Coraz więcej przedsiębiorstw zatrudnia w swoich szeregach informatyków. Współczesna gospodarka ulega cyfryzacji i jest to proces nieodwracalny. Praktycznie w każdej dziedzinie widzimy, iż nie udaje się już obejść bez cyfrowych technologii. Tym samym informatyk jako osoba odpowiedzialna w głównej mierze za stronę cyfrową danego przedsiębiorstwa, staje się niezbędny. Dużym wyzwaniem dla pracodawców jest takie zaplanowanie systemu pracy i godzin, by było to w zgodzie z obowiązującymi przepisami. Ponadto, nie lada problemem jest też zmiana zapisów w już istniejących umowach.
Jak prawidłowo zorganizować pracę informatyków?
Organizacja czasu pracy zespołu informatyków, zgodnie z przepisami prawa pracy, to nie lada wyzwanie. Ich pracę bardzo trudno usystematyzować, pracują w różnych godzinach i różnych porach dnia, często nawet w weekendy, wręcz 24 godziny na dobę. Poza tym zdarza im się też nierzadko pracować zdalnie, zatem bardzo trudno w tej sytuacji mówić o systematyce.
Ta systematyka jest jednak wymogiem, jaki przed pracodawcą stawia kodeks pracy i inne unormowania prawne w tym zakresie. Pracodawca musi przestrzegać norm czasu pracy, zasad dotyczących organizowania pracy w soboty, niedziele i święta oraz zapewnić minimalne, nieprzerwane okresy dobowego i tygodniowego wypoczynku.
Kto jest prawnym organizatorem czasu pracy pracowników?
Zgodnie z kodeksem pracy to pracodawca odpowiada za właściwe zorganizowanie czasu pracy pracowników. Wynika to bezpośrednio z charakteru stosunku pracy, który cechuje się tym, że pracownik wykonuje pracę w sposób podporządkowany pracodawcy co do miejsca, czasu oraz sposobu jej wykonywania. Zatem to pracodawca decyduje o tym w jakim systemie pracownicy wykonują pracę i w jakich godzinach.
Decyzja na ten temat powinna zostać zapisana w układzie zbiorowym pracy, a jeśli takiego nie ma, to w regulaminie pracy. W przypadku pracodawców zatrudniających poniżej 50 pracowników, informację o systemie i rozkładzie czasu pracy należy zamieścić w obwieszczeniu.
Jak pracodawca może wprowadzić zmiany w zakresie systemu i godzin pracy?
Podstawa do wprowadzenia zmian jest adekwatna do zasad na jakich dany dokument został wprowadzony. Jeżeli pracodawca unormował zasady systemu i godzin pracy w regulaminie, to ewentualne zmiany wprowadza w formie aneksu do tegoż regulaminu. Co istotne, jeżeli nie działają u niego związki zawodowe zrobi to samodzielnie, jeśli natomiast ma choćby jeden związek zawodowy, wówczas musi te zmiany wprowadzić w uzgodnieniu z organizacją związkową. Zmiany wchodzą w życie w terminie dwóch tygodni od ich ogłoszenia.
Pracownik ma obowiązek do zmian się zastosować, nawet jeśli ma do nich negatywny stosunek. Pracodawca nie ma obowiązku pytać pracownika o zdanie. Jeśli natomiast pracownik nie będzie się stosował do regulaminu pracy (np. w odniesieniu do systemu pracy i godzin pracy) pracodawca może wyciągnąć wobec niego konsekwencje. Może ukarać go naganą lub upomnieniem, wypowiedzieć umowę o pracę, a w skrajnych przypadkach zwolnić dyscyplinarnie.
A jak zmienić zasady i system pracy, gdy te postanowienia wpisane są bezpośrednio w umowie o pracę?
Gdy musimy dokonać zmian w umowie odnośnie godzin pracy i systemu pracy z informatykiem już pracującym, taka zmiana wymaga zgody obu stron. Jeśli pracownik takiej zgody nie wyrazi, pracodawca może wręczyć mu wypowiedzenie zmieniające warunki pracy. Ma ono taki skutek, że biegnie okres wypowiedzenia, a w jego trakcie (dokładnie do połowy okresu wypowiedzenia) pracownik może zdecydować, czy przyjmuje nowe warunki, czy też nie. Jeśli ich nie przyjmie (musi to sformułować na piśmie), wówczas umowa ulegnie rozwiązaniu z ostatnim dniem okresu wypowiedzenia. Jeżeli natomiast przyjmie nowe warunki bądź zachowa się milcząco, po ostatnim dniu okresu wypowiedzenia obowiązują go nowe warunki.
Jakie systemy zatrudnienia może pracodawca zastosować wobec informatyków?
Zasadniczo wyróżnić możemy trzy systemy pracy, adekwatne do pracy informatyków.
- System zadaniowy
W tym systemie pracodawca rozlicza pracownika z wykonanych zadań, a nie z godzin rozpoczęcia czy zakończenia pracy. To oznacza, że pracownik może zupełnie dowolnie rozpoczynać i kończyć pracę, bez możliwości narzucenia mu godzin pracy, choćby od 8-ej do 16-ej.
System zadaniowego trybu pracy pracodawca może wprowadzić, jeśli jest to uwarunkowane rodzajem pracy (np. praca twórcza) lub organizacją (gdy pracodawcy nie zależy by praca była rozpoczynana i kończona o określonych godzinach, lecz by wykonane były postawione zadania). Ponadto znaczenie ma w tym przypadku również miejsce pracy, gdy mamy do czynienia z pracownikami terenowymi czy pracą zdalną. Ten system pracy bardzo dobrze będzie odpowiadał specyfice zadań informatyka.
- System podstawowy
To najbardziej powszechny system pracy, przyjęty w przedsiębiorstwach. Pracownik pracuje 8 godzin dziennie, przez pięć dni w tygodniu, w określonych z góry godzinach, dostosowanych do danego pracodawcy. Jeżeli wystąpią szczególne potrzeby pracodawcy czy awarie, wówczas pracownicy wypracowują godziny nadliczbowe. Pracodawca będzie musiał je rozliczyć, płacąc wynagrodzenie wraz z odpowiednim dodatkiem lub udzielając dni wolnych. Czas wolny, na wniosek pracownika, udzielany jest w stosunku 1:1, tzn. za jedną godzinę nadliczbową przysługuje jedna godzina wolna z podstawowego czasu pracy. Jeśli natomiast pracownik tego wniosku nie złoży, wówczas pracodawca musi dać godziny wolne w wymiarze 1:1,5. Ten system wydaje się być najtrudniejszy do zastosowania w przypadku informatyków.
- System równoważny
Jeśli pracodawca uznaje, że będą okresy, gdy będzie potrzebował pracowników w wymiarze dłuższym niż 8 godzin, a z kolei w innym czasie w okresach krótszych, powinien zastosować system równoważny. To rozwiązanie daje możliwość swobodnego dopasowywania czasu pracy pracownika, ale przy pewnych regułach. W danym dniu pracownik może pracować dłużej niż 8 godzin, ale maksymalnie może to być 12 godzin. W zamian za to w kolejnym dniu powinien pracować krócej bądź mieć dzień wolny. Taki system pracy wymaga jednak, by pracodawca planował go i zapisywał w grafikach. Grafiki powinny być tworzone co najmniej na cały miesiąc kalendarzowy i podawane do wiadomości pracownikom na tydzień przed rozpoczęciem tego miesiąca. Muszą one zostać udostępnione pracownikom w sposób umożliwiający im zapoznanie się z nimi. Również w tym systemie może dochodzić do pracy w wymiarze nadliczbowym, która podlega podobnym systemom rozliczeń, jak w przypadku systemu podstawowego. To również pewna alternatywa do zatrudniania informatyków.
Jakie są argumenty oraz możliwości zatrudnienia informatyków w poszczególnych systemach pracy?
Zarówno w podstawowym, jak i równoważnym systemie pracy możliwe jest organizowanie pracy pracowników w systemie zmianowym. To pozwala, przy odpowiedniej ilości pracowników, zapewnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa w zakresie pracy ciągłej, czyli przez 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę. Jeśli zatem u przedsiębiorcy istnieje potrzeba zorganizowania pracy informatyków przez okres dłuższy niż 8 godzin, można wtedy skorzystać z systemu zmianowego, z wykorzystaniem systemu podstawowego. Równie dobrym rozwiązaniem będzie też system równoważny, z rozplanowaniem pracy w okresach dłuższych niż 8 godzin.
Za każdym razem należy jednak wtedy pamiętać o konieczności zapewnienia pracownikowi 11 godzin nieprzerywanego odpoczynku na dobę i 35 godzin nieprzerywanego odpoczynku w weekend. Jedynym odstępstwem mogą być tutaj awarie, ale wtedy taki wymagany odpoczynek należy zapewnić w innym terminie.
Niezależnie od przyjętego systemu pracy należy pamiętać o zasadach rozliczania pracy w szóstym dniu tygodnia oraz w niedziele i święta. Za pracę w szóstym dniu tygodnia pracownik musi otrzymać inny dzień wolny do końca danego okresu rozliczeniowego. Z kolei praca w niedziele i święta musi zostać zrekompensowana dniem wolnym na 6 dni przed przepracowaną niedzielą/świętem lub 6 dni po nich. W przypadku braku możliwości udzielenia dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego, pracodawca musi wypłacić wynagrodzenie za ten dzień plus 100% dodatku. Należy też pamiętać, że możliwość organizowania pracy w niedziele i święta musi wynikać ze spełnienia określonych przesłanek. Są to między innymi praca zmianowa oraz konieczność usuwania awarii.
Podsumowując stwierdzić należy, iż nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie który system pracy będzie najlepszy dla informatyków. To jest uzależnione od specyfiki danego przedsiębiorstwa, jego możliwości i organizacji pracy. Tym niemniej możliwości odpowiedniego dopasowania systemu pracy do ich charakteru są duże.
