Kogo obowiązuje profesjonalna utylizacja dokumentów? - KS Service
+
KSSERVICE

Kogo obowiązuje profesjonalna utylizacja dokumentów?

Kogo obowiązuje profesjonalna utylizacja dokumentów?
02/01/2024

Kogo obowiązuje profesjonalna utylizacja dokumentów?

Wiele firm i instytucji zobowiązanych jest do przechowywania dokumentacji przez czas określony przez przepisy prawa. Po jego upływie konieczne jest zniszczenie akt. Utylizacja powinna się odbywać w taki sposób, aby nie doszło do niekontrolowanego wycieku chronionych informacji. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z profesjonalnej usługi w tym zakresie. Dzięki temu można mieć pewność, że wszystko się odbędzie z zachowaniem wszelkich norm bezpieczeństwa.

Jakie są zalety profesjonalnego niszczenia dokumentów?

Profesjonalne niszczenie dokumentów charakteryzuje się przede wszystkim dużą skutecznością. Realizacja usługi przeprowadzana jest szybko, a wydajność maszyn niszczących pozwala na pozbycie się nawet dużej ilości papieru. Utylizacja akt umożliwia ponadto zachowanie pełnej zgodności z przepisami, w tym również normą ISO 21964. Na każdym etapie procedury zachowane jest pełne bezpieczeństwo, co stanowi gwarancję, że nie dojdzie do wycieku wrażliwych informacji. Przedostanie się danych do wiadomości niepowołanych osób jest wyjątkowo niebezpieczne i mogłaby doprowadzić nawet do kradzieży tożsamości.

Pracownicy naszej firmy odbierają dokumenty z siedziby organizacji, gdzie zostają one zapakowane do specjalnych bezpiecznych pojemników. Następnie akta przewożone są do niszczarni autem, którego trasę przejazdu śledzi sygnał GPS. Utylizacja odbywa się w doskonale chronionych budynkach. Dostęp do nich zabezpieczony jest poprzez obecność licznych barier logicznych i fizycznych. Można wśród nich wymienić system śluz, monitoring i całodobową ochronę. Za niszczenie akt odpowiadają specjalnie przeszkolone osoby, które posiadają zaświadczenie o niekaralności i zobowiązane są do zachowania tajemnicy służbowej.

Kiedy trzeba się zdecydować na profesjonalną utylizację dokumentów?

Profesjonalne niszczenie dokumentów jest dobrym rozwiązaniem w sytuacji, kiedy organizacja przetwarza dane osobowe albo wrażliwe informacje związane z ochroną zdrowia, finansami czy kwestiami prawnymi. Firmy i instytucje, które posiadają taką dokumentację, po upływie określonego czasu zobowiązane są do jej utylizacji. Kwestię tę reguluje RODO oraz szczegółowe przepisy prawa krajowego. Warto zadbać o to, aby odbyło się to w bezpieczny sposób. Dzięki temu można uniknąć stresu, który wynika z dużej odpowiedzialności i przekierować swoją energię na inne, ważniejsze obszary.

Przeczytaj  Najnowsze zmiany w kodeksie pracy

Na niszczenie akt warto się także zdecydować w sytuacji, gdy archiwum jest zbyt duże, a utrzymanie porządku w nim stanowi wyzwanie. Utylizacja dokumentów pozwala na skuteczne zwolnienie przestrzeni biurowej. Dzięki temu możliwe jest zaaranżowanie jej w inny sposób. Na skorzystanie z takiej usługi można się również zdecydować przy okazji przeprowadzki organizacji do innej siedziby. Szybki czas realizacji zlecenia i duża wydajność maszyn służących do utylizacji pozwala na błyskawiczne załatwienie sprawy. Zapoznaj się z naszą ofertą i zamów profesjonalne niszczenie dokumentacji już dziś!

Artykuł Sponsorowany