniej nie wejdzie w życie w planowanym terminie 1 sierpnia 2022 roku, lecz kiedykolwiek to się stanie, wówczas w połączeniu ze zmianami przepisów w temacie pracy zdalnej, wywoła zapewne sporo problemów.

Zakłada on bowiem:

• znaczne rozszerzenie zakresu informacji, które obowiązkowo trzeba przekazywać pracownikom, jak np. o prawie do szkoleń i o polityce szkoleniowej pracodawcy
• wymóg uzasadniania i konsultowania ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami załogi zwolnień osób zatrudnionych na czas określony
• wydłużenie urlopu rodzicielskiego i zmianę zasad jego udzielania i wypłaty zasiłku macierzyńskiego za czas jego trwania

a zatem zdaniem pracodawców i przedstawicieli instytucji publicznych (w tym ZUS) nie są to zmiany „kosmetyczne”, a wręcz zmiany systemowe, które winny przewidywać długie vacatio legis w celu umożliwienia optymalnego wdrożenia ich w zakładach pracy.

ZUS w swojej opinii odnośnie systemu wypłaty zasiłków ocenia, że jest on już teraz skomplikowany, a skala tego skomplikowania będzie niewyobrażalnie większa po zmianach przepisów i postuluje, by nowe przepisy w części ustalania i wypłat świadczeń weszły w życie najwcześniej po dziewięciu miesiącach od dnia ich ogłoszenia. W uzasadnieniu opinii podane jest, iż zmiany zawarte w projekcie ustawy skutkują koniecznością:

• dokonania obszernych zmian w systemie informatycznym ZUS
• dostosowania systemów płatników składek do obsługi spraw z tego zakresu

Pracodawcy podkreślają również prawdopodobne problemy organizacyjne, które pojawić się mogą z uwagi na kumulację wielu istotnych zmian i apelują o stopniowe wprowadzanie ich w życie, bo w przeciwnym wypadku będzie to legislacyjne tsunami.

Podsumowując, jest spore prawdopodobieństwo, że w sierpniu bieżącego roku mogą wejść w życie nowe przepisy odnośnie pracy zdalnej, badania trzeźwości pracowników, ich urlopów i wypowiedzeń umów zawartych na czas określony, a pracodawcy będą mieli bardzo mało czasu na ich wdrożenie, ponieważ projekt zmian przewiduje tylko 14-dniowe vacatio legis, z czym nie zgadzają się przedstawiciele pracodawców oraz ZUS twierdząc, że taka kumulacja zmian kadrowych i systemowych to swoiste tsunami legislacyjne. Wygląda na to, że wyłącznie od przebiegu prac sejmowych będzie zależał ostateczny termin wejścia w życie omawianych, nowych przepisów.