Cyfryzacja zwolnień lekarskich nie zwolniła z obowiązków pracowniczych - KS Service
+
KSSERVICE

Cyfryzacja zwolnień lekarskich nie zwolniła z obowiązków pracowniczych

Cyfryzacja zwolnień lekarskich nie zwolniła z obowiązków pracowniczych
16/02/2021

Cyfryzacja zwolnień lekarskich nie zwolniła z obowiązków pracowniczych

Zasadniczo zaświadczenia e-ZLA miały usprawnić proces stwierdzania niezdolności pracownika do pracy. Zdarzają się jednak problemy przy korzystaniu z systemu informatycznego obsługującego e-zwolnienia. Przy czym problem dotyczy nie tylko kwestii technicznych, lecz także proceduralnych. W przypadku bowiem wadliwego działania systemu ustawodawca uregulował ścieżkę postepowania dla lekarza, lecz nie przewidział jej dla pracownika bądź pracodawcy.

Na czym konkretnie polegają obecne problemy ze zwolnieniami lekarskimi w formie elektronicznej?

Generalnie zgodnie z art. 55a ustawy z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z tytułu choroby lub macierzyństwa (Dz.U. z 2020 r., poz. 870, ost. zm. poz. 2320) w przypadku, gdy wystawienie zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego nie jest możliwe (wskutek przykładowo braku dostępu do Internetu, braku możliwości podpisania go podpisem kwalifikowanym, itp.), lekarz w dniu badania przekazuje ubezpieczonemu zaświadczenie lekarskie wystawione na formularzu wydrukowanym z systemu elektronicznego.

Zwolnienie elektroniczne e-ZLA jest następnie przekazywane na skrzynkę podawczą Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w terminie 3 dni roboczych od dnia jego wystawienia. Jeżeli przesłanie dokumentu w tym terminie będzie niemożliwe, wówczas obowiązuje go termin 3 dni roboczych od ustania przyczyn uniemożliwiających dostarczenie zaświadczenia lekarskiego na skrzynkę podawczą ZUS.

Problem w tym jest taki, iż ustawodawca nie przewidział, jak postąpić ma pracodawca i pracownik, gdy zwolnienia e-ZLA w systemie „nie widać”. W takiej sytuacji, jak radzi doktor Magdalena Zwolińska, adwokat i partner w Kancelarii NGL Wiater, pracownik może ponownie zgłosić się do lekarza z prośbą o wystawienie zwolnienia, które tym razem powinno być już prawidłowo umieszczone w systemie elektronicznym pracodawcy. W tym kontekście należy pamiętać też o tym, iż zatrudniony może w każdym przypadku poprosić o wystawienia tradycyjnego pisemnego zwolnienia.

Niezależnie jednak od powyższego, na pracowniku ciążą obowiązki wynikające z par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1632), zgodnie z którym pracownik ma obowiązek zawiadomienia o przyczynie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna ta jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.

Tym samym elektroniczne zwolnienie nie zmienia więc faktu, iż obowiązkiem pracownika jest zawiadomienie pracodawcy o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, co powinno nastąpić najpóźniej w drugim dniu nieobecności w pracy. I jak zauważa Bartosz Wszeborowski, adwokat w Kancelarii PCS Paruch Chruściel Schiffter Littler Global, jest to odrębny obowiązek od obowiązku usprawiedliwienia nieobecności poprzez przedłożenie czy ujawnienie w systemie elektronicznym zwolnienia lekarskiego.

Dlaczego zatem taki obowiązek pozostał, pomimo wprowadzenia elektronicznego obiegu zwolnień lekarskich?

Jak widać na powyższym przykładzie, wprowadzenie korzystania ze zwolnień elektronicznych nie spowodowało zmian w przepisach prawa pracy. Należy też pamiętać, iż niedotrzymanie tego 2-dniowego terminu na poinformowanie pracodawcy może być tylko usprawiedliwione wyjątkowymi okolicznościami, jak obłożna choroba pracownika połączona z brakiem lub nieobecnością domowników.

Sam proces powiadomienia pracodawcy powinien być zgodny z przepisami wewnątrzzakładowymi. Jeżeli natomiast nie zostało to tam określone, wówczas poinformowanie pracodawcy może się odbyć w formie osobistej lub za pośrednictwem innej osoby, telefonicznie, drogą pocztową lub z wykorzystaniem innych metod łączności, jak chociażby e-mail.

A co uczynić powinien pracodawca, gdy pracownik jest nieobecny, w systemie elektronicznym nie pojawiło się zwolnienie i nie nastąpiło też poinformowanie o przyczynie nieobecności?

W takiej sytuacji pracodawca powinien próbować skontaktować się z podwładnym celem wyjaśnienia sytuacji. Jak zauważa Robert Stępień, radca prawny i partner w Kancelarii PCS Paruch Chruściel Schiffter Littler Global, pracodawca na pewno ma taką możliwość za pomocą służbowych środków komunikacji. W tym kontekście są bowiem wątpliwości, w związku z RODO, o możliwości skorzystania z prywatnego numeru telefonu lub prywatnego e-maila pracownika.

Zgodnie bowiem ze stanowiskiem prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z sierpnia 2020 roku pracodawca nie może korzystać z pozyskanych podczas rekrutacji prywatnych danych osobowych pracownika (telefon czy też e-mail) bez jego zgody.

Zdaniem jednak Roberta Stępnia takie stanowisko jest zbyt daleko idącym ograniczeniem. W opisanej sytuacji kontakt ze strony pracodawcy jest działaniem wyjątkowym, który przecież pragnie uzyskać informacje na potrzeby planowania pracy, gdyż brak wiedzy o terminie absencji danego pracownika może spowodować naruszenie interesów pracodawcy.

Poza tym ważnym jest też to, iż pracodawca nie ma obowiązku poszukiwania pracownika i ustalania co się z nim stało, gdy ten nie pojawił się w pracy lub nie wykonuje powierzonej mu pracy zdalnej. Jak podkreśla doktor Iwona Jaroszewska-Ignatowska, partner w kancelarii Raczkowski, to pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę o przyczynie nieobecności i długości jej trwania, a następnie dostarczenia dowodu to potwierdzającego.

Jeżeli jednak pracodawca podejmie próbę kontaktu z pracownikiem, celem wyjaśnienia jego nieobecności, to jak długo powinien to czynić?

W tej kwestii zdania ekspertów są podzielone. Generalnie jeżeli nie ma kontaktu z pracownikiem przez czas powyżej tygodnia, pracodawca może podjąć decyzję o nałożeniu na takiego pracownika kary porządkowej. Bierna postawa zatrudnionego może bowiem powodować znaczącą dezorganizację pracy. Poza tym pracownicy powinni pamiętać, iż generalnie powiadomienie pracodawcy o przyczynach nieobecności i okresie jej trwania jest dla nich ważne, gdy chcą za okres nieobecności uzyskać wynagrodzenie. To bowiem przysługuje jedynie za pracę wykonaną, a za czas jej niewykonywania jedynie wtedy, gdy przewidują to obowiązujące przepisy.

Zatem niedopełnienie obowiązku w postaci poinformowania pracodawcy o nieobecności skutkować może tym, iż pracodawca potraktuje ową nieobecność jako nieusprawiedliwioną, a tym samym niepłatną. Z praktyki obecnej wynika, iż pracodawcy czekali kiedyś na zwolnienie 7-10 dni, obecnie zaś po wejściu do stosowania e-ZLA czekają 3 dni, po czym traktują nieobecność jako nieusprawiedliwioną. Stąd też w interesie pracownika jest odebranie telefonu lub e-mail od pracodawcy i wyjaśnienie sytuacji.

Co może uczynić pracodawca wobec pracownika, który nie wykona obowiązku poinformowania go o przyczynach nieobecności w pracy?

Generalnie pracodawca może wyciągnąć konsekwencje, stosując wobec takiego zatrudnionego odpowiedzialność porządkową. Jak wskazuje doktor Magdalena Zwolińska, zgodnie z art. 108 par.1 kodeksu pracy za nieprzestrzeganie przez pracownika przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy pracodawca może stosować karę upomnienia lub karę nagany. Jednakże w skrajnych przypadkach, pracownika spotkać mogą bardziej bolesne konsekwencje, do wypowiedzenia umowy o pracę włącznie.

W opisywanej sytuacji wypowiedzenie umowy o pracę jest dozwolone w sytuacji, gdy niedopełnienie obowiązków zdarzyło się już niejednokrotnie bądź powoduje ono poważne konsekwencje. W tym kontekście mowa jest o takich konsekwencjach, jak niemożliwość dokonania zmian w harmonogramie pracy i prawidłowego obsadzenia linii produkcyjnej, czego skutkiem będzie niewykonanie planu produkcji.

Takie postępowanie pracownika może być też uznane za ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego, co z kolei uprawnia pracodawcę do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, czyli zastosowania zwolnienia dyscyplinarnego. Zwłaszcza wówczas, gdy doszło do tego z niepodważalnej winy pracownika.

Należy bowiem pamiętać, na co zwraca uwagę doktor Iwona Jaroszewska-Ignatowska, iż zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, nawet jednodniowa nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy może być podstawą do rozwiązania umowy w trybie dyscyplinarnym.

Z kolei Izabela Zawacka, radca prawny w Kancelarii Zawacka Rdzeń Prawo Przedsiębiorstw i HR, przestrzega, iż w sytuacji, gdy pracownik poinformował o chorobie, ale w systemie brak jest e-ZLA, pracodawca powinien mieć na względzie wspomniany już art. 55a ustawy zasiłkowej, a więc zwłaszcza to, iż opóźnienie może wynikać z przyczyn leżących po stronie placówki medycznej. Zatem nim zatrudniający podejmie kroki dyscyplinarne wobec pracownika, powinien dołożyć należytej staranności w ustaleniu, czy pracownik rzeczywiście otrzymał takie zwolnienie.

Jeżeli bowiem okaże się, iż rozwiązanie umowy o pracę czy też nałożenie kary porządkowej było nieuzasadnione, a następnie okaże się, iż e-zwolnienie zostało faktycznie wystawione, wówczas konsekwencje spoczywają na pracodawcy. Polegają one na uwzględnieniu sprzeciwu od nałożonej kary porządkowej bądź wypłaty odszkodowania, jak i konieczności przywrócenia do pracy.

Podsumowując, cyfryzacja procesu obiegu zwolnień lekarskich ma za zadanie ułatwić działanie i pracę zarówno lekarzom, jak i pracownikom oraz pracodawcom. Napotyka ona jednak pewne problemy, gdyż cały system podlega jeszcze różnym awariom. Poza tym jednak, po wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów w postaci zwolnień lekarskich, nie zniknął obowiązek pracowniczy poinformowania pracodawcy o przyczynach swej nieobecności. Niedotrzymanie tegoż obowiązku rodzi bowiem całkiem poważne konsekwencje, nawet z wypowiedzeniem dyscyplinarnym włącznie.