W zakresie wyposażenia i sprzętu zapewnionego pracownikom mamy do czynienia z nowymi obowiązkami po stronie pracodawców. Jest to o tyle istotne, iż zmiany w tym zakresie pojawią się po raz pierwszy od 25 lat, a zatem od ich pierwotnego brzmienia. Jednakże, niestety nowe przepisy o właściwym przystosowaniu stanowisk pracy nie stanowią w tym względzie rewolucji.
Co zatem wiemy dziś o nowych przepisach dotyczących wyposażenia i sprzętu zapewnianego pracownikom?
Generalnie 2 listopada bieżącego roku w Dzienniku Ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 2367) opublikowane zostało rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej, zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Oznacza to, iż po 25 latach mamy do czynienia ze zmianami odnośnie do dodatkowych obowiązków dla pracodawców, jak i nowych uprawnień przyznanych pracownikom w odniesieniu do stanowisk pracy.
Co do zasady przede wszystkim zaktualizowano i uporządkowano definicję stanowiska pracy i obecnie jest nią przestrzeń pracy wraz z wyposażeniem podstawowym (a zatem monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą czy innym urządzeniem wejściowym, a także oprogramowaniem z interfejsem), krzesłem i stołem oraz opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym w postaci dysków, drukarki, skanera, uchwytu na dokumenty oraz podnóżka. Zmiana ta wynika przede wszystkim z tego, iż obecnie nie korzysta się już ze stacji dyskietek czy trackball, dlatego też definicja nie powinna uwzględniać już tych elementów.
Istotnym jest, iż jedną z najważniejszych zmian jest obowiązek wyposażenia stanowiska pracy w dodatkowy sprzęt, taki jak stacjonarny monitor lub podstawka, dodatkowa klawiatura oraz mysz, gdy pracownik korzysta z przenośnego systemu komputerowego i używa go co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. W tym zakresie dotychczas bardzo często pracodawcy z własnej woli kupowali taki dodatkowy sprzęt, by zapewnić pracownikom lepszy komfort pracy, lecz obecnie będzie to już obowiązek, gdy pracownik korzysta więcej niż 4 godziny na dobę z przenośnego sprzętu. W tym zakresie możliwe są obecnie dwie opcje, mianowicie stacjonarny monitor lub podstawka, a to oznacza, iż pracownik nie może się ubiegać o podstawkę, gdy pracodawca wypełnił swój obowiązek w postaci zakupu monitora i oczywiście odwrotnie.
W rozporządzeniu znaleźć można jako przykład systemu przenośnego laptop, natomiast praktyka i dalsze interpretacje dopiero tak naprawdę wskażą do jakich urządzeń w istocie będzie się odnosić ten obowiązek. Niestety są tu poważne wątpliwości interpretacyjne, a poza tym jeszcze większe dotyczą tego, kiedy urządzenie jest przeznaczone do użytkowania powyżej połowy dobowego wymiaru czasu pracy, a kiedy nie.
Niestety w tym względzie zarówno nowe rozporządzenie, które właśnie weszło w życie, jak i zresztą dyrektywa Rady 90/270/EWG z 29 maja 1990 roku w sprawie minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia przy pracy z urządzeniami wyposażonymi w monitory ekranowe, są niestety mało precyzyjne. Wszystko to bowiem odwołuje się do przeznaczenia urządzenia, a to może być problem, w szczególności w przypadku tabletów. Należy bowiem wiedzieć, iż w przypadku wielu zawodów, jak chociażby listonosz czy też przedstawiciel handlowy, wyposażonych w tablety, jednoznaczne wyjaśnienie w tym zakresie jest niezwykle istotne. Tym bardziej, iż zdania są podzielone, choć większość ekspertów uważa, że tablet, który wprawdzie pełni w pewnym sensie funkcję monitora, zwłaszcza jeśli jest wyposażony w dodatkową klawiaturę, nie może być uznany za monitor ekranowy.
Co jeszcze wzbudza wątpliwości interpretacyjne odnośnie do brzmienia nowych przepisów?
O tym, iż zagadnienia zarówno w naszym w polskim rozporządzeniu, jak i w przepisach Unii Europejskiej, są nie do końca wyjaśnione, świadczy chociażby to, iż Europejski Trybunał Sprawiedliwości w sprawie Margrit Dietrich przeciwko Westdeutscher Rundfunk (WDR) opowiedział się za szeroką interpretacją dyrektywy C-11/99. Owa pani Dietrich pracowała bowiem jako montażystka w studiu produkcyjnym WDR, a większość jej pracy zajmowało oglądanie i wybieranie nie edytowanych klipów wideo oraz sprawdzanie efektów montażu na czterech różnorodnych narzędziach technicznych i sterowanych poprzez pulpit sterowniczy. Pani ta uważała, iż owe cztery stanowiska pracy należą do klasy stanowisk z monitorami ekranowymi, co powinno gwarantować jej dodatkowe przerwy.
W tym względzie sędziowie Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości, mając na uwadze cel dyrektywy 90/270/EWG, jakim jest ochrona zdrowia i bezpieczeństwa pracowników, uznali, iż termin monitor ekranowy w rozumieniu art. 2 lit. a tejże dyrektywy należy rozumieć szeroko i interpretować w sposób obejmujący monitory wyświetlające nagrania filmowe w formie analogowej lub cyfrowej. Poza tym, zawężając wykładnię art. 2 lit. a owej dyrektywy, która powodowałaby wyłączenie z jego zakresu stosowania ekranów wyświetlających nagrania filmowe, spowodowałaby pozbawienie znacznej rzeszy pracowników ochrony zapewnianej przez ową dyrektywę. Byłoby tak, pomimo, iż znajdują się oni w podobnej sytuacji, jak pracownicy, którzy korzystają z ekranów graficznych. To wszystko podważyłoby skuteczność dyrektywy. Z kolei pojęcie kabin sterowniczych maszyn i pojazdów, zawarte w art. 1 ust. 3 lit. a owej dyrektywy interpretować należy wąsko, ponieważ są one wyłączone z zakresu stosowania tej dyrektywy.
Niestety szkoda, iż w sytuacji uchwalania zmian do rozporządzenia w Polsce nie pochylono się nad tą kwestią bardziej. Szczególnie, iż pracownikom, których stanowiska pracy kwalifikują się jako objęte rozporządzeniem, przysługują dodatkowe uprawnienia. Mianowicie mają oni przede wszystkim prawo do zapewnienia okularów korekcyjnych, a po zmianach przepisów również szkieł kontaktowych, gdy wyniki badań okulistycznych wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Jakie jeszcze zmiany czekają pracodawców odnośnie do nowego brzmienia przepisów dotyczących wyposażenia i sprzętu zapewnianego pracownikom?
Otóż nowe brzmienie rozporządzenia sprawia, iż pracodawca zmuszony będzie do wymiany foteli dotychczas użytkowanych przez pracowników, gdy nie posiadają one regulowanych podłokietników. Do tej pory bowiem fotele musiały być jedynie wyposażone w podłokietniki, a po zmianach podłokietniki muszą być regulowane, by możliwe było ich odpowiednie dopasowanie.
Jednocześnie z nowych przepisów wynika, iż pracodawca, na życzenie pracownika, powinien zapewnić mu podnóżek. W tym względzie podczas prac projektowych rozporządzenia pojawiały się również wymogi specyfikacyjne samego podnóżka, jednak w ostatecznej wersji przepisów takich wymogów nie ma, co daje pracodawcom pewną swobodę wyboru.
Ważnym jest, iż zmiany wynikające z brzmienia rozporządzenia dotyczą również pracowników zdalnych, gdzie przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia takim pracownikom materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. W odniesieniu do pracowników zdalnych, w przypadku fotela, pracodawcy takiego obowiązku nie mają, bowiem zgodnie z przeważającym poglądem ekspertów oraz interpretacjami inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy, wyposażenie, czyli krzesło czy biurko, nie może być uważane za materiały i narzędzia pracy, a tym samym pracodawca nie ma obowiązku ich zapewniania. Nic nie stoi oczywiście na przeszkodzie, by zatrudniający zakupił takie wyposażenie dla pracownika, lecz jest to wyłącznie uprawnienie, a nie obowiązek.
Jednocześnie pracodawców czeka również konieczność zaktualizowania informacji dotyczącej bezpieczeństwa i higieny pracy przy pracy zdalnej, a następnie zapoznania pracowników z owymi zmianami.
Tym samym, jak widać, rozporządzenie nie wprowadza jakichś rewolucyjnych zmian, a jedynie pewne modyfikacje w zakresie przystosowania stanowisk pracy. Podczas prac nad brzmieniem nowego rozporządzenia projekt spotykał się z krytyką, z uwagi chociażby na brak dostosowania do szybko postępujących zmian technologicznych, czy też uwzględniania takich stanowisk, jak chociażby praca przy kasie fiskalnej, gdzie również często mamy do czynienia z monitorem porównywalnej wielkości do tego używanego przez pracowników biurowych. Jednocześnie w rozporządzeniu zabrakło też bezpośredniego odniesienia do pracowników zdalnych, co też należy ocenić negatywnie.
W powyższym zakresie ważnym jest, iż rozporządzenie wchodzi w życie 17 listopada bieżącego roku, a pracodawcy otrzymali 6 miesięcy na dostosowanie się do nowych przepisów. Tym samym oznacza to, iż zapewne po 16 maja przyszłego roku spodziewać się należy kontroli przeprowadzanych przez odpowiednie organy w zakresie przestrzegania nowych zasad związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy.
Podsumowując, po 25 latach mamy do czynienia ze zmianami w zakresie przepisów dotyczących wyposażenia i sprzętu zapewnianego pracownikom przez pracodawców. Weszło bowiem w życie nowe rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej, które zmienia rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Niestety brzmienie nowych przepisów nie do końca jest precyzyjne, zawierając pewne wątpliwości interpretacyjne, a poza tym są tam też zagadnienia, które niestety pominięto, a tym samym nie wprowadzono przepisów czy też wytycznych zgodnych z najnowszym rozwojem technologicznym stanowisk pracy.
