+
KSSERVICE

Wniosek urlopowy – w jakiej formie można go złożyć?

Wniosek urlopowy – w jakiej formie można go złożyć?
11/07/2019

Każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę przysługują ustawowe dni urlopu wypoczynkowego. Należy jednak wiedzieć o najważniejszej zasadzie. Poza “urlopem na żądanie” wynoszącym maksymalnie 4 dni, to pracodawca decyduje, kiedy pracownik może iść na urlop. By tak się jednak stało, należy złożyć wniosek urlopowy. W jakiej formie można złożyć wniosek o urlop?

Wniosek o urlop a plan urlopowy

Nie możemy składać wniosku o urlop w dowolnym momencie, jeśli w danej firmie istnieje plan urlopowy. W takiej sytuacji wnioski należy składać przed ułożeniem planów urlopowych. W wielu zakładach pracy taka procedura jest niezbędna, by utrzymać płynność działania całej firmy. Jeśli pracownik spóźni się ze złożeniem wniosku o urlop, w późniejszym terminie będzie to praktycznie niemożliwe.

Wniosek o urlop natychmiastowy

Zdarzają się sytuacje awaryjne, w których pracownik może skorzystać z przysługujących mu ustawowo czterech dni urlopu na żądanie ważnych w ciągu całego roku. Wtedy pracodawca zobowiązany jest udzielić mu dnia wolnego, o który pracownik może starać się w dniu, gdy urlop ma obowiązywać. Zazwyczaj jest to sytuacja nieregulowana oficjalnym pismem. Pracownik po prostu dzwoni do przełożonego, komunikując mu, że chce skorzystać z prawa do urlopu na żądanie. Najczęściej z takiej możliwości korzystają osoby w pilnych, nieprzewidzianych sytuacjach, gdy po prostu nie mogą przyjechać do miejsca pracy. Dlatego zależnie od zasad panujących w danej firmie, zdarza się, że pracownik wysyła SMS-a do przełożonego z prośbą o dzień wolny, jeśli ten akceptuje taką formę komunikowania prośby o urlop.

W jakie formie można złożyć wniosek o urlop?

Forma składania wniosku o urlop zależna jest od ustaleń pracodawcy oraz ogólnego sposobu przyjętego w danej organizacji. Jeśli w danym przedsiębiorstwie funkcjonuje dział kadr, który udziela urlopów w oparciu o własny system kadrowy, przyjmuje wnioski w formie tradycyjnej. Pracownik składa po prostu wniosek urlopowy według obowiązującego w firmie wzoru w formie pisemnej.

Inaczej wygląda sytuacja w firmach, które wykorzystują nowoczesne metody ewidencji czasu pracy, prowadząc sprawy kadrowe elektronicznie. Zależnie od systemu, z którego korzysta firma, pracownik może złożyć wniosek o urlop poprzez system elektroniczny. Zobacz jak wygląda taki wniosek urlopowy na inewi.pl. Zazwyczaj w tego typu systemach każdy pracownik ma dedykowane konto, gdzie może sprawdzić swój grafik pracy, nieobecności, godziny rozpoczęcia pracy i zakończenia, a także kalendarz, gdzie wybiera okres urlopowy. Metod działania systemu jest wiele. Np. po zaznaczeniu przez pracownika wybranych dni, jego przełożony otrzymuje komunikat na firmową skrzynkę mailową o wniosku urlopowym, który po przeanalizowaniu może zatwierdzić. Dział kadr i płac, obliczając wymiar czasu pracy, dni urlopowych, L4, czy wynagrodzenia pobiera odpowiednie dane z systemu.

Wniosek tradycyjny

Chcesz wiedzieć, jak powinien wyglądać wniosek urlopowy? Przede wszystkim wniosek urlopowy w wersji tradycyjnej powinien zawierać dane pracownika oraz pracodawcy, a także datę i miejsce sporządzenia. Najważniejszą informacją będzie podanie terminu rozpoczęcia i czasu trwania urlopu. Składając wniosek w wersji papierowej, pracownik musi złożyć na nim podpis. 


[Głosów:1    Średnia:5/5]

Resort rozwoju opublikował niedawno wskazówki jak przedsiębiorstwa powinny podchodzić do tematu zabezpieczenia miejsc pracy w czasie epidemii. Niestety budzą one poważne wątpliwości w kontekście zgodności z RODO.

O jakich niezgodnościach i wątpliwościach względem RODO jest mowa?

Stosunkowo niedawno urzędnicy Ministerstwa Rozwoju opublikowali na swych stronach internetowych wskazówki postępowania dla zakładów przemysłowych w kontekście czasu epidemii. Mogą one jednakże prowadzić do przetwarzania danych o stanie zdrowia pracowników bez żadnej podstawy prawnej.

Tymczasem za takie działanie grozić mogą przedsiębiorcom całkiem poważne kary finansowe. Stosowanie się zatem wprost do wytycznych resoru rozwoju dla zakładów przemysłowych na czas epidemii może się zatem wiązać z ryzykiem naruszenia ochrony danych osobowych. Konkretnie zaś chodzi o możliwość mierzenia temperatury pracowników oraz gości w zakładzie pracy, a także o żądanie wypełnienia przez nich kwestionariuszy o stanie zdrowia.

Niestety potwierdzają się sugestie, iż takie wytyczne są mocno wątpliwe pod kątem prawnym. Jak twierdzi Adam Sanocki, rzecznik prasowy Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), wytyczne resortu rozwoju nie były konsultowane z UODO. Tymczasem w myśl art. 17 ustawy z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374, zwana dalej specustawa) to Główny Inspektorat Sanitarny (GIS) jest uprawniony do oddziaływania na inne podmioty oraz dokonywania zmian w obowiązujących przepisach, jak i wskazywaniu właściwych rozwiązań dla pracodawców.

Problem jednakże jest w tym, iż GIS nie wydał w tym zakresie własnych wytycznych, ani nie podjął żadnych decyzji administracyjnych w tym temacie. Co ciekawe, na stronach GIS zawisła kopia wskazówek wydanych przez resort rozwoju, po czym po 2 dniach zniknęła.

Co o wytycznych resortu rozwoju sądzą obecnie eksperci prawni?

Otóż prawnicy nie mają wątpliwości, iż zastosowanie się do rządowych wskazówek jest dla przedsiębiorców dużym problemem, wręcz, mówiąc obrazowo, wejściem na minę. Przetwarzanie danych osobowych dotyczących zdrowia jest bowiem, na podstawie rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO), szczególnie chronione i jako takie wymaga odpowiedniej podstawy prawnej. Adam Sanocki mówi wprost, iż mierzenie temperatury i zbieranie kwestionariuszy przez pracodawcę będzie legalne jedynie wtedy, gdy będzie realizowane na podstawie przepisów prawa (czyli wytycznych GIS w tej sytuacji).

Zdaniem ekspertów, skoro takich wytycznych ze strony GIS nie ma, zatem obecnie stosowanie się do wskazówek urzędników Ministerstwa Rozwoju może spowodować, iż przedsiębiorcy grozić będą potężne kary finansowe, nawet do 20 mln euro lub 4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa z poprzedniego roku obrotowego. Zgodnie bowiem z RODO wymagane jest od administratorów danych, by mogli wykazać legalność swoich działań przed organem nadzorczym. Zresztą potwierdza to też Adam Sanocki, informując, iż „To administrator danych musi być w stanie wskazać podstawę, na jakiej przetwarza dane osobowe”.

Co zatem uczynić powinni przedsiębiorcy w obecnej sytuacji?

Zdaniem Anny Kobylańskiej, adwokat i wspólnika w kancelarii Kobylańska, Lewoszewski, Mednis, wskazówki resortu rozwoju są kolejnym przykładem na to, iż nawet w dobie sytuacji wyjątkowych, jakim niewątpliwie jest panujący w Polsce stan epidemii, przedsiębiorcy powinni upewnić się, że mają podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych. Okazuje się bowiem, iż w zakresie tych obejmujących stan zdrowia, postawą nie mogą być wyłącznie wskazówki rządowe.

Zdaniem z kolei Michała Kluski, adwokata z kancelarii Domański Zakrzewski Palinka, ta sytuacja pokazuje aż nadto dobitnie, iż nie warto od razu ślepo wprowadzać wszystkich zaleceń organów rządowych. Przypomina jednocześnie, iż opublikowane wskazówki resortu rozwoju od samego początku wzbudzały wątpliwości ekspertów.

Adwokat Michał Kluska radzi przedsiębiorcom, by dostosowywali oni swoje działania w zakresie przeciwdziałania rozprzestrzenianiu się wirusa SARS-CoV-2, wywołującego chorobę COVID-19, do specyfiki branży, sektora, jak i też okoliczności jego funkcjonowania czy też faktycznych zagrożeń. Niewątpliwie też koniecznym jest przy tym kierowanie się zasadami ochrony danych osobowych, jak i przepisami prawa pracy.

Ponadto uczula on przedsiębiorców, by wdrażając nowe rozwiązania w zakresie przetwarzania danych osobowych zawsze mieli oni na uwadze nie tylko podstawę prawna do ich przetwarzania, ale też i sposoby zabezpieczenia tych danych, jak i okres ich przechowywania.

Podsumowując, wskazówki resortu rozwoju są ewidentnie przykładem na to, iż nie można bezrefleksyjnie wprowadzać rządowych wytycznych w życie. Zawsze należy tego typu wskazówki i sugestie odnosić też do innych przepisów prawa, by nie być narażonym na przykre konsekwencje finansowe w przyszłości. Swoją drogą szkoda, iż urzędnicy przed opublikowaniem takich danych nie pokusili się o zweryfikowanie ich prawidłowości w szerszym kontekście prawnym i gospodarczym. Okazuje się bowiem, iż lepiej poczekać z opublikowaniem pewnych wytycznych, niż później je poprawiać.

[Głosów:0    Średnia:0/5]