Wiele wskazuje na to, iż wykonywanie pracy w formie zdalnej będzie powiązane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego. Obejmie on koszty dostępu do Internetu, jak i podwyższone rachunki za energię elektryczną. Jednak miejsce wykonywania swych obowiązków będzie trzeba zawsze uzgodnić z pracodawcą. Takie są założenia ostatniej wersji projektu zmian kodeksu pracy.
Jakich rozwiązań należy zatem oczekiwać w kontekście nowelizacji kodeksu pracy?
Obecnie trwają prace, ze strony urzędników Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii, nad nowelizacją kodeksu pracy, która ma wprowadzić na stałe możliwość pracy zdalnej. Przewiduje się, iż zatrudnieni będą mieć mniej swobody w określaniu miejsca świadczenia pracy, gdyż każdorazowo będą musieli uzgadniać to z pracodawcą.
Z kolei zatrudniający będzie zobowiązany do zapewnienia narzędzi umożliwiających zdalne świadczenie zadań, jak i pokrycia bezpośrednich kosztów, jakie pracownik ponosi w związku z taką formułą świadczenia pracy (w formie ryczałtu, którego wysokość ustala się z pracownikiem).
Co do zasady pracę zdalną będzie można stosować jedynie za zgodą zatrudnionego, natomiast pracodawca będzie mógł ją samodzielnie polecić tylko w razie:
- epidemii
- klęski żywiołowej
- gdy nie jest w stanie zapewnić bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie (lecz nie z własnej winy, przykładowo po pożarze lub awarii)
Co zatem nowego znalazło się w tej wersji projektu nowelizacji kodeksu pracy?
Otóż największe zmiany dotyczą pojawienia się w projekcie zapisów o udzieleniu pracownikom rekompensaty kosztów, jakie ponoszą oni w związku z pracą zdalną. Obecny projekt przepisów przewiduje jednoznacznie, iż jeśli zatrudniony będzie wykorzystywał swoje materiały lub narzędzia do wykonywania pracy (przykładowo swój prywatny dostęp do Internetu), wówczas pracodawca musi mu wypłacić ekwiwalent.
Co do zasady nie będzie on określony kwotowo, lecz pracodawca zobowiązany będzie do ustalenia w porozumieniu ze związkami zawodowymi zasad jego udzielania, jak i sposobu kwalifikowania kosztów, które będą nim objęte. Natomiast ostateczna wysokość ekwiwalentu ma być ustalona bezpośrednio z pracownikiem, który będzie świadczył pracę w sposób zdalny.
Jak bowiem zauważa Piotr Wojciechowski, adwokat z Kancelarii Adwokackiej Piotr Wojciechowski, w przypadku pracy zdalnej mamy do czynienia z sytuacją, gdy dom zatrudnionego staje się jego miejscem pracy. Stąd też pracodawcy powinni starać się zapewnić warunki zbliżone do tych panujących w biurze, również w zakresie ponoszenia kosztów związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych.
Projekt nowelizacji kodeksu pracy przewiduje, iż zatrudniający będzie musiał zrekompensować podwładnemu koszty dostępu do Internetu i podwyższone rachunki za energię elektryczną. Przepisy jednak nie zobowiążą pracodawcy wprost do partycypowania w takich podwyższonych kosztach, jak chociażby zwiększone zużycie wody lub środków czystości bądź opłaty za wywóz śmieci.
Małgorzata Lorenc, właściciel Lorenc – Doradztwo Kadrowe nie wyklucza jednakże, iż w razie sporów na tym tle sądy będą mogły uznać, iż również właśnie inne koszty ponoszone w domu wynikają bezpośrednio z wykonywania pracy w sposób zdalny, a tym samym powinny być uwzględnione w ryczałcie.
Co jeszcze wiadomo o projektowanym rozwiązaniu w postaci ekwiwalentu za pracę zdalną?
Ważnym jest, iż ekwiwalent projektowany w kodeksie pracy ma być nieopodatkowany. Dostarczenie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, jak i pokrycie kosztów bezpośrednich związanych z wykonywaniem pracy zdalnej nie będzie stanowić przychodu, w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.
I taka propozycja jest zgodna z wnioskami zarówno związków zawodowych, jak i organizacji pracodawców, które to stanowisko było wspólnym, wypracowanym podczas negocjacji w ramach Rady Dialogu Społecznego. Zatem rzec można, iż obecny projekt wprowadzenia ekwiwalentu do kodeksu pracy jest odzwierciedleniem postulatów i argumentów przedstawianych przez strony dialogu społecznego w ramach prowadzonych negocjacji.
Z drugiej jednak strony właśnie partnerzy społeczni przyznają, iż przyjęte kompromisowe rozwiązanie nie do końca ich satysfakcjonuje. Związkowcom bowiem zależało na tym, by w kodeksie pracy znalazł się zapis jednoznacznie przesądzający o tym, iż pracodawca ma płacić za tak zwane media, a nie tylko Internet i energię elektryczną. Z kolei pracodawcy mają obawy, iż bezpośrednie koszty, które mają oni pokrywać, będą interpretowane zbyt szeroko.
Co jeszcze nowego znalazło się w ostatniej wersji projektu nowelizacji kodeksu pracy?
Otóż zmieniona została tam sama definicja pracy zdalnej. Ma to być bowiem praca całkowicie lub częściowo wykonywana w miejscu zamieszkania zatrudnionego lub w innym miejscu ustalonym przez niego i pracodawcę, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W porównaniu z poprzednim projektem obecnie mocno zaakcentowano, iż miejsce świadczenia pracy zdalnej ma być dokładnie ustalone z pracodawcą.
Jak zauważa Małgorzata Lorenc, położenie nacisku na to właśnie doprecyzowanie miejsca pracy ma znaczenie w kontekście bhp. Pracodawca chce bowiem, by praca była świadczona w jednym miejscu, z ograniczonym ryzykiem wypadków przy pracy. I ta nowa definicja sprawia, iż skoro miejsce wykonywania pracy w formie zdalnej ma być ustalone z pracodawcą, to oznacza jednocześnie, iż właśnie pracodawcy odpowiadają za bezpieczeństwo w tym miejscu.
Poza tym w zakresie bhp zmieniono jeszcze inne elementy. Mianowicie usunięto przepis, który przewidywał, iż jeśli w razie wypadku zatrudniony odmówi oględzin w swym domu, to pracodawca będzie mógł uznać, iż zdarzenie nie było wypadkiem przy pracy.
Jak jednak podkreśla Piotr Wojciechowski, w projekcie pozostał zapis, zgodnie z którym oględzin miejsca wypadku dokonuje się niezwłocznie po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej w terminie uzgodnionym przez pracownika i pracodawcę. Stąd też usunięcie poprzedniego zapisu nie ma praktycznego znaczenia, gdyż by stwierdzić wypadek, konieczne jest przeprowadzenie oględzin. Tym samym bez takich oględzin, stwierdzenie wypadku przy pracy jest niemożliwe.
Ponadto pozostał przepis mówiący o tym, iż za właściwą organizację pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii, odpowiada sam pracownik. To cały czas budzi wątpliwości związków zawodowych, obawiających się, iż w ten sposób zarówno pracodawca, jak i ZUS, będą mogli starć się ograniczyć własną odpowiedzialność w razie wypadku.
Podsumowując, najnowszy projekt nowelizacji przepisów o pracy zdalnej, zmierzający do tego, by znalazły się one w kodeksie pracy, zmierza do tego, by pracodawca zobowiązany był do wypłaty ekwiwalentu dla pracownika. Ma to być forma rekompensaty za zwiększone koszty mediów wynikające właśnie ze świadczenia pracy w formie zdalnej. Przy czym mówi się o ekwiwalencie za energię elektryczną i Internet, bez wspominania o innych podwyższonych kosztach. Same zasady wypłaty ekwiwalentu muszą zostać przez pracodawcę uzgodnione z przedstawicielami pracowników, a już ostateczna wysokość ekwiwalentu, w porozumieniu z samym pracownikiem wykonującym swe obowiązki w sposób zdalny.
