+
KSSERVICE

Postępowanie wyjaśniające w przedsiębiorstwie

Postępowanie wyjaśniające w przedsiębiorstwie
18/08/2020

Dobrą praktyką każdego przedsiębiorcy byłoby wprowadzenie aktu wewnętrznego, w którym jasno i precyzyjnie określone zostałyby działania, jakie będą podejmowane z chwilą wpłynięcia skargi od pracownika. To bowiem spowoduje znacznie przyspieszenie biegu takich spraw i uzyskanych rozstrzygnięć.

Co wiadomo o postępowaniach wyjaśniających w przedsiębiorstwach?

Otóż wewnętrzne postępowania wyjaśniające dotyczą coraz bardziej skomplikowanych i trudnych do jednoznacznej oceny zagadnień. Skargi wpływające od pracowników dotyczą już bowiem nie tylko zachowań dotykających problemu mobbingu czy też dyskryminacji, ale także nadużywania pozycji przez managerów, nieodpowiedniego wykorzystywania sprzętu służbowego czy też powierzchni magazynowych do celów nie związanych z prowadzoną przez pracodawcę działalnością.

By z kolei sprawnie i prawidłowo zareagować na takie zgłoszenia, wskazanym byłoby dokładne zaplanowanie działań, które pracodawca może podjąć w celu wyjaśnienia zgłaszanych skarg. W tym kontekście stworzenie i wdrożenie spójnego aktu wewnętrznego w tym zakresie wydaje się nad wyraz racjonalne i potrzebne. Taki akt powinien stanowić swoistą mapę, która w sposób przystępny wskazywać będzie krok po kroku kto i jakie czynności wyjaśniające powinien podejmować, by zgłoszoną skargę wyjaśnić.

Jednym z pierwszych zagadnień winno być wybranie organu, który daną skargę będzie rozpatrywał, określenie jego składu, zasad powoływania oraz zakresu kompetencji. W praktyce jest to najczęściej specjalna komisja w składzie od 3 do 5 osób, wyznaczanych przez pracodawcę. Z kolei w kompetencjach takiego organu winna znaleźć się możliwość wysłuchania stron postępowania oraz świadków, jak i zebranie oraz przeanalizowanie wszelkich możliwych dowodów w sprawie. Efektem zaś prac owej komisji winien być raport z uzasadnieniem.

W skład takiej komisji nie powinny wchodzić osoby bezpośrednio lub pośrednio zainteresowane rozstrzygnięciem, w tym szczególnie przełożeni stron postępowania, jak i osoby ze ścisłego kierownictwa danego przedsiębiorstwa. Z praktyki wiadomo bowiem, iż obecność takich osób znacznie utrudnia otwartą i szczerą rozmowę na temat zaistniałej sytuacji. Nie ma natomiast żadnych przeciwskazań, by członkiem komisji został zewnętrzny doradca prawny, będący specjalistą prawa pracy.

Jak zatem sprawnie przeprowadzić takie postępowanie wyjaśniające?

Otóż by dane postępowanie uznane zostało za przeprowadzone sprawnie, okres jego trwania powinien być pomiędzy kilkoma dniami, a dwoma tygodniami. Oczywiście pod warunkiem, iż sprawa nie jest bardzo skomplikowana, a materiał do przeanalizowania ogromny. Co ważne w tym kontekście to fakt, iż należy z ostrożnością podchodzić do określania terminu przeprowadzania postępowania wyjaśniającego w wewnętrznych przepisach o zasadach prowadzenia takich postępowań. Jest to bowiem o tyle ważne, iż jakiekolwiek uchybienie odnośnie terminu skutkować może podważaniem zasadności wyciągniętych konsekwencji dyscyplinarnych.

Generalnie odpowiednie tempo prowadzenia tegoż postępowania ma znaczenie z dwóch powodów:

  • pokazuje, iż pracodawcy zależy na wyjaśnieniu skargi
  • upływ czasu ma duży wpływ na rodzaj i zasadność podejmowanych decyzji

Niezmiernie ważną kwestią odnośnie prowadzenia postępowania wyjaśniającego jest jego poufność. W toku bowiem prowadzenia postępowania poruszane mogą być bardzo wrażliwe tematy, których ujawnienie mogłoby doprowadzić nawet do naruszenia dóbr osobistych danego pracownika. Do tego dochodzi też konieczność zapewnienia, by wyjaśnienia strony lub świadka nie wpływały na wyjaśnienia innych osób biorących udział w postępowaniu.

Samą poufność najlepiej zapewnić poprzez prawidłowe zebranie dowodów oraz wysłuchanie stron. Ważne jest zatem przestrzeganie kilku zasad:

  • osoby zbierające dane dla komisji nie powinny wiedzieć, dlaczego to robią i kogo te dane dotyczą
  • wysłuchania stron i świadków powinny odbywać się w takim miejscu i czasie, by osoby stawające przed komisją po sobie nie spotykały się
  • protokoły i raporty powinny być zanonimizowane, by nie było żadnych możliwości ustalenia tożsamości osoby składającej dane wyjaśnienia
  • strony postępowania powinny zostać poinformowane jedynie o wyniku postępowania, bez uzasadnienia oraz możliwości wglądu w zebraną dokumentację
  • uzasadnienie rozstrzygnięcia postępowania powinno być udostępnione jedynie pracodawcy, by na tej podstawie mógł on podjąć dalsze działania w stosunku do ewentualnych sprawców naruszeń

Co należy czynić z efektem prac komisji zajmującej się postępowaniem wyjaśniającym?

Generalnie celem działania komisji jest analiza faktów, a nie decydowanie czy doszło do niepożądanego zachowania oraz jakie konsekwencje należy wyciągnąć wobec sprawcy. Komisja zatem musi określić co w danej sprawie się wydarzyło i kto w tym brał udział. Ewentualne sankcje i inne decyzje leżą już w gestii pracodawcy.

Raport prac komisji może wprawdzie zawierać niewiążące rekomendacje odnośnie kwalifikacji czynu czy też potencjalnych konsekwencji służbowych, jednakże to rolą pracodawcy jest podjęcie ostatecznej decyzji, bez konieczności brania pod uwagę sugestii komisji.

Podsumowując, w dobie rosnącej świadomości społeczeństwa i coraz szerszego kręgu spraw, które budzić mogą powody do wniesienia skargi, rzeczywiście dobrym pomysłem wydaje się być unormowanie w przepisach wewnątrzzakładowych zasad prowadzenia postępowania wyjaśniającego. To świadczy bowiem o poważnym podejściu samego pracodawcy do problemów pracowniczych, jak i autentycznej chęci zapobieżenia tego typu sytuacjom w przyszłości.