Przechowywanie akt pracowniczych w formie outsourcingu - KS Service
+
KSSERVICE

Przechowywanie akt pracowniczych w formie outsourcingu

Przechowywanie akt pracowniczych w formie outsourcingu
02/07/2019

Przechowywanie akt pracowniczych w formie outsourcingu

Tegoroczne interpretacje Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa narodowego w sprawie zasad usługowego przechowywania akt pracowniczych (outsourcingu) budzą wiele wątpliwości. Niektórzy eksperci uważają wręcz, iż doprowadzą do chaosu odnośnie zasad i prawidłowego przebiegu świadczenia takich usług.

Jakie są podstawy usługowego przechowywania akt pracowniczych?

Już od kilku lat słyszymy głosy o chęci uporządkowania i uproszczenia zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej. Tym niemniej ostatnie zdarzenia i ministerialne interpretacje wprowadzają jeszcze większy zamęt, powodując, iż coraz trudniej będzie opanować powstały na tym polu bałagan.

10 stycznia 2018 roku uchwalona została ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357). W art. 11 tejże ustawy wskazano, iż przedsiębiorcy wykonujący działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania muszą dokonać pewnych zmian. Otóż do 31 grudnia 2018 roku powinni oni dostosować swoją formę prawną i uzyskać wpis do odpowiedniego rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Rejestr ten został powołany w art. 51a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2019 r., poz. 553 ze zm.). Z kolei ci przedsiębiorcy, którzy tego nie uczynią, powinni taką działalność zakończyć, w przeciwnym razie podlegają karze grzywny w wysokości 100 tysięcy złotych. Tym samym działalność gospodarcza polegająca na outsourcingu w przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców stała się działalnością regulowaną.

Co wzbudziło wątpliwości w powyższym temacie i jaka jest interpretacja ministerialna?

Duże wątpliwości powstały w kwestii kto do tego rejestru winien się zapisać. Odczytując zapisy ustawy wprost – wszyscy przedsiębiorcy, którzy zawodowo przechowują dokumentację. Jednak wśród urzędników, szczególnie administracji lokalnej, pojawiły się inne interpretacje, mówiące o konieczności zapisu do rejestru tylko wobec tych, którzy prowadzą dokumentację pracodawców postawionych w stan likwidacji bądź upadłości. Taka interpretacja oparta była na relacji pomiędzy rozdziałami 4a i 4 b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Takie postawienie sprawy zaczęło wzbudzać jeszcze większe wątpliwości. Po pierwsze wśród przechowawców akt, których nie chciano wpisać do rejestru, a którzy jednocześnie obawiają się kary. Po drugie zaś pośród pracodawców, zastanawiających się czy outsourcing w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej jest prawnie dopuszczalny, a jeśli tak, to czy mają oni prawo wymagać od przechowawców akt pracowniczych spełniania takich standardów, jakie obowiązują w przypadku archiwów.

Na te kwestie odpowiedzi udzieliło Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego (MKiDN), będące właściwym prawnym interpretatorem przepisów powołanych wyżej ustaw. Otóż zdaniem ministerialnych urzędników wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych powinni dokonać tylko ci przedsiębiorcy, którzy odbierają i przechowują dokumentację od pracodawców nie istniejących (postawionych w stan likwidacji lub upadłych).

Co na taką interpretację odpowiadają prawnicy i eksperci?

Zdecydowana większość z nich jest zdania, że stanowisko MKiDN nie ma umocowania w przepisach. I do gorsze, jest wręcz nonsensowne. Wynikałoby bowiem, zgodnie z tą interpretacją, iż podmioty przechowujące dokumentację po nieistniejących pracodawcach muszą przestrzegać wymogów ministerialnych określających choćby warunki przechowywania (odpowiednia temperatura i wilgotność), a przechowawcy dokumentacji istniejących przedsiębiorstw już nie. Tymczasem najczęściej dany przechowawca dokumentacji obsługuje zarówno istniejące, jak i upadłe podmioty. Czy zatem powinien jedne dokumenty przechowywać w warunkach gorszych, i dlaczego akurat ma to dotyczyć pracodawców istniejących?

Eksperci w swych wątpliwościach powołują się na rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 roku w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. nr 32, poz. 284). Określa ono szczególne parametry pomieszczeń, w których przechowywana jest dokumentacja akt pracowniczych. W takich miejscach wilgotność powietrza powinna mieścić się w przedziale od 45 do 60%, a temperatura powietrza od 14 do 20 stopni Celsjusza. I takie wymogi, co wynika wprost z przepisów, są w stosunku do przechowawców dokumentacji przedsiębiorstw nieistniejących, a nie obejmują one przechowywania akt pracodawców aktywnych.

Co zdaniem prawników jest błędnym założeniem takiej interpretacji?

Zdaniem choćby Pana Doktora Michała Raczkowskiego, specjalisty od prawa pracy Uniwersytetu Warszawskiego, taka interpretacja jest błędna. Podstawą tego błędu jest niezrozumiałe połączenie rozdziałów 4a i 4b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, gdyż dotyczą one innych materii. Pierwszy odnosi się do wymagań dla przechowawców dokumentacji pracowniczej, a drugi zaś zawiera regulacje przedmiotowe dotyczące szczególnej sytuacji upadłości lub likwidacji pracodawcy. Stąd brak jest podstaw, by łączyć te dwa niezależne rozdziały w jedną całość. W efekcie więc, odpowiednie standardy dotyczące przechowywania dokumentacji winny obowiązywać wszystkich przechowawców akt pracowniczych.

Inni prawnicy i eksperci idą jeszcze dalej swych rozważaniach. Przekonują oni, że zamysł ustawodawcy był wprost przeciwny do tego, co przekazuje MKiDN w swej interpretacji. Otóż zamiarem twórców ustawy było zobowiązanie do wpisu również tych przechowawców, którzy prowadzą outsourcing odpłatnego przechowywania dokumentacji pracowniczej podmiotów aktywnie działających na rynku. Natomiast granica pomiędzy obowiązkiem wpisu, a jego brakiem przebiega w innym miejscu. Jest nią to, czy dany podmiot prowadzi działalność przechowawczą jako swoją główną.

Tym samym obowiązek wpisu do rejestru przechowawców nie obejmuje podmiotów przechowujących dokumenty dodatkowo. Mowa tu choćby o prowadzeniu obsługi kadrowo-płacowej i przechowywaniu dokumentacji w związku ze świadczoną usługą.

Jeszcze inni eksperci podkreślają, iż nie ma żadnego, uzasadnionego powodu, by różnicować sytuację prawną przechowawcy w zależności od tego, czy przechowuje on dokumenty przedsiębiorstwa istniejącego, czy też nie. Tym bardziej, iż takie różnicowanie nie służy przede wszystkim byłym pracownikom, których ta dokumentacja dotyczy.

Jak zatem wygląda sytuacja przechowawców dokumentacji na chwilę obecną?

Cóż, jednym słowem rzecz podsumowując, nieciekawie. Z jednej strony, zgodnie z przepisami i głosem większości prawników, mają oni obowiązek wpisu do rejestru przechowawców. Natomiast powołując się na interpretacje urzędników MKiDN – takiego obowiązku nie mają.

Brak wpisu do rejestru pociąga za sobą sankcję karną w postaci grzywny, z kolei umieszczenie podmiotu w rejestrze pociąga za sobą wiele obowiązków i poddanie się nadzorowi nad działalnością sprawowanemu przez wojewodę. Zatem z punktu widzenia przedsiębiorcy, nieumieszczenie przedsiębiorstwa w rejestrze jest wygodniejsze. Tylko, czy za jakiś czas nie zmieni się urzędnicza interpretacja i czy nie zaczną być wyciągane konsekwencje.

Taki stan rzeczy nie jest dobry i nie służy nikomu. Przedsiębiorcy nie powinni być stawiani przed wyborem czy postąpić zgodnie z ustawą czytaną wprost, czy też zgodnie z ministerialną interpretacją. Tutaj aż prosi się o szybką nowelizację i ustawowe określenie wymogów podmiotowych w tym zakresie.

Jakie jeszcze przepisy wpływają na przechowawców dokumentacji pracowniczej?

Nawet, gdy podmiot świadczący usługi przechowywania dokumentacji nie dokona wpisu do rejestru przechowawców, to i tak ponosi dziś odpowiedzialność za swą działalność na podstawie RODO. Zgodnie bowiem z tymi zapisami, w przypadku skorzystania z usług outsourcingu przy przechowywaniu dokumentacji pracowniczej, dochodzi do powierzenia przetwarzania danych osobowych pracodawców i pracowników. Co do zasady odpowiedzialność ze ewentualne szkody ponosi pracodawca jako administrator.

Tym niemniej będzie to odpowiedzialność solidarna z przechowawcą. Poza odpowiedzialnością odszkodowawczą zarówno na pracodawcę jako administratora, jak i na przechowawcę jako procesora, mogą zostać nałożone kary przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Przy ich wymierzaniu brany jest pod uwagę stopień odpowiedzialności administratora lub procesora z uwzględnieniem środków technicznych i organizacyjnych wdrożonych przez nich w celu zagwarantowania bezpieczeństwa danych.

Ponadto, w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawcy, istnieje podstawa do odpowiedzialności cywilnoprawnej przechowawcy w oparciu o kodeks cywilny.

A jak taka sytuacja wpływa na pracodawców, czyli zlecających przechowywanie dokumentacji?

Otóż oni też mogą czuć się mało komfortowo. Zdaniem ekspertów przechowywanie dokumentacji w formie outsourcingu jest w pełni legalne. Natomiast sposób jej przechowywania, niezależnie czy czyni to sam pracodawca, czy komuś zleca, wzbudza wątpliwości.

Pracodawcy winni zwrócić szczególną uwagę na art. 281, pkt 7 kodeksu pracy. Jednoznacznie wynika z niego obowiązek zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Ty samym powierzenie takiej dokumentacji podmiotowi, którego nie ma w rejestrze przechowawców i którego nie obowiązują żadne wymogi odnośnie warunków przechowywania, jest wielce ryzykowne.

To pracodawcy powinno zależeć na tym, by podmiot przechowujący dokumentację dał gwarancję, iż będzie ona przechowywana w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Brak takich gwarancji może skutkować odpowiedzialnością i podlega pod wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Jakie zatem skutki wywołuje obecna sytuacja?

Cóż, mamy do czynienia z następującymi warunkami. Z jedne strony są podmioty świadczące usługi przechowywania dokumentacji po pracodawcach zlikwidowanych bądź upadłych. I te podmioty muszą spełniać bardzo wysokie standardy oraz uzyskać wpis do rejestru. Z drugiej strony zaś są podmioty świadczące swe usługi przechowywania dokumentacji dla aktywnych pracodawców. I dla nich nie ma żadnych wymogów.

Tymczasem odpowiedzialność za ewentualne błędy przy przechowywaniu niemal zawsze spoczywać będzie na pracodawcy, z jednej strony jako na podmiocie zobowiązanym do pilnowania, a z drugiej strony – jako powierzającym.

Podsumowując, obecna sytuacja na rynku usług outsourcingowych jest dość skomplikowana. I to zarówno dla podmiotów tam działających, jak i dla pracodawców. Zdecydowanie warto by było ten temat jednoznacznie wyjaśnić i sprecyzować, by unikać sytuacji, gdy ministerialna interpretacja nie idzie w parze z ustawowymi regulacjami. Niestety na chwilę obecną nic więcej nie wiadomo.