Duże wątpliwości i rozbieżności powoduje sprawa właściwego wyliczenia ryczałtu za pracę wykonywaną w sposób zdalny. Należy bowiem pamiętać, iż od 7 kwietnia bieżącego roku obowiązują nowe zasady dotyczące pracy zdalnej, wprowadzone na mocy nowelizacji kodeksu pracy z 1 grudnia 2022 roku, a w ich ramach przewidziany jest między innymi ryczałt za pracę wykonywaną poza stałym miejscem jej świadczenia. Generalnie przedsiębiorcy nadal oczekują na wytyczne ze strony przedstawicieli skarbówki odnośnie do tego jak liczyć zwrot kosztów za świadczenie obowiązków poza biurem, natomiast w administracji jest wiele różnych sposobów na określenie wysokości tegoż ryczałtu.
Co zatem wiemy dziś o zasadach dotyczących właściwego liczenia ryczałtu za pracę wykonywaną w sposób zdalny?
Generalnie przedsiębiorcy nadal oczekują na wytyczne ze strony skarbówki odnośnie do tego jak liczyć zwrot kosztów za świadczenie przez pracownika obowiązków poza biurem, natomiast w administracji skarbowej, w jednostkach, gdzie przewiduje się pracę zdalną, przyjęto w miarę możliwości jednakowe stawki za jeden dzień takiej pracy. W tym kontekście ryczałt za dzień pracy zdalnej wyniesie w izbach administracji skarbowej 0,68 zł na pokrycie dodatkowych kosztów energii elektrycznej i 0,55 zł na dostęp do łączy telekomunikacyjnych. Ów drugi element świadczenia będzie jednak wypłacany tylko wtedy, gdy podczas pracy zatrudniony zdalnie będzie korzystał z prywatnego telefonu i Internetu.
Zakładając zatem, iż mamy do czynienia przeciętnie z ilością 21 dni pracujących w miesiącu, kwota ryczałtu wyniesie 25,83 zł miesięcznie za całkowitą pracę zdalną lub 14,28 zł miesięcznie, gdy zatrudniony zdalnie ma służbowy telefon i opłacony dostęp do Internetu.
Kwoty te są niewątpliwie bardzo niskie, biorąc pod uwagę chociażby to, iż przedsiębiorcy, którzy mogą być w przyszłości kontrolowani przez skarbówkę, przyjęli nawet kilka razy wyższe stawki ryczałtu. Niewątpliwie może to budzić obawy o kontrole dotyczące wysokości przyjętych stawek, bowiem ryczałty są zwolnione z podatków i składek na rzecz ZUS. Gdyby zatem przedstawiciele skarbówki uznali wysokości ryczałtów przyjęte przez przedsiębiorców za zbyt wysokie, od nadwyżki mogliby zażądać zapłaty danin publicznoprawnych.
Na chwilę obecną wiadomo jednak, iż stawki przyjęte w izbach administracji skarbowej są jednymi z najniższych z przyjętych do tej pory w administracji publicznej. W powyższym zakresie w Ministerstwie Finansów funkcjonują inne zasady rozliczenia pracowników zdalnych, z podziałem na tych zatrudnionych hybrydowo i całkowicie zdalnie. Wyższe są również świadczenia na pokrycie dodatkowych kosztów pracy zdalnej, bowiem przy pracy hybrydowej miesięczny ryczałt za korzystanie z prywatnego komputera i energii elektrycznej w domu wyniesie 25,08 zł, natomiast przy całkowitej pracy zdalnej ryczałt ten wzrasta do 41,80 zł miesięcznie.
Powyższe wskazuje na to, że mamy do czynienia z dwoma różnymi sposobami liczenia ryczałtu, bowiem w izbach administracji skarbowej szczegółowo rozliczany będzie każdy dzień pracy zdalnej, a w resorcie finansów przyjęto uogólnienie i uproszczenie rozliczenia tych kosztów, w zależności od tego czy praca odbywa się zdalnie całkowicie czy też hybrydowo.
Wiadomo również, iż najważniejsze urzędy w państwie mają znacznie więcej pomysłów na rozliczenie ryczałtu za pracę zdalną i bywają one znacząco różne.
Jakie zatem praktyki będą stosowane w odniesieniu do stawek za pracę zdalną w różnych urzędach państwowych?
Przykładowo najwyższą stawkę przyjęto w Zachodniopomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Szczecinie, gdzie ryczałt za pracę zdalną wynosi 2,50 za każdy ośmiogodzinny dzień pracy plus koszty użytkowania telefonu prywatnego do celów służbowych w kwocie 0,89 zł za każdy rozpoczęty dzień pracy. Licząc zatem 21 dni pracujących w miesiącu, daje to kwotę 71,19 zł za całkowitą pracę zdalną.
Z kolei niska kwota ryczałtu wypłacana będzie przez Narodowy Fundusz Zdrowia, gdzie zatrudnieni zdalnie mogą liczyć na około 20,00 zł miesięcznie za pracę całkowicie spoza biura, a w przypadku pracy częściowej kwota ta zostanie proporcjonalnie zmniejszona.
Niewątpliwie oryginalny pomysł na liczenie ryczałtów przyjęto w Ministerstwie Obrony Narodowej. Tam bowiem przyjęto stawkę za jedną godzinę pracy zdalnej, na którą złoży się zwrot:
- za energię elektryczną – 0,11 zł
- za usługi telefoniczne nieudostępnione przez resort obrony narodowej – 0,06 zł
- za usługi internetowe nieudostępnione przez resort obrony narodowej – 0,08 zł
W sumie daje to stawkę w wysokości 0,25 zł za godzinę takiej pracy i 2,00 zł za 8-godzinną dniówkę, co oznacza 42,00 zł miesięcznego ryczałtu za całkowitą pracę zdalną. Przyjmując zatem stawki godzinowe okazuje się, iż przedstawiciele resortu obrony narodowej będą rozliczali ryczałt dotyczący pracy zdalnej najbardziej szczegółowo ze wszystkich organów publicznych.
W powyższym kontekście na przeciwnym biegunie znaleźli się przedstawiciele Ministerstwa Edukacji i Nauki, gdzie przyjęto, iż wysokość ryczałtu wyniesie 480,00 zł rocznie w przypadku pracy świadczonej przez co najmniej 10 dni w roku albo 240,00 zł rocznie, w przypadku pracy świadczonej zdalnie do 10 dni w roku. Ryczałt rozliczany będzie proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w danym roku.
Jak zatem na tak różne stawki i sposoby ich wyliczania spoglądają przedstawiciele przedsiębiorców?
Niewątpliwie interesujące dla przedsiębiorców są informacje o wysokości ryczałtów za pracę zdalną w Ministerstwie Finansów oraz izbach administracji skarbowej. Jak podkreśla Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan, zwrócić uwagę należy bowiem na to, iż pracodawcy nie doczekali się wytycznych ani wskazówek właściwych organów odnośnie do sposobu ustalania kwoty ryczałtu za pracę zdalną, a niewątpliwie ma to szczególnie doniosłe znaczenie dla mniejszych podmiotów i dotyczy zarówno podstaw ustalania kosztów energii oraz Internetu ponoszonych przez pracowników, jak i uśredniania liczby dni pracy zdalnej objętych ryczałtem.
Na pewno zatem wszystkie powyższe dane, kwoty, stawki i wyliczenia pracodawcy traktować powinni nie jako wytyczne, lecz jako informacje wyłącznie poglądowe, które nie powinny rzutować na przyjęte przez nich wyliczenia.
Robert Lisicki podkreśla, iż przepisy kodeksu pracy ogólnie wskazują na zasady ustalania ryczałtu, dając pracodawcom pewną swobodę przy wyliczaniu stawek zwrotu kosztów, wynikających z pracy zdalnej. W powyższym kontekście informacje pozyskane obecnie roboczo od pracodawców wskazują, iż przeciętna stawka ryczałtu na pokrycie kosztów energii elektrycznej i Internetu kształtuje się w widełkach 2,00 – 3,00 zł za dzień pracy zdalnej.
Niewątpliwie są przedsiębiorcy stosujący stawki zarówno niższe, jak i wyższe, a informacje pochodzące od przedstawicieli administracji publicznej najlepiej dowodzą tego, iż każdy inaczej liczy ryczałt za pracę zdalną i nie ma jednego prawidłowego sposobu na ustalenie kwoty zwrotu podwyższonych kosztów pracy wykonywanej na odległość, na co zwraca uwagę Bartosz Tomanek, adwokat i partner zarządzający zespołem PCS Littler w Gdańsku. Jego zdaniem stawki te w administracji publicznej generalnie są dość niskie, co prawdopodobnie wynika z tego, że w sferze budżetowej po prostu nie ma pieniędzy na te dodatkowe świadczenia. Na rynku natomiast stawki ryczałtu kształtują się od 45,00 zł miesięcznie wzwyż, do nawet 100,00 zł miesięcznie.
Generalnie pracodawcy unikają szczegółowego uzasadniania swych wyliczeń, wskazując jedynie co ten ryczałt rekompensuje. Im bowiem jego kwota jest wyższa, tym wskazanych elementów jest więcej, bowiem oprócz energii elektrycznej i Internetu pracodawcy rekompensują zatrudnionym zdalnie również chociażby ogrzewanie, zużycie wody, zakup sprzętu lub mebli czy też niezbędnych narzędzi do pracy zdalnej.
Podsumowując, nowelizacja kodeksu pracy z 1 grudnia 2022 roku, która weszła w życie 7 kwietnia bieżącego roku, wprowadziła na stałe do kodeksu pracy zasady pracy zdalnej. Jednym z elementów nowych przepisów jest ryczałt, należny pracownikom za wykonywanie pracy w sposób zdalny poza siedzibą przedsiębiorstwa. Obecnie dużym problemem, budzącym wątpliwości ekspertów i pracodawców, są stawki owego ryczałtu, bowiem jak pokazują przykłady podmiotów administracji publicznej, stawki mogą być bardzo różne i sposób ich wyliczania również może być odmienny. Generalnie w podmiotach sfery budżetowej stawki ryczałtu dla pracowników zdalnych wahają się w przedziale od 20,00 zł do 70,00 zł miesięcznie, natomiast z nieoficjalnych informacji od przedsiębiorców z sektora prywatnego wynika, iż stawki ryczałtu wahać się będą w przedziale od 45,00 zł do 100,00 zł miesięcznie. Zasadniczo jednak każdy podmiot inaczej liczyć może kwoty zwrotu za pracę zdalną i nie ma jednego prawidłowego sposobu na ustalenie owej kwoty. Przepisy kodeksu pracy bowiem wskazują jedynie ogólne zasady ustalania ryczałtu, dając pracodawcom pewną swobodę przy wyliczaniu stawek zwrotu kosztów. Stawki te jednak podlegać będą kontroli ze strony przedstawicieli skarbówki, bowiem są one zwolnione zarówno z podatku, jak i ze składek na rzecz ZUS.
