W myśl najnowszej wersji projektu zmian odnośnie pracy zdalnej, zatrudnieni będą mogli świadczyć incydentalną pracę zdalną bez spełniania wymogów nowelizowanych przepisów kodeksu pracy (KP). Zatem nie będzie wówczas mowy o chociażby takich elementach, jak rekompensata za zużyty prąd.
Jaki jest zatem obecny projekt zmian w aspekcie pracy zdalnej?
Otóż projekt zmian w KP, który ma na stałe usankcjonować jej wykonywanie właśnie w takiej formie, trafia obecnie do konsultacji społecznych i międzyresortowych.
Jak wskazuje Iwona Michałek, wiceminister rozwoju, pracy i technologii, obecnie pracę zdalną wykonywać można na podstawie specustawy covidowej z dnia 2 marca 2020 roku i jest ona dobrze oceniania zarówno przez pracowników, jak i pracodawców. I właśnie te doświadczenia wykorzystane zostały przy tworzeniu projektu rozwiązań, które miałyby na stałe znaleźć się w KP.
Założeniem rządu jest, by nowe rozwiązania zaczęły obowiązywać po 3 miesiącach od ustania epidemii, czyli po okresie, gdy można stosować pracę zdalną na podstawie specustawy covidowej. Takie podejście sprawi, iż nie będzie luki prawnej, a wszyscy zainteresowani będą mieli czas na przygotowanie się do zmian.
Jakie nowości zawiera zatem obecna wersja nowych przepisów o pracy zdalnej?
Obecnie istotną zmianą, w porównaniu do ostatniej wersji z marca bieżącego roku, są przepisy o tak zwanym home office, czyli możliwości incydentalnej pracy z domu przez 12 dni w roku. W tym zakresie zatrudniony będzie mógł wnioskować o to do pracodawcy, co ma być też ułatwieniem szczególnie dla rodziców, również w kontekście zapowiedzi wynikających z programu gospodarczego Polski Ład.
Ważnym jest, iż przez owe 12 dni w roku praca z domu będzie mogła być wykonywana bez konieczności spełniania większości wymogów dla tego trybu świadczenia zadań. Jak tłumaczy Anita Gwarek, dyrektor departamentu prawa pracy w Ministerstwie Rozwoju, Pracy i Technologii (MRPiT), dla pracodawcy nie będzie wówczas konieczności pokrywania kosztów, jakie pracownik ponosi w związku z tym trybem wykonywania zadań (czyli ryczałtu na koszty energii i Internetu, który normalnie przy pracy zdalnej występuje).
Jednak z uwagi na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, aktualne będzie zobowiązanie pracodawcy do sporządzenia uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego.
Pomysł takiego 12-dniowego okresu incydentalnej pracy zdalnej jest wynikiem konsultacji prowadzonych z partnerami społecznymi podczas obrad Rady Dialogu Społecznego (RDS). Wzięto bowiem pod uwagę, iż pracownik może mieć potrzebę sporadycznej i okazjonalnej pracy zdalnej, chociażby ze względu na obowiązki rodzinne i chęć ich pogodzenia z zawodowymi.
Podczas konsultacji omawiane były różne propozycje wymiaru owego home office, przykładowo 24 bądź nawet 35 dni, lecz wersja ostateczna przewiduje, iż będzie to 12 dni. W uzasadnieniu do takiego okresu znaleźć można sformułowanie, iż skoro rozwiązanie to ma mieć charakter incydentalny, to nie powinno być stosowane przez dłuższy okres czasu. Jest oczywiście też możliwość, iż pracodawca i pracownik porozumieją się odnośnie dłuższego okresu takiej pracy incydentalnej, wówczas jednak zarówno zatrudniającego, jak i zatrudnionego, obowiązują wszystkie obowiązki wynikające z przepisów o pracy zdalnej.
A czym jest wspomniana już uniwersalna ocena ryzyka zawodowego dla pracy wykonywanej w sposób zdalny?
Otóż jest to nowe rozwiązanie, będące jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy, dla pracy wykonywanej w sposób zdalny. I to niezależnie, czy ma ona charakter incydentalny, czy stały.
W dokumencie takim pracodawca identyfikuje zagrożenia dla zdrowia lub życia zatrudnionych w miejscu świadczenia obowiązków, co ma być podstawą zapewnienia bezpiecznych warunków pracy.
Jak dostrzega Dariusz Głuszkiewicz, zastępca dyrektora departamentu prawa pracy MRPiT, dostrzeżono, iż skoro praca zdalna odbywa się w specyficznych warunkach, co do zasady najczęściej w domu zatrudnionego, to utrudnieniem byłoby zweryfikowanie każdego takiego stanowiska pracy. Stąd by to ułatwić, możliwe będzie przygotowanie uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego, gdzie zawarte będą zagrożenia, z którymi pracownik musi się liczyć w miejscu zamieszkania (czyli miejscu wykonywania pracy zdalnej). Takie rozwiązanie jest ułatwieniem dla pracodawcy przy jednoczesnym zachowaniu zasad bezpieczeństwa.
Co jeszcze zawiera najnowsza wersja projektu zmian w KP w odniesieniu do pracy zdalnej?
Otóż doprecyzowano obecnie również inne zagadnienia, w tym chociażby definicję pracy zdalnej. Generalnie zatrudniony wskazywał będzie miejsce, z którego świadczył on będzie obowiązki na odległość, jednak musi ono być zaakceptowane przez pracodawcę.
Podtrzymana została propozycja, iż praca zdalna może być świadczona albo wyłącznie w formie zdalnej lub też hybrydowo, czyli częściowo z domu, a częściowo stacjonarnie.
Zasadniczo koniecznym będzie uzgadnianie wprowadzenia takiego trybu wykonywania obowiązków, a pracodawca będzie mógł jednostronnie polecić wykonywanie pracy w sposób zdalny pracownikowi jedynie:
- w wyjątkowych sytuacjach, jak chociażby stan klęski żywiołowej czy też epidemia
- gdy z przyczyn od siebie niezależnych nie będzie mógł zapewnić zatrudnionym bezpiecznych warunków w zakładzie pracy, chociażby z powodu pożaru, powodzi, czy też awarii
Uzgodnienie warunków wykonywania pracy zdalnej odbywać się będzie na szczeblu zakładu pracy w porozumieniu ze związkami zawodowymi. Jeżeli jednak negocjacje w tym zakresie nie doprowadzą do osiągnięcia kompromisu, wówczas pracodawca samodzielnie wyda regulamin stosowania pracy zdalnej, z uwzględnieniem jednak ustaleń dokonanych w trakcie rozmów. Gdy u danego pracodawcy nie działają związki zawodowe, wówczas negocjacje należy prowadzić z przedstawicielami pracowników.
Jednym z podstawowych obowiązków zatrudniającego będzie wyposażenie pracownika w narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania prac w formie zdalnej. Poza tym przepisy określają też minimalne koszty, jakie pracodawca będzie musiał zwrócić pracownikowi. Mowa jest w tym przypadku o kosztach instalacji i serwisu sprzętu, kosztach łączy internetowych i podwyższonych rachunkach za energię. Strony będą mogły zdecydować, iż koszty te rekompensowane będą w formie ryczałtu.
Podsumowując, projekt rozwiązań mający na celu nowelizację kodeksu pracy, by na stałe wprowadzić tam rozwiązania dotyczące pracy zdalnej, jest właśnie kierowany do konsultacji społecznych i międzyresortowych. W jego najnowszej wersji znalazły się między innymi takie rozwiązania, jak możliwość incydentalnej pracy zdalnej w wymiarze 12 dni w okresie roku, bez konieczności spełniania dodatkowych wymogów, jak i uniwersalna ocena ryzyka zawodowego. Założenie wprowadzenia zmian jest takie, by nowe przepisy zaczęły obowiązywać nim wygaśnie możliwość świadczenia pracy w sposób zdalny na dotychczasowej podstawie prawnej, czyli specustawie covidowej z dnia 2 marca 2020 roku.
