Koszty wysłania pracownika za granicę mogą być dla wielu pracodawców sporym problemem i podstawą sporu z inspekcją pracy kraju, do którego ów pracownik jest wysyłany. Polskie przepisy bowiem nie precyzują zasad zwrotu wydatków na żywność, noclegi i transport. A brak zasad może być podstawą do zainteresowania się tym tematem organów kontrolnych.
Jak zatem obecnie wygląda sytuacja z zasadami dokonywania zwrotu kosztów wysłania pracownika za granicę?
Otóż zgodnie z założeniami dyrektywy unijnej numer 2018/957 pracodawca ma obowiązek dokonania zwrotu kosztów delegowania pracownika (w tym również koszty wyżywienia, noclegu, jak i transportu) na zasadach przewidzianych w prawie państwa wysyłającego.
I powyższą regułę potwierdzili urzędnicy Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) dla pracowników delegowanych i będących w podróży, wskazując na zasady prawa polskiego, zgodnie z którymi obowiązek zwrotu kosztów związanych z wyjazdem zagranicznym w celu wykonywania pracy dotyczy tylko pracowników odbywających podróż służbową.
I takie stanowisko MRPiPS oznacza, iż pracownik oddelegowany w myśl polskiego prawa nie ma prawa do zwrotu kosztów delegowania, czyli tych związanych z wyżywieniem, noclegiem i transportem.
Z kolei twórcy reformy delegowania, która wchodzi w życie z dniem 30 lipca 2020 roku, przyjęli założenie, iż pracodawca zobowiązany jest pokryć dodatkowe koszty związane z delegowaniem pracownika z jego zwykłego miejsca pracy do państwa przyjmującego. W dotyczącym tych regulacji dokumencie, jakim jest „Praktyczny przewodnik delegowania” („Practical Guide on Posting”), na stronie 15 znajdziemy informację, iż pracownik delegowany wykonuje za granicą czynności w interesie pracodawcy. I jak zauważa Komisja Europejska (KE), logicznym jest zatem, iż dodatkowe koszty związane ze zmianą miejsca pracy z typowego miejsca pracy w państwie wysyłającym do państwa przyjmującego, pokrywa pracodawca.
Co zatem budzi wątpliwości w kontekście prawa polskiego i unijnego?
Otóż warto zwrócić uwagę na fakt, iż w prawie europejskim nie ma podziału na formy wykonywania pracy za granicą na „oddelegowanie” i „podróż służbową”. Tam bowiem każdy pracownik wykonujący pracę za granicą jest pracownikiem delegowanym w rozumieniu zarówno dyrektywy podstawowej (96/71), dyrektywy zmieniającej (2018/957), jak i rozporządzenia 883/2004.
W tym względzie pojęcie „business trip”, czyli podróży biznesowej, występuje jedynie we wspomnianym już wyżej „Praktycznym przewodniku delegowania”, a poza tym w kontekście wyjazdów, które nie są związane z wykonywaniem jakichkolwiek usług na rzecz podmiotów trzecich, co dotyczy chociażby udziału pracownika w konferencjach. Tylko bowiem wówczas pracownik jest w podróży biznesowej i zgodnie z wytycznymi KE tylko w takim przypadku pracodawca może odstąpić od stosowania zasad delegowania dla pracowników delegowanych.
Stanowisko polskiego resortu rodziny powinno uspokoić pracodawców, którzy w tym kontekście powinni takiego stanowiska oczekiwać również ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Jednakże w tym kontekście otwarta pozostaje kwestia jak do tego tematu podejdą urzędnicy innych państw. Mowa tutaj choćby o niemieckich urzędnikach, którzy będą kontrolować polskich pracodawców pod kątem zapewnienia warunków wynagradzania i zwrotu kosztów pracownikom delegowanym.
Wprawdzie niemiecka ustawa o delegowaniu pracowników (Arbeitnehmerentsendegesetz), w brzmieniu zmienionym na skutek implementacji do niemieckiego systemu prawnego unijnej dyrektywy 2018/957, nie zawiera wprost postanowienia, które nakazywałoby zagranicznym pracodawcom zwrot kosztów pracownikom delegowanym. Jednakże już interpretacje niemieckiego parlamentu i działającej przy Bundestagu Komisji Pracy i Spraw Socjalnych mogą niepokoić. W ocenie bowiem tych instytucji powyższe przepisy należy rozumieć rozszerzająco, czyli w ten sposób, iż pracownikowi przysługuje prawo do zwrotu kosztów związanych z delegowaniem, w sytuacji gdy jest on oddalony od swojego miejsca zamieszkania (znajdującego się chociażby w Polsce).
Jeżeli natomiast podobną interpretację przyjmie niemiecki urząd celny (czyli Zollamt), powstaje pytanie jak polscy pracodawcy mieliby tych zwrotów dokonywać. Prawo polskie bowiem tych kwestii nie reguluje, ograniczając zwroty jedynie do podróży służbowych.
Jakie zatem działania winni przedsięwziąć polscy pracodawcy w tym temacie?
Niewątpliwie najlepiej poczekać w tym temacie na konkretne wyjaśnienia niemieckiego Zollamt. Trzeba też mieć nadzieję, iż odpowiednie wskazówki zostaną opublikowane na stronach internetowych tegoż urzędu, by każdy mógł się z nimi zapoznać.
Do tego czasu rekomendowane jest samodzielne podejmowanie decyzji przez każdego z pracodawców odnośnie tego czy i na jakich zasadach dokonać zwrotu kosztów związanych z delegowaniem, w tym tych dotyczących wyżywienia, noclegu i transportu. Godnym uwagi byłoby zawarcie takich ustaleń w formie aneksu wyjazdowego i oparcie tych zasad o krajowe przepisy dotyczące diet zagranicznych.
Można też pokusić się o przestudiowanie w tym temacie przepisów państwa przyjmującego, co z jednej strony pozwoli na zwrot kosztów delegowania, a z drugiej zabezpieczy pracodawcę przed negatywnymi konsekwencjami. Tym niemniej pozostaje w tej sprawie sporo niejasności i niedopowiedzeń.
Podsumowując, zgodnie z nowymi zasadami delegowania pracowników i zaimplementowania do krajowych przepisów postanowień unijnej dyrektywy 2018/957 powstaje sporo niedomówień. Dotyczą one przede wszystkim zasad rozliczania z pracownikiem kosztów delegowania (w tym tych dotyczących wyżywienia, noclegu i transportu), gdyż polskie przepisy nie do końca są spójne z tymi stosowanymi w innych krajach. A obecne zasady delegowania nade wszystko biorą pod uwagę przepisy państwa przyjmującego, których stosowanie będzie od teraz priorytetem dla polskich pracodawców.
