Praca zdalna, a telepraca

Generalnie zasady pracy zdalnej ustalone są na podstawie specustawy z dnia 2 marca 2020 roku, a ich obowiązywanie zostało ostatnio przedłużone do 3 miesięcy po ustaniu stanu epidemii lub też zagrożenia epidemicznego. Niestety, w porównaniu z telepracą unormowaną już od lat w polskim kodeksie pracy, przepisy o pracy zdalnej są lakoniczne. Stąd też pracodawcy często sami regulują pewne kwestie w regulaminach pracy, by ten rodzaj świadczenia pracy nie powodował zagrożeń.

Co dziś wiemy o pracy zdalnej i podstawach jej funkcjonowania?

Otóż samo wykonywanie pracy poza siedzibą pracodawcy, czy to stałe, czy też incydentalne, nie jest zjawiskiem nowym, to pojęcie pracy zdalnej zaczęło tak naprawdę funkcjonować w polskim systemie prawnym wraz z pojawieniem się epidemii COVID-19. Generalnie dopiero bowiem w specustawie z dnia 2 marca 2020 roku zapisano, iż „pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania”.

Praktyka pokazała jednak szybko, iż takie lakoniczne zapisy są niewystarczające. Stąd też kolejne odsłony tarcz antykryzysowych doprecyzowały pewne kwestie i obecnie wykonywanie pracy w formie zdalnej może zostać polecone, jeżeli:

• pracownik posiada umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do jej wykonywania
• pozwala na to rodzaj pracy

Praca zdalna w szczególności powinna być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub też dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych. Co ważne, polecenie wykonywania pracy zdalnej może zostać cofnięte przez pracodawcę w każdym czasie.

Jakie zagadnienia są istotne przy wykonywaniu pracy w formie zdalnej?

Na pewno istotnym zagadnieniem jest sprawa korzystania z urządzeń i materiałów niezbędnych do jej wykonywania. Co do zasady elementy te powinien zapewnić pracodawca. Jeśli jednak pracownik nie korzysta z firmowych rzeczy, wówczas musi zadbać o to, by używany przez niego sprzęt zapewniał poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych (w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, danych osobowych czy też informacji, które mogłyby narazić pracodawcę na szkodę).

Inną, równie ważną kwestią, jest też ewidencjonowanie czasu pracy. W tym elemencie przepisy nie wskazują konkretnych rozwiązań. Należy zatem przyjąć, iż obowiązują tutaj standardowe zasady. Dodatkowo, na polecenie pracodawcy, pracownik pracujący zdalnie ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonywanych czynności. Forma i jej częstotliwość pozostają w gestii zatrudniającego.

Przepisy o pracy zdalnej są jednak nadal mocno lakoniczne, nie normując wielu ważnych kwestii, jak chociażby:

• zasady porozumiewania się pracownika i pracodawcy podczas wykonywania pracy w formie zdalnej
• zasady bhp
• zasady przyznawania ekwiwalentu za użytkowanie przez pracownika prywatnego sprzętu do świadczenia pracy

Pracodawcy zatem często sami starają się te kwestie unormować, zawierając odpowiednie zapisy w porozumieniach z pracownikiem czy też regulaminach pracy zdalnej.

A jak na tym tle przedstawia się telepraca, unormowana już od dawna w polskim kodeksie pracy?

Zasady świadczenia pracy w formie telepracy obowiązują w Polsce już od 2007 roku. Zgodnie z kodeksem pracy jest to praca „regularnie wykonywana poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną”.

Telepraca może zostać wprowadzona w porozumieniu z organizacjami związkowymi, a jeśli takiego porozumienia nie da się osiągnąć, bądź też w danym zakładzie nie działają związki zawodowe, w regulaminie wprowadzonym po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Sama decyzja o tym, iż praca danej osoby będzie wykonywana w formie telepracy może być podjęta już na etapie zawierania umowy o pracę, jak i w trakcie jej trwania. Co ważne, pracodawca jest wówczas zobowiązany do:

• dostarczenia pracownikowi sprzętu niezbędnego do wykonywania obowiązków
• dbałości o ubezpieczenie tegoż sprzętu
• pokrycie kosztów jego instalacji, serwisu i eksploatacji
• zapewnienia niezbędnej pomocy technicznej

Telepracownik ma prawo przebywać na terenie zakładu pracy, czy też korzystać z infrastruktury socjalnej, na takich samych zasadach, jak pozostali pracownicy. Pomimo, iż telepraca wykonywana będzie w domu pracownika, rolą pracodawcy jest zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, z wyłączeniem:

• obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń
• zapewnienia urządzeń sanitarnych

Pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy w formie telepracy, jednakże za zgodą pracownika i kontrola ta obejmować może jedynie:

• wykonywanie pracy
• instalację, inwentaryzację, konserwację lub naprawę powierzonego sprzętu
• kwestie bhp

Czym zatem różni się telepraca od pracy zdalnej unormowanej w specustawie?

Różnice pomiędzy tymi dwoma rodzajami pracy wykonywanej poza zakładem pracy są dość istotne. Telepraca jest unormowana w kodeksie pracy, natomiast praca zdalna ma swoje podstawy jedynie w specustawie z dnia 2 marca 2020 roku. Praca zdalna z założenia ma mieć charakter raczej incydentalny, a telepraca stały. Wprowadzenie pracy zdalnej w przedsiębiorstwie, w odróżnieniu od telepracy, nie wymaga zawierania porozumień ze związkami zawodowymi czy też zawierania tych postanowień w regulaminie pracy.

Niejasne są też przy pracy zdalnej obowiązki pracodawcy w kwestii bhp czy możliwości kontroli, w odróżnieniu od telepracy, gdzie kwestie te są precyzyjnie określone.

Obecne realia w Polsce są takie, iż choć zadania służbowe wykonywane są z domu, to nie są spełnione warunki, by można to było uznać za telepracę. Z uwagi bowiem na to, iż sporadyczna praca zdalna w odróżnieniu od telepracy nie jest szczegółowo uregulowana w polskim systemie prawnym, pracodawca ma znaczną swobodę w zdefiniowaniu jej zasad.

Czy uregulowanie zasad pracy zdalnej przez pracodawcę ma znaczenie?

Otóż tak, i to duże, głównie ze względu na jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy, mianowicie zapewnienie zatrudnionym bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Zgodnie bowiem z kodeksem pracy, niezależnie od tego, gdzie są wykonywane obowiązki służbowe (w zakładzie pracy, domu czy też innym miejscu), to właśnie zatrudniający ponosi odpowiedzialność za bezpieczeństwo zatrudnionego, w tym i za ewentualne wypadki przy pracy. Stąd też stworzenie instrukcji w tym zakresie i zobowiązanie pracowników do jej przestrzegania jest nader ważne dla pracodawcy w kontekście ewentualnej odpowiedzialności odszkodowawczej.

Poza kwestią bhp w takim wewnętrznym akcie warto doregulować też zasady przestrzegania polityk czy też procedur postępowania z informacjami stanowiącymi tajemnicę przedsiębiorstwa lub podlegającymi pod przepisy o ochronie danych osobowych. Takie regulacje mogą być przydatne zarówno teraz, jak i w przyszłości, po okresie epidemii, gdyż wszystkie dane na to wskazują, że reguły pracy zdalnej znajdą też swe odzwierciedlenie w kodeksie pracy (wspólne prace rządu i strony społecznej na ten temat mają rozpocząć się jeszcze we wrześniu).

Jak zatem powinny wyglądać nowe regulacje w zakresie pracy zdalnej?

Generalnie należy mieć nadzieję, iż nowe przepisy o pracy zdalnej uwzględnią wszystkie wyżej nieuregulowane aspekty, by pracodawcy nie musieli w tym względzie tworzyć własnych rozwiązań. Jednocześnie jednak powinny być one na tyle elastyczne, by umożliwić wykonywanie obowiązków w formie zdalnej jak najszerszemu gronu zatrudnionych.

Wydaje się, iż nowe przepisy należałoby wzorować na istniejących już rozwiązaniach dotyczących telepracy, przy czym powinny być one zdecydowanie mniej rygorystyczne. Podstawą powinno być porozumienie z pracownikiem (ewentualnie wewnątrzzakładowy regulamin), gdzie określano by takie elementy jak:

• miejsce wykonywania pracy zdalnej
• sposób przekazywania jej rezultatów
• sposób i częstotliwość ewidencjonowania wykonywanego zadania
• odpowiedzialność za dostarczenie sprzętu, jego instalację i konserwację
• unormowania odnośnie ewentualnego ekwiwalentu pieniężnego w związku z wykonywaniem pracy poza zakładem pracy
• zasady bhp

Podsumowując, praca zdalna jako nowa forma wykonywania obowiązków służbowych jest potrzebna i miejscem docelowym jej uregulowań powinien być kodeks pracy. W porównaniu z istniejącą już tam telepracą jest ona znacznie bardziej elastyczna i jako taka powinna pozostać. Tym niemniej w porównaniu z obecnymi jej podstawami funkcjonowania, wynikającymi ze specustawy, jest kilka kwestii, które należy doregulować. Wszystko po to, by przedsiębiorcy nie musieli sami tworzyć nowych rozwiązań, a z drugiej strony by mieli prawne podstawy do zlecania wykonywania pracownikom pracy poza biurem również w czasie po epidemii.