Niewątpliwie ciekawym zagadnieniem jest praca zdalna wykonywana poza granicami naszego kraju dla pracodawcy mającego siedzibę w Polsce. W powyższym kontekście i w odniesieniu do zasad podlegania pod ubezpieczenia społeczne, zdaniem urzędników Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, weryfikacji podlega chociażby to, czy w każdym tygodniu praca taka stanowi mniej niż 50,0% wykonywanych obowiązków. Poza tym sprawdzeniu podlega również naprzemienność okresów pracy w dwóch państwach.
Co zatem powinniśmy wiedzieć o zasadach wykonywania pracy zdalnej z zagranicy na rzecz pracodawcy mającego siedzibę w Polsce?
Niewątpliwie coraz częściej pracownicy zatrudnieni u pracodawcy mającego siedzibę w Polsce zainteresowani są wykonywaniem swych obowiązków zdalnie z terenu innego państwa. Pewne ułatwienie w tym zakresie wprowadziło ostatnio unijne porozumienie ramowe w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia numer 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej. Polski Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) objęty jest nim od lipca bieżącego roku.
W powyższym zakresie ułatwienia dotyczą tego, iż zainteresowany pracą zdalną z terenu innego państwa, wykonywaną na rzecz polskiego pracodawcy, może wykonywać ją w większym wymiarze niż dotychczas i nadal pozostać ubezpieczonym w polskim ZUS. Oczywiście, o ile państwo to również przystąpiło do tego porozumienia. Korzystanie jednakże z nowego unijnego porozumienia nastręczać może pracownikom oraz ich pracodawcom pewnych trudności, bowiem kilka kwestii budzi tutaj wątpliwości interpretacyjne.
Warto w tym miejscu odnotować, iż przed zawarciem wspomnianego wyżej porozumienia, praca zdalna z terenu innego państwa, niż to, w którym jest siedziba pracodawcy, musiała być wykonywana w wymiarze mniejszym niż 25,0% całkowitego czasu pracy lub/i wynagrodzenia, aby pracownik nie musiał płacić składek w tym innym kraju. Na gruncie unijnych przepisów bowiem uznaje się, iż w sytuacji, gdy praca jest wykonywana w dwóch państwach członkowskich, stosujemy prawo kraju zamieszkania, jeśli w tym państwie jest wykonywana znaczna część pracy, a uznaje się, że jest to co najmniej owe 25,0%. Zawarte porozumienie natomiast pozwala zwiększyć wymiar pracy zdalnej wykonywanej transgranicznie do mniej niż 50,0% całkowitego czasu pracy, przy jednoczesnym zachowaniu ubezpieczenia w Polsce.
Jak podkreśla Magdalena Tomaka-Jarzyna, starszy konsultant zespołu do spraw rozwiązań dla pracodawców działu doradztwa podatkowego Deloitte,, w powyższym zakresie umowa ramowa wprowadziła nową zasadę, zgodnie z którą do pozostania ubezpieczonym w kraju pracodawcy wymagane jest minimum 50,0% czasu pracy spędzone w tym kraju. Zatem nowe regulacje doprowadziły do zwiększenia tolerancji wymiaru pracy wykonywanej w kraju zamieszkania z 25,0 to 49,0%, przy założeniu, że pozostałe co najmniej 50,0% czasu pracy jest wykonywane w kraju siedziby pracodawcy.
By w praktyce skorzystać z owego ułatwienia pracownik polskiego pracodawcy, bądź też sam pracodawca, złożyć musi do ZUS wniosek US-36, który w praktyce trafia do oddziału ZUS w Kielcach. Po jego akceptacji złożyć można już właściwy wniosek o wydanie zaświadczenie A1 na formularzu US-34, które to zaświadczenie potwierdza, że pracownik przynależy do polskiego systemu ubezpieczeń społecznych i tutaj również opłaca składki ubezpieczeniowe.
Jak podkreślają urzędnicy ZUS celem owego porozumienia jest ustalenie ustawodawstwa właściwego państwa siedziby pracodawcy, pomimo wykonywania w państwie zamieszkania znacznej części pracy. Ważnym jest, iż porozumienie to nie dotyczy osób, które w państwie zamieszkania mają również inną pracę, a także wykonują pracę na własny rachunek. Porozumienie to nie dotyczy też przypadku, gdy praca transgraniczna dotyczy trzech państw.
Jakie zatem wątpliwości interpretacyjne dotyczą owych nowych przepisów w zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym przy pracy zdalnej?
Otóż na gruncie tegoż nowego porozumienia pojawiły się wątpliwości dotyczące tego jaki okres będzie brany pod uwagę przy weryfikacji wymiaru co najmniej 50,0% czasu pracy w kraju pracodawcy. Zdaniem Magdaleny Tomaka-Jarzyna, to wnioskodawca we wniosku wskazać powinien konkretny okres, do którego chce zastosować postanowienia umowy ramowej. Zatem zasadnym byłoby, by ZUS weryfikował warunek 50,0% czasu pracy w kraju pracodawcy w całym okresie, którego dotyczy wniosek, a więc całościowo, czyli bez rozbicia na tygodnie czy też miesiące.
Niestety z informacji płynących ze strony urzędników ZUS wynika, iż ich podejście będzie niestety bardziej rygorystyczne. Urzędnicy zwracają bowiem uwagę na to, iż rozpoczęcie prac nad opracowaniem porozumienia wynikało z potrzeby uregulowania sytuacji pracowników, wykonujących telepracę z dominującym modelem 2-3 dni pracy zdalnej w tygodniu. Stąd też weryfikacja wymiaru telepracy w państwie zamieszkania w stosunku do pracy w państwie siedziby dotyczy tygodnia pracy. Poza tym należy podkreślić, że ustalony schemat pracy może obowiązywać maksymalnie przez okres 3 lat, gdyż jest to maksymalny okres na jaki zaświadczenie A1 może być wydane w oparciu o jednorazowy wniosek na podstawie porozumienia w sprawie telepracy.
Jednocześnie z informacji płynących ze strony urzędników ZUS wynika, iż weryfikowana będzie również naprzemienność okresów pracy w dwóch krajach. Zatem schemat pracy i naprzemienność okresów pracy w dwóch państwach podlegać będzie weryfikacji dla dokumentów A1, wydanych na podstawie art. 13 rozporządzenia numer 883/2004 oraz wydanych w związku z porozumieniem w sprawie telepracy. Generalnie, na co zwracają uwagę urzędnicy ZUS, każdy wydany przez organ rentowy dokument A1 zostać może zweryfikowany, na podstawie art. 5 ust. 1 tak zwanego rozporządzenia wykonawczego.
Pamiętać bowiem warto, iż jeśli sytuacja faktyczna oświadczona we wniosku ulegnie zmianie, wówczas pracodawca bądź pracownik mają obowiązek niezwłocznie powiadomić o tym fakcie instytucję dokonującą ustalenia. Sprawa taka jest bowiem wówczas ponownie oceniana i w razie potrzeby ZUS może wycofać dokument A1.
Z kolei brak dokumentu A1 wiązać się może z karami dla pracownika i pracodawcy, bowiem osiągnięcie bądź przekroczenie poziomu 50,0% czasu pracy zdalnej wykonywanej przez pracownika z zagranicy oznacza, iż taka osoba powinna podlegać pod system ubezpieczeń społecznych w kraju zamieszkania. Przykładowo zatem Polak mieszkający w Niemczech, a zatrudniony przez polską spółkę, powinien podlegać pod ZUS w Niemczech, ponieważ przez więcej niż 50,0% czasu pracy jest obecny w kraju zamieszkania. W takiej sytuacji Polska spółka powinna zarejestrować jako płatnik w kraju zamieszkania pracownika, by tam odprowadzać należne za niego składki. Procedura taka powinna się odbyć na podstawie lokalnych przepisów odpowiedniego kraju. Jednocześnie alternatywne przepisy unijne przewidują możliwość przejęcia obowiązków płatnika przez ubezpieczonego, wówczas jednak obowiązek rejestracji oraz zapłaty składek do zagranicznego systemu ubezpieczeń społecznych spoczywa na ubezpieczonym. Konieczne są jednak do tego odpowiednie uzgodnienia pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą.
Podsumowując, unijne porozumienie ramowe w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia numer 883/2004 w przypadku zwyczajowej telepracy transgranicznej jest pewnym ułatwieniem zarówno dla pracodawców, jak i dla pracowników. Dotyczy ono pracy zdalnej wykonywanej z terytorium innego państwa na rzecz pracodawcy mającego siedzibę w innym państwie. Jest to o tyle istotne, iż coraz częściej pracownicy zatrudnieni chociażby przez pracodawcę mającego siedzibę w Polsce, zainteresowani są wykonywaniem swych obowiązków zdalnie z terenu innego państwa. By jednocześnie nie podlegać pod przepisy z tytułu ubezpieczeń społecznych w owym innym państwie, zgodnie z nowymi przepisami, praca wykonywana zdalnie stanowić może nie więcej niż 50,0% wykonywanych obowiązków. Poza tym sprawdzeniu ze strony ZUS podlegać będzie również naprzemienność okresów pracy w dwóch państwach. Rozporządzenie to nie dotyczy jednak pracy wykonywanej w więcej niż dwóch państwach oraz sytuacji, gdy pracownik posiada w państwie zamieszkania inne źródło dochodu, bądź też prowadzi pracę na własny rachunek.
