Powierzenie wykonywania pracy w formie zdalnej nie zwalnia pracodawcy z obowiązku uwzględnienia wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Nie zawsze takie roszczenie pracownika będzie jednak uzasadnione, a udowodnienie nastręczać może niemałych trudności.
Jak podejść zatem do problematyki czasu pracy w kontekście wykonywania pracy w formie zdalnej?
Jednym z poważniejszych problemów związanych z wykonywaniem pracy w formie zdalnej jest efektywne wykorzystanie czasu pracy przez pracowników. Istotą bowiem pracy jest pozostawanie pracownika w godzinach pracy w dyspozycji pracodawcy. Jednakże będąc w biurze czy też zakładzie pracy, taki pracownik jest najczęściej obserwowany lub też kontrolowany przez przełożonych. Tymczasem praca zdalna wykonywana w domu pracownika takich możliwości nie stwarza, a pracownik jest w znacznym stopniu pozostawiony bez nadzoru.
Ponadto obecność w domu podczas godzin pracy bywa nader często okazją, by czas, który miał być poświęcony na wykonywanie obowiązków służbowych, poświęcić na realizacje prywatnych obowiązków czy też przyjemności. Mowa tutaj o takich rzeczach, jak chociażby:
- przygotowanie posiłków
- spędzanie czasu z rodziną
- sprzątanie
- oglądanie telewizji
- remont
Problemy jednak z efektywnością wykonywania pracy w formie zdalnej nie kończą się tylko na powyższych kwestiach. Istotnym jest bowiem również samo rozliczanie czasu pracy.
Kiedy możemy mówić o godzinach nadliczbowych w zakresie pracy zdalnej?
W przypadku pracy zdalnej niezwykle trudno jest rzeczywiście ustalić czas pracy pracownika. Jeśli bowiem pracownik ma pracować od 8:00 do 16:00, a ostatniego służbowego maila wyśle o 20:00, to czy to znaczy, iż przez cały ten czas, od 8:00 do 20:00 pracował?
Cóż, tak naprawdę pracodawca nie ma realnej możliwości zweryfikowania tego stanu rzeczy. Nawet bowiem fakt pozostawania zalogowanym w różnych aplikacjach służbowych przez cały czas nie jest tutaj wystarczającym dowodem, gdyż pracownik może figurować jako aktywny użytkownik, ale już niekoniecznie świadczyć pracę. Tylko dysponowanie przez pracodawcę aplikacjami pozwalającymi na szczegółowe monitorowanie aktywności pracownika byłoby tutaj jakimś rozwiązaniem.
Pewne ułatwienie w tym względzie daje sama definicja nadgodzin z kodeksu pracy (kp). Zgodnie bowiem z art. 151 par. 1 kp istota pracy w godzinach nadliczbowych sprowadza się do tego, że wykonywana jest ona przez pracownika w celu usunięcia lub minimalizacji negatywnych następstw sytuacji wyjątkowych takich jak awarie czy wypadki, a prócz tego dla zaspokojenia szczególnych potrzeb pracodawcy. Tym samym, wykluczając sytuacje awaryjne, pracownik może pracować w godzinach nadliczbowych tylko wtedy, gdy czyni to na wyraźne lub dorozumiane polecenie przełożonych.
Pracodawcy, próbując bronić się przed nieuzasadnionymi roszczeniami o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, często określają w umowie o prace, iż polecenie wykonania pracy w godzinach nadliczbowych wymaga dochowania określonej formy (chociażby pisemnej). Jednakże w tym kontekście Sąd Najwyższy w swym wyroku z dnia 10 września 2019 roku (sygn. akt II PK 55/18) stwierdził, iż nawet niezachowanie określonych przez strony umowy o pracę wymogów formalnych dla polecenia pracownikowi wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych nie stoi na przeszkodzie temu, by pracownik wykazał przed sądem, iż pracę w godzinach nadliczbowych wykonywał.
Ważnym jest też, iż w wielu przedsiębiorstwach praca wykonywana po godzinach jest wręcz standardem. Pracodawcy są bowiem gotowi płacić pracownikowi więcej, jeśli ci pracują dłużej, niż wynika to z umowy, celem chociażby finalizacji ważnego zlecenia. Jeżeli pracownik często uczestniczy w rozbudowanych projektach i tym samym pracuje po godzinach, to nawet w przypadku wykonywania pracy w formie zdalnej, pracodawcy będzie ciężko wówczas udowodnić, iż wówczas nie miało to miejsca.
A jak przedstawia się kwestia udowodnienia pracy w godzinach nadliczbowych w kontekście domagania się dodatkowego wynagrodzenia?
Otóż ciężar dowodu w procesie o zapłatę wynagrodzenia spoczywa na obu stronach. Pracownik powinien bowiem wykazać, iż rzeczywiście pracował w godzinach nadliczbowych i czynił to na polecenie przełożonego. Tymczasem pracodawca, powołując się najczęściej na ewidencję czasu pracy, obowiązany jest wykazać, iż ewidencja ta była prowadzona rzetelnie i uwzględnia rzeczywisty stan rzeczy.
Systemem czasu pracy stosowanym szczególnie właśnie przy pracy zdalnej, jest system zadaniowy. Wówczas pracodawca określa pracownikowi zakres zadań, które ten powinien wykonać w ramach normalnego czasu pracy. Co ważne, ów zakres zadań pracownika powinien być tak określony, by był on możliwy do wykonania w ramach normalnego czasu pracy, przy dochowaniu zwykłej staranności i efektywności. Stąd też pracodawca nie powinien wykorzystywać zadaniowego systemu pracy do tego, by osoba zatrudniona pracowała więcej, niż wynika to z wymiaru czasu pracy określonego w umowie.
Jak zatem pracownik wykonujący pracę zdalnie w systemie zadaniowym może wykazać, iż wykonywał swoje obowiązki w godzinach nadliczbowych?
Generalnie pracownik dochodzący swych roszczeń z tytułu godzin nadliczbowych powinien wykazać, że:
- praca była wykonywana w wymiarze przekraczającym wymiar jego etatu
- nie było możliwości wykonania tych zadań w ramach normalnego czasu pracy
- pracodawca wyraził przynajmniej dorozumianą zgodę na pracę w godzinach nadliczbowych
Wykazanie powyższych elementów, zwłaszcza zaś rzeczywistego czasu wykonywania zleconych zadań jest o tyle trudne, iż w przypadku zadaniowego systemu pracy nie ewidencjonuje się czasu pracy. Powyższe trudności potęguje też brak nadzoru, z którym nie mamy problemu w przypadku obecności pracownika w biurze.
Na pewno wówczas niewystarczającym dowodem będzie wysłanie o późnej godzinie maila do klienta lub przełożonego z załączonymi plikami. Świadczy to bowiem jedynie o wysłaniu w danym czasie wiadomości elektronicznej, lecz na pewno nie o czasie pracy.
Na pracodawcy z kolei spoczywa obowiązek wykazania, iż zadania przekazane pracownikowi zostały określone tak, by możliwym było ich wykonanie w czasie wynikającym z norm wyrażonych w art. 129 kp (do 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym). I generalnie najczęściej pracodawca jest w stanie wykazać, iż praca w godzinach nadliczbowych nie była potrzebna.
Kwestię rozliczania nadgodzin w zadaniowym systemie czasu pracy, niezależnie od tego, czy wykonywanej zdalnie czy też w biurze, wielokrotnie rozstrzygał w swych orzeczeniach Sąd Najwyższy. W wyroku z dnia 16 marca 2006 roku (sygn. akt II PK 165/05) wskazano, że to pracodawca co do zasady powinien wykazać, że powierzone pracownikowi obowiązki są obiektywnie wykonalne w czasie pracy ustalonym z uwzględnieniem wspomnianego już wyżej art. 129 kp. Jednakże najnowsze orzecznictwo kładzie nacisk na nieco inne kwestie. Otóż podkreśla się w nim to, o czym mowa w powyższym artykule, mianowicie konieczność faktycznego wykazania przez pracownika, że pracował ponad wynikający z jego umowy wymiar czasu pracy, a także, że istniały szczególne potrzeby pracodawcy i że udzielił on dorozumianej zgody na pracę w godzinach nadliczbowych.
Podsumowując, wykonywanie pracy zdalnej w wymiarze przekraczającym godziny pracy jest trudne do udowodnienia. Tym samym trudno jest za taką pracę, świadczoną w godzinach nadliczbowych, uzyskać wynagrodzenie. Pracodawca ma bowiem dużo możliwości, by udowodnić, iż nie było takiej potrzeby ani jego zgody na taką pracę. Generalnie największą przeszkodą wydaje się być w tym zakresie brak nadzoru nad pracownikiem.
