Generalnie zdaniem Europejskiego Trybunału Praw Człowieka GPS zamontowany w samochodzie służbowym nie narusza prawa do prywatności. Tym samym pracownikom, którzy nie chcą tego systemu w udostępnionym im pojeździe, tak naprawdę został wytrącony z ręki ostatni argument, na jaki mogli jeszcze się powoływać.
Co zatem wiadomo o wyroku Europejskiego Trybunału Praw Człowieka odnoszącego się do stosowania systemów GPS w samochodach służbowych?
Otóż 13 grudnia 2022 roku Europejski Trybunał Praw Człowieka (ETPC) wydał wyrok w sprawie Florindo de Almeida Vasconcelos Gramaxo przeciwko Portugalii (skarga numer 26968/16). W wyroku tym uznano, iż geolokalizator (GPS) w samochodzie służbowym stanowi ingerencję w prawo do poszanowania prywatności pracownika, jednak jest to ingerencja legalna, proporcjonalna i uzasadniona, co oznacza, iż nie narusza ona praw podstawowych przewidzianych w art. 8 Konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności, sporządzonej w Rzymie 4 listopada 1950 roku, zmienionej następnie protokołami nr 3, 5 i 8 oraz uzupełnionej protokołem nr 2. Sędziowie ETPC uznali, iż pracodawca przez montaż systemu GPS realizuje uprawniony cel, jakim jest ochrona własnych interesów majątkowych przed nadużyciami.
Ów wyrok jest również istotny dla polskich pracodawców, którzy coraz częściej montują system GPS w samochodach służbowych. Jak podkreśla dr Magdalena Zwolińska, partner w NGL Wiater, wyrok ten może być cenną wskazówką interpretacyjną dla art 11.1 kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca ma obowiązek poszanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika. Jednocześnie warto zauważyć, iż wyrok Trybunału podkreśla podstawowe wytyczne, którymi musi kierować się pracodawca kontrolując pracownika. Kontrola, również przy użyciu systemów GPS, jak i innych urządzeń cyfrowych, jest dopuszczalna jedynie w niezbędnym zakresie, a prawa pracownika do prywatności muszą być odpowiednio chronione.
Co jest istotne w kontekście legalności stosowania systemów GPS na gruncie prawa polskiego?
Generalnie w Polsce kwestie geolokalizacji regulują przepisy kodeksu pracy oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej z 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (Dz. Urz. UE z 2016 r. L 119 s.1, zwana dalej RODO). Zgodnie z art. 22.3 par. 1 kodeksu pracy, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika. Monitoring poczty nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. W tym zakresie przepisy o monitoringu poczty elektronicznej stosuje się również odpowiednio do innych form monitoringu, jeżeli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych we wspomnianym powyżej art. 22.3 par. 1 kodeksu pracy.
I w tym kontekście monitoring pojazdów służbowych za pomocą systemu GPS stanowi właśnie wspomnianą inną formę monitoringu, a więc może być prowadzony wówczas, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. W tym kontekście narzędziem pracy jest samochód służbowy.
Pracodawca korzystający z urządzeń GPS w samochodach służbowych pracowników ma możliwość gromadzenia informacji nie tylko o lokalizacji pojazdu, lecz również o zachowaniu kierowcy pojazdu. Mogą to być zatem informacje o stylu jazdy, przestrzeganiu przepisów ruchu drogowego, poruszaniu się po określonym terenie zarówno w godzinach pracy, jak i w czasie wolnym.
Jak podkreśla Agata Majewska, radca prawny z Kancelarii Ślązak, Zapiór i Partnerzy, lokalizacja za pomocą narzędzi GPS stanowi formę monitoringu, do której pracodawca jest uprawniony bez konieczności uzyskiwania w tym celu zgody pracownika. Warunkiem koniecznym jest jednak niezbędność takiego działania, do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Zgoda pracownika nie jest wymagana również w sytuacji, gdy wykorzystuje on samochód w celach prywatnych. Wówczas bowiem pracodawcy przysługuje kontrola wydatków oraz zabezpieczenie samochodu przed kradzieżą, zniszczeniem czy też niewłaściwym użytkowaniem. A korzystanie ze służbowego pojazdu w celach osobistych zależy od dobrowolnej decyzji pracownika.
Jak z kolei podkreśla dr Dominika Dorre-Kolasa, partner w kancelarii Raczkowski IUS Laboris Global HR Lawyers, jeżeli pracodawca nie zezwoli na używanie samochodu służbowego do celów prywatnych, wówczas sprawa jest łatwiejsza, bowiem założyć można, iż wszystkie informacje pozyskane za pomocą systemu GPS dotyczą jazd służbowych. Jeżeli jednak zezwoli, to sytuacja się komplikuje. Tutaj szczególnie istotne jest właściwe i transparentne wyznaczenie granic użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych, w tym również przekazanie informacji, w jaki sposób pracodawcy będą to sprawdzać.
Stąd też, na co zwraca uwagę Robert Stępień, partner w PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień/ Littler Global, w sytuacji, gdy pracownik może korzystać z samochodu służbowego do celów prywatnych, pracodawcy powinni używać systemu GPS jedynie w czasie, w którym pracownik korzysta z samochodu w związku z wykonywaną pracą. Korzystanie z systemu geolokalizacji w innym przypadku może narażać pracodawcę na zarzut naruszenia prywatności pracownika. Pamiętać jednak należy, iż prawo do prywatności pracownika nie ma charakteru bezwzględnego, a pracodawcy, wykorzystując GPS montowany w samochodzie pracownika, powinni działać przede wszystkim w sposób proporcjonalny oraz z uwzględnieniem swojego interesu.
Zdarzyć się mogą bowiem sytuacje, gdy użycie systemu GPS poza godzinami pracy pracownika będzie dopuszczalne. Przykładowo, gdy samochód służbowy może być wykorzystywany przez pracownika do celów prywatnych jedynie na terenie Polski, a pracodawca się dowie, że pracownik wyjechał poza granice naszego kraju, wówczas użycie systemu GPS celem zidentyfikowania nadużycia, może okazać się dopuszczalne. Wówczas bowiem interes pracodawcy, polegający na potrzebie ochrony swojego mienia, może uzasadniać taką kontrolę.
Co jeszcze ma znaczenie w kontekście używania systemów GPS w samochodach służbowych udostępnionych pracownikom?
Eksperci podkreślają, iż by geolokalizator nie naruszał prywatności pracownika, wówczas powinien zostać umieszczony w pojeździe za jego wiedzą. Tym samym pracownik, przed rozpoczęciem korzystania z samochodu służbowego, wyposażonego w aktywny nadajnik GPS, powinien zostać poinformowany o jego istnieniu, jak również o powodach i procedurach jego stosowania oraz zasadach przetwarzania w związku z tym danych kierowcy.
Jak podkreśla dr Magdalena Zwolińska, art. 22.3 par. 3 i 4 kodeksu pracy oraz art. 22.2 par. 6-10 kodeksu pracy dotyczą sposobów prowadzenia przez pracodawcę monitoringu wizyjnego i należy je również stosować odpowiednio do innych form monitoringu, w tym kontroli lokalizacji samochodu służbowego za pomocą systemu GPS. To zaś oznacza, iż o wprowadzeniu takiej formy monitoringu pracodawca zobowiązany jest poinformować pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, na dwa tygodnie przed uruchomieniem kontroli, a nowo zatrudnionemu pracownikowi należy przekazać pisemną informację o celach, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu, przed dopuszczeniem go do pracy. Poza tym pracodawca zobowiązany jest do oznakowania miejsc czy też urządzeń objętych monitoringiem, nie później niż dzień przed jego uruchomieniem.
Informacje o stosowaniu monitoringu umieścić należy w miejscu widocznym w każdym pojeździe, w zasięgu wzroku kierowcy. Należy również pamiętać o tym, że cele, zakres i sposób zastosowania formy monitoringu, ustala się w układzie zbiorowym pracy bądź regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy czy też nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Pracodawca musi skonkretyzować cele monitoringu, wskazując precyzyjnie sytuacje, w których będą podejmowane czynności kontrolne.
O czym jeszcze należałoby pamiętać w kontekście stosowania systemów GPS w samochodach służbowych?
Generalnie poza wypełnieniem obowiązków informacyjnych oraz dotyczących zachowania wymaganego sposobu wdrożenia monitoringu, pracodawcy winni pamiętać również o ich obowiązkach jako administratorów danych osobowych, określonych przepisami RODO, a w szczególności obowiązkach udzielenia pracownikom wszelkich informacji, określonych przepisami RODO. System GPS działa bowiem poprzez zbieranie danych geolokalizacyjnych, a dane o lokalizacji w powiązaniu z informacjami o zidentyfikowanej czy też możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, stanowią w myśl RODO dane osobowe.
Jak podkreśla dr Magdalena Zwolińska, poważnym problemem w praktyce może być rozgraniczenie stosowania monitoringu GPS do realizacji prawnie usprawiedliwionych interesów pracodawcy, w warunkach korzystania przez pracownika z samochodu służbowego do celów prywatnych, gdy pracodawca takową możliwość dopuścił. Wówczas pracodawca winien stworzyć pracownikowi możliwość skorzystania z opcji tymczasowego wyłączenia mechanizmu śledzenia położenia samochodu, podczas korzystania z samochodu wyłącznie w celach prywatnych. Tym samym pracownik mógłby wtedy z własnej inicjatywy chronić określone dane dotyczące lokalizacji, traktując je jako dane prywatne. Po przejściu w tryb prywatny pracodawca nie widziałby aktualnej pozycji pojazdu, a poza tym funkcja trybu prywatnego ma dodatkową zaletę, w postaci ułatwienia pracodawcy rozliczania przejazdów prywatnych, jeżeli takie przejazdy u pracodawcy są dopuszczalne do określonego limitu kilometrów w miesiącu.
Jeśli jednak pracodawca zamierza monitorować również przejazdy niezwiązane z obowiązkami służbowymi pracownika i nie wprowadzi rozwiązań umożliwiających pracownikowi wyłączenie monitorowania położenia samochodu podczas przejazdów prywatnych, wówczas koniecznym będzie uzyskanie od pracownika zgody na przetwarzanie przez pracodawcę danych osobowych w postaci lokalizacji samochodu służbowego poza godzinami pracy.
Podsumowując, zgodnie z niedawnym wyrokiem Europejskiego Trybunału Praw Człowieka GPS zamontowany w samochodzie służbowym nie stanowi naruszenia prawa do prywatności pracownika. Tym samym tak naprawdę Trybunał zniósł ostatni argument pracownikom, którzy nie zgadzali się na zastosowanie takiego systemu w udostępnionych im samochodach służbowych. Pamiętać jednak należy o tym, iż o ile stosowanie systemu GPS w sytuacji korzystania przez pracownika z samochodu służbowego w czasie wykonywania obowiązków służbowych jest jak najbardziej legalne i nie wymaga zgody pracownika, o tyle już korzystanie z tego systemu podczas użytkowania przez pracownika z samochodu służbowego do celów prywatnych, już takowej zgody wymaga. W każdym jednak wypadku koniecznością jest właściwe oznakowanie pojazdu wyposażonego w system GPS, jak i przekazanie informacji pracownikom o fakcie zastosowania takiego systemu w udostępnionym im służbowym pojeździe.