Granice autonomii informacyjnej pracownika są cały czas przedmiotem analiz. Ostatnio nowe światło na ten aspekt rzuca wyrok Sądu Okręgowego w Olsztynie. Zatem ponownie należy rozważyć jakie dane od pracownika można pozyskać i czy rzeczywiście niektóre działania pracodawców są sprzeczne z RODO. Poniżej uwagi i spostrzeżenia jakie na ten temat prezentuje Jakub Bartoszewicz, radca prawny w Kancelarii Bogacz Bartoszewicz Kancelaria Radców Prawnych.
O jakim wyroku sądowym w kontekście autonomii informacyjnej pracownika jest mowa?
Otóż takim powodem do ponownej dyskusji i analizy w zakresie pozyskiwania od pracownika danych przez pracodawcę w związku z zapewnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy stał się wyrok Sądu Okręgowego w Olsztynie z dnia 29 stycznia 2021 roku (sygn. akt IV Pa 79/20). W uzasadnieniu wyroku sędziowie odnieśli się również do kwestii kolizji uprawnień pracodawcy z przepisami RODO, a co za tym idzie, możliwe jest zatem odmienne spojrzenie na stanowisko prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) w odniesieniu do badania alkomatem czy też pomiaru temperatury.
Generalnie punktem wyjścia do powyższych rozważań jest art. 51 Konstytucji RP zapewniający każdemu prawo do autonomii informacyjnej, czyli decydowania o tym, komu, w jaki sposób i jakie dane o sobie przekazuje. Podstawą do ingerowania w to prawo może być tylko przepis w randze ustawy. A na gruncie prawa pracy takie przepisy zawiera kodeks pracy, w szczególności art. 22.1, a zatem katalog danych żądany przez pracodawcę od osoby ubiegającej się o pracę, jak i już od pracownika. Te dane to w szczególności:
- imię
- nazwisko
- data urodzenia
- dane kontaktowe
- wykształcenie
- kwalifikacje zawodowe
- przebieg zatrudnienia
- PESEL
Jednakże powyższe nie oznacza, iż uzyskanie szerszych danych nastąpić może jedynie na podstawie zgody pracownika, gdyż zgodnie z art. 22.1 par. 4 kodeksu pracy (KP) pracodawca może żądać podania innych danych, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. I w tym przypadku chodzi zarówno o obowiązki i uprawnienia pracodawcy, jak i pracownika.
Jakiego zatem charakteru mogą być te obowiązki i uprawnienia, na podstawie których pracodawca może żądać podania dodatkowych danych?
Generalnie nie ma w tym zakresie ograniczeń, zatem będą to chociażby przepisy nakładające na pracodawcę obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (art. 94 pkt. 4 i art. 207 KP), jak i połączone z nim prawo pracowników do takich właśnie warunków pracy (art. 66 Konstytucji RP). Zresztą przepisy odnośnie bhp nie są jedyną podstawą do żądania dodatkowych danych, gdyż z art. 94 KP wynika też szeroko pojmowane kształtowanie zasad współżycia społecznego.
To jednak nie oznacza, iż pracodawca może zatem żądać dowolnych danych, w dowolnej formie i zakresie. O ile bowiem wspomniany art. 22.1 par. 4 KP daje uprawnienie do żądania danych, to jednocześnie wyraźnie zastrzega, iż muszą one być niezbędne do realizacji określonego obowiązku lub uprawnienia.
Zatem każdorazowo należy przeprowadzić test, jak dalece bez konkretnych informacji od pracownika realizacja obowiązku lub uprawnienia będzie niemożliwa lub utrudniona. I tylko wówczas, gdy bez ich pozyskania pracodawca w ogóle nie jest w stanie zadośćuczynić przepisom lub jest to bardzo utrudnione, żądania podania danych od pracownika będzie uzasadnione. I z tak pojmowanej niezbędności wynika też konieczność żądania tylko takich danych, jakie są rzeczywiście potrzebne i żadnych innych. Takie reguły wynikają z wywodzącej się z RODO zasady ograniczonego celu i minimalizacji danych.
Co ważne, to fakt, iż RODO w żadnym wypadku nie stoi na przeszkodzie żądaniu przez pracodawcę podania danych, o których mowa powyżej. Poza tym RODO wręcz samo w sobie zawiera samodzielne podstawy do pozyskiwania i przetwarzania danych, jak chociażby prawnie uzasadniony interes, na który pracodawca może się skutecznie powoływać. Poza tym RODO nie znajduje zastosowania tam, gdzie dochodzi do przetwarzania danych w sposób zautomatyzowany lub umożliwiający powstanie zbioru danych.
Jak zatem te rozważania przenieść na praktykę gospodarczą?
Sugerując się powyższymi zasadami prawa, można wskazać kilka przykładów, gdzie pracodawca ma uprawnienia do ingerowania w sferę autonomii informacyjnej pracownika. Pierwszym takim przykładem jest chociażby badanie stanu trzeźwości czy też poddawanie ich testom na obecność narkotyków przed przystąpieniem do pracy. Pod warunkiem spełnienia określonych warunków, działanie takie powinno być nie tylko dozwolone, lecz wręcz wymagane od pracodawców w niektórych branżach.
Zasadniczo dopuszczenie do pracy pracowników będących pod wpływem alkoholu lub środków psychoaktywnych stanowi bardzo poważne i realne zagrożenie dla życia i zdrowia innych pracowników, osób trzecich, jak i mienia zakładu pracy. Dotyczy to przede wszystkim stanowisk związanych z obsługą pojazdów, maszyn, jak i różnego rodzaju sprzętu. Poza tym po stronie pracownika istnieje obowiązek współdziałania z pracodawcą w zakresie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.
W takim rozumieniu przepisów można też się zastanawiać, czy w ogóle powinno czynić się tutaj rozróżnienie pracowników, czy też wolno wszystkich poddawać takim badaniom. Otóż niekoniecznie, gdyż tylko poddawanie takim badaniom i testom pracowników obsługujących maszyny i środki transportu jest w pełni uzasadnione, a ciężko już to uzasadnić w przypadku pracowników biurowych.
W powyższym kontekście zauważyć można, iż prezes UODO negatywnie wypowiedział się odnośnie prawa pracodawcy dokonywania prewencyjnego badania stanu trzeźwości pracowników. I to stanowisko należy ocenić jako niewłaściwe z dwóch zasadniczych powodów, mianowicie:
- dane o obecności alkoholu w ciele pracownika nie powinny być traktowane jako dane szczególnej kategorii, gdyż nie mówi to nic o zdrowiu, lecz o spożyciu alkoholu; podobnie sytuacja przedstawia się w odniesieniu do narkotyków
- podstawy prawnej do badania poziomu alkoholu nie trzeba poszukiwać w ustawie o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, gdyż sam obowiązek niedopuszczenia do pracy pracowników pod wpływem alkoholu wynika z przepisów od bhp w pracy, podobnie zresztą, jak i odnośnie narkotyków.
Co też niezmiernie ważne, to pomimo bardzo kategorycznego wydźwięku stanowiska prezesa UODO w tym względzie (mówiącego o niemożności prowadzenia badań alkomatem czy też na obecność środków odurzających), należy pamiętać, iż w wielu sytuacjach RODO w ogóle nie będzie miało zastosowania do prowadzenia takich badań, chociażby wtedy, gdy wyniki pomiaru nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany choćby częściowo lub w żaden sposób utrwalane. Jeśli natomiast wynik badania będzie pozytywny i pracodawca będzie chciał to utrwalić w protokole, wówczas podstawą do przetwarzania takich danych będzie ustawa o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
Co jeszcze wywnioskować można pod kątem praktyki stosowania przepisów i autonomii informacyjnej pracownika?
Otóż w podobny sposób jak w przypadku badania alkomatem, rozważania poprowadzić można w odniesieniu do prewencyjnego mierzenia temperatury pracownikom, co stało się dość modną metodą prewencyjną w okresie panującej epidemii. I takie działanie pracodawcy będzie wpisywało się w wypełnianie przez niego obowiązku zapewnienia bezpiecznych warunków pracy (a pracownik jest zobowiązany do współdziałania z pracodawcą, zatem nie może odmówić wykonania takiego pomiaru).
Wprawdzie również i w tym zakresie stanowisko prezesa UODO jest odmienne, gdzie dowodzi on, iż takie prewencyjne mierzenie temperatury odbywać się może jedynie na podstawie obowiązku nałożonego na pracodawcę przez głównego inspektora sanitarnego. Jednakże i również ta interpretacja prezesa UODO nie jest właściwa, biorąc pod uwagę wymóg zawarty w art. 207, par. 2 pkt 3 kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca zobowiązany jest reagować na potrzeby w zakresie zapewnienia bhp oraz dostosowywać środki podejmowane w celu doskonalenia istniejącego poziomu ochrony zdrowia i życia pracowników, biorąc pod uwagę zmieniające się warunki wykonywania prac.
A to oznacza nakaz stosowania przez pracodawcę tu i teraz środków adekwatnych do pojawiających się zagrożeń. Tym samym sprzeczne z tymi przepisami byłoby oczekiwanie na decyzję głównego inspektora sanitarnego (o czym wspomina w swej interpretacji prezes UODO), która przecież może w ogóle nie nadejść. Poza tym obowiązek zapewnienia bezpiecznych warunków pracy ma charakter ciągły, co oznacza, iż pracodawca nie może (by nie narazić się na zarzut naruszenia tegoż przepisu) zwlekać z podejmowaniem odpowiednich działań.
I podobnie jak w przypadku badania alkomatem czy na obecność narkotyków, również i w przypadku badania temperatury, przepisy RODO mogą w ogóle nie mieć zastosowania, a wszystko zależy od sposobu zorganizowania całego procesu. Jeżeli bowiem pomiar temperatury wykonywany jest ręcznie, a wskazania termometru nie są rejestrowane, wówczas takie przetwarzanie danych odbywa się poza zakresem stosowania RODO. Owego pomiaru nie trzeba ograniczać tylko do wybranych pracowników czy branż, gdyż generalnie pracodawca jest w pełni uprawniony do jego zastosowania w każdym przypadku, w którym może dojść do kontaktu powodującego zagrożenie zakażeniem. I o ile jako zbędne lub co najmniej nieuzasadnione będzie mierzenie temperatury pracownikom wykonującym pracę samodzielnie lub na świeżym powietrzu, to już w pełni zasadne będzie w przypadku pracy biurowej.
A jak odnieść przepisy o autonomii informacyjnej pracownika w odniesieniu do informacji o odbytych szczepieniach?
Generalnie mocno kontrowersyjna jest obecnie sprawa pozyskiwania przez pracodawcę informacji o odbytych szczepieniach przeciwko COVID-19. Jako podstawę takiego działania pracodawcy przyjmuje się często chociażby dążenie pracodawców do nagradzania takiej postawy pracowniczej w formie benefitów. Jednakże takie działanie pracodawców, zmierzające do pozyskania danych o szczepieniu, nie wpisują się w obowiązek zapewnienia bezpiecznych warunków pracy.
W tym aspekcie badanie alkomatem, narkotestem czy też pomiar temperatury da się powiązać wprost z obowiązkami ze sfery bhp, jednak już w przypadku informacji o szczepieniu, a tym bardziej samej woli poddania się szczepieniu, takiej relacji nie ma.
Trudno bowiem przyjąć jako argument, iż zbieranie informacji o osobach zaszczepionych ma na celu ochronę życia i zdrowia innych osób, gdyż brakuje badań wskazujących na to, że osoba zaszczepiona nie może zarażać. A wręcz przeciwnie, z dostępnych analiz wynika bowiem, iż o ile szczepionka chroni osobę zaszczepioną, to już nie ma wpływu na bezpieczeństwo innych osób. Zatem pracodawca nie jest upoważniony do żądania od pracownika, by ten dbał o siebie i przekazywał związane z tym informacje, o ile nie służy to realizacji nałożonych na pracodawcę obowiązków.
Poza tym istnieje przecież wiele przyczyn, dla których pracownik nie będzie chciał poddać się szczepieniu, od ideologicznych począwszy, a na zdrowotnych skończywszy. Tym samym wymaganie od pracownika podania informacji o zaszczepieniu się mogłoby bardzo szybko stracić wymiar neutralny i stać się elementem dyskryminacji bądź mobbingu. Poza tym dane o odbytym szczepieniu są z kategorii danych o stanie zdrowia, zatem wymagają szczególnego traktowania.
Podsumowując, autonomia informacyjna pracownika ma swoje granice i na pewno warto zastanowić się nad ich sensowym uzasadnieniem. Nie może być bowiem tak, by ochrona danych osobowych stała w sprzeczności z podstawowym obowiązkiem pracodawcy, jakim jest zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Jednakże pracodawca, dokonując ingerencji w dane pracownika, musi zawsze wyważyć, czy ingerencja w autonomię informacyjną zatrudnionego nie jest nadmierna. Koniecznym jest bowiem ścisłe powiązanie zakresu żądanych informacji z ich niezbędnością do realizacji zadań wynikających z przepisów prawa.
