+
KSSERVICE

Praca urzędników w trybie zdalnym

Praca urzędników w trybie zdalnym
19/06/2020

Praca urzędników w trybie zdalnym

Panujący w Polsce już od marca stan epidemii powoduje, iż zarówno pracodawcy, jak i urzędy, wypracowały sobie metody pracy zdalnej. O ile jednak do tej pory praktycznie każdy urząd samodzielnie do tej kwestii podchodził, to obecnie, w ramach tarczy antykryzysowej 4.0, wprowadzane są w życie konkretne rozwiązania, do których należy się dostosować.

Czym jest praca zdalna i czy można to rozwiązanie stosować według potrzeb?

Generalnie przyjmuje się, iż praca zdalna to taka, którą wykonuje się z wykorzystaniem komputera, Internetu czy też telefonu. Należy jednak pamiętać, iż to pojęcie jest znacznie szersze. Bowiem poza świadczeniem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji publicznej na odległość, ustawodawca wspomina też o pracach wytwórczych i świadczeniu usług materialnych.

Zatem o pracy zdalnej można mówić nie tylko w kontekście osób wykonujących prace biurowe zdalnie, ale też i o takich, którzy są w stanie stworzyć produkt w warunkach domowych, by następnie dostarczyć go do pracodawcy.

Pracy zdalnej jako takiej nie można stosować dowolnie, gdyż w polskich realiach dotyczy konkretnej sytuacji, jaką jest panujący stan epidemii i związane z nim zagrożenie epidemiologiczne. Ponadto obowiązująca ustawa z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374 ze zm.), zwana dalej specustawą, przewiduje, iż polecenie wykonywania pracy zdalnej ma być wydane w celu przeciwdziałania zarażeniu COVID-19 i na konkretnie oznaczony czas.

A co w sytuacji, gdy ktoś nie ma możliwości wykonywania pracy z domu, czy też brakuje mu umiejętności technicznych?

Otóż zgodnie z założeniami tarczy 4.0 praca zdalna będzie możliwa tylko wtedy, gdy pracownik posiada lokalowe i techniczne możliwości do jej wykonywania poza stałym miejscem zatrudnienia i w zgodzie z art. 3 specustawy dysponuje umiejętnościami koniecznymi do jej wykonywania. Jeżeli jednak pracownik powyższych warunków nie spełnia, wówczas uzasadniona będzie odmowa wykonywania pracy w formie zdalnej.

Co również bardzo istotne, to fakt, iż za sam sprzęt do wykonywania pracy zdalnej odpowiedzialny jest pracodawca, gdyż brak umiejętności po stronie pracownika, czy też możliwości technicznych nie może być przyczyną jego odpowiedzialności za niepodjęcie wykonywania pracy w formie zdalnej. Niestety w tym względzie zapewne pojawią się dość dwuznaczne sytuacje, gdy pracownik będzie uważał, iż takowych możliwości nie ma, a pracodawca wręcz odwrotnie.

Odrębną kwestią jest sprawa zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa informacji i poufności danych. Przecież w warunkach pracy zdalnej to zagrożenie jest znacznie większe.

Jak zatem można odnieść się do sytuacji zapewnienia bezpieczeństwa danych i informacji?

Biorąc pod uwagę brzmienie przepisów tarczy 4.0 można zakładać, iż w przypadku pracy zdalnej wykonywanych na środkach technicznych będących prywatną własnością pracownika to po jego stronie leży obowiązek zapewnienia ochrony takich elementów, jak chociażby:

  • informacje poufne
  • tajemnice prawnie chronione
  • tajemnice przedsiębiorstwa

Jednakże takie rozwiązanie wydaje się być sprzeczne z obowiązkiem pracodawcy polegającym na zapewnieniu pracownikowi odpowiednich środków do wykonywania pracy zdalnej. Zatem w tej sytuacji należałoby wręcz oczekiwać odpowiedniego wsparcia technicznego ze strony pracodawcy.

Kiedy polecenie wykonywania pracy zdalnej może zostać cofnięte i jak taką formę pracy należy ewidencjonować?

Otóż w zgodzie z tarczą antykryzysową 4.0 polecenie wykonywania pracy w formie zdalnej może zostać cofnięte w każdej chwili, zatem i z dnia na dzień. Z kolei sposób ewidencjonowania wykonywania takiej formy pracy zależy już od pracodawcy i jego potrzeb kontroli pracowników.

Zatem to pracodawca musi określić jak będzie kontrolował poziom wykonania powierzonych zadań oraz jakie informacje powinien zawrzeć pracownik w ewidencji, jak i jak często ją uzupełniać.

A co z bezpieczeństwem i higieną pracy (bhp) w przypadku pracy świadczonej w formie zdalnej?

W pierwotnej wersji tarczy 4.0 przewidywano, iż odpowiedzialność pracodawcy w ramach bhp miała być ograniczona jedynie do tych środków pracy, które przekazał on pracownikowi. Takie rozwiązanie budziło jednak sporo wątpliwości, będąc generalnie w sprzeczności z ogólnymi przepisami kodeksu pracy. Z tego też powodu zostało usunięte.

Jednakże z drugiej strony trudno ustalić tutaj inne zasady odpowiedzialności, a należy pamiętać, iż prawdopodobieństwo wystąpienia wypadku przy pracy zdalnej jest równie wysokie, jak w sytuacji tradycyjnej pracy biurowej.

Jeżeli zatem takie zdarzenie będzie miało miejsce, obowiązkiem pracodawcy będzie wyjaśnienie jego przyczyn i okoliczności. I w tym temacie pojawić się mogą poważne kłopoty, gdyż pracodawca nie ma rzeczywistej i pełnej kontroli nad bezpiecznymi i higienicznymi warunkami pracy, a często bark jest też wiarygodnych świadków zdarzenia.

W takiej sytuacji dobrze by było, gdyby pracodawca już na etapie zlecania wykonywania pracy w formie zdalnej zapewnił sobie od pracownika jego zgodę na ewentualne zbadanie miejsca wypadku, jak i zebranie dowodów. Oczywistym jest też, iż jeśli do wypadku dojdzie wskutek nieprzestrzegania przez pracownika zasad bhp, wówczas nie ponosi od odpowiedzialności za powstałe zdarzenie.

Podsumowując, nagła sytuacja kryzysowa w postaci epidemii koronawirusa spowodowała, iż praca zdalna stała się zdecydowanie bardziej popularna. Wielu pracodawców przekonało się też, iż wykonywanie pracy w taki sposób może być nie tylko wygodne i praktyczne, ale może też dawać spore oszczędności. Zatem spodziewać się należy, iż nawet po ustaniu epidemii będą oni chętnie spoglądać na możliwość powierzenia wykonywania pracy w ten sposób. Zatem być może warto byłoby już teraz rozpocząć rozmowy na temat ujednolicenia wykonywania pracy w ten sposób, by uniknąć nieporozumień i pułapek.