Kto i kiedy składa dokument ZUS IWA - KS Service
+
KSSERVICE

Kto i kiedy składa dokument ZUS IWA

Kto i kiedy składa dokument ZUS IWA
01/02/2021

Kto i kiedy składa dokument ZUS IWA

W dniu 1 lutego mija termin składania dokumentu ZUS IWA. Jest to informacja o osobach zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego. Obowiązek złożenia tego sprawozdania dotyczy tych przedsiębiorców, u których liczba pracowników przekracza 10. Jeżeli jest ona mniejsza, wówczas takiego obowiązku nie ma.

Co wiadomo o deklaracji ZUS IWA i jej składaniu?

Informację ZUS IWA należy złożyć do końca stycznia danego roku za rok poprzedni (w tym roku termin ten przypada na 1 lutego 2021, z uwagi na to, iż 31 stycznia 2021 jest dniem wolnym od pracy). Na jej podstawie organ rentowy ustala stopę procentową dotyczącą ubezpieczenia wypadkowego, jednak dopiero w przypadku, gdy dane przedsiębiorstwo złoży taki dokument za 3 kolejne lata kalendarzowe.

Obowiązek złożenia deklaracji ZUS IWA spoczywa na tych płatnikach składek, którzy łącznie spełniają następujące warunki:

  • byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenia wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja i co najmniej 1 dzień w styczniu roku następnego
  • w roku, za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 osób
  • byli wpisani do rejestru REGON ostatniego dnia roku, za który składana jest informacja

Tym samym płatnicy składek, wpisani do rejestru REGON i zgłaszający do ubezpieczenia nie więcej niż 9 osób oraz ci, którzy nie podlegają wpisowi do rejestru REGON, nie mają obowiązku składania deklaracji ZUS IWA.

Dla takich właśnie płatników, nieskładających tej deklaracji, stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe jest stała i nie zależy od rodzaju działalności, jaki prowadzą. W okresie od 1 kwietnia 2020 roku do 31 marca 2021 roku wynosi ona 1,67% podstawy wymiaru składek, co stanowi 50% najwyższej stopy procentowej ustalonej na ten rok składkowy dla grup działalności.

Jak można korygować dane dostarczone do organu rentowego w postaci deklaracji ZUS IWA?

Otóż ewentualna korekta informacji przekazanych na formularzu ZUS IWA powinna być dokonana w terminie 7 dni od:

  • stwierdzenia nieprawidłowości podczas kontroli we własnym zakresie
  • otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez urzędników kontroli ze strony ZUS

Sama deklaracja ZUS IWA, jak i ewentualna korekta winna być przechowywana przez płatnika składek w okresie 10 lat, licząc od daty przekazania tychże do organu rentowego, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

A jaka stopa procentowa składki obowiązuje płatnika, który zgłosił 10 pracowników, lecz nie uczynił tego przez 3 kolejne lata kalendarzowe?

Otóż dla płatnika składek zgłaszającego do ubezpieczenia wypadkowego 10 i więcej pracowników, nie mającego jednakże obowiązku składania deklaracji ZUS IWA przez 3 kolejne lata, obowiązuje stopa procentowa ustalona dla branży (na podstawie odpowiedniego numeru PKD), w której dany pracodawca funkcjonuje. Kod PKD wynika z rejestru REGON i oznaczony jest on pięcioznakowym kodem alfanumerycznym.

Stopy procentowe składki na ubezpieczenie wypadkowe dla określonych grup działalności określa załącznik do rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków.

Jeżeli jednak upływa już termin na opłacenie składki na ubezpieczenie wypadkowe, a płatnik nie otrzymał jeszcze zaświadczenia o wpisie w rejestrze REGON (by prawidłowo odczytać numer PKD), wówczas stosuje się stopę procentową składki jako 50% najwyższej stopy procentowej ustalonej na dany okres dla grup działalności. Z chwilą otrzymania zaświadczenia REGON płatnik jest zobowiązany do skorygowania stopy procentowej, zgodnie z posiadanym już numerem PKD.

Kiedy można spodziewać się podwyższenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe?

Otóż inspektor pracy może wystąpić do ZUS z wnioskiem o podwyższenie płatnikowi składek na ubezpieczenie wypadkowe do 100% stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe ustalonej na najbliższy rok składkowy. Stanie się tak wówczas, gdy stwierdzi on rażące naruszenie przepisów bhp w czasie dwóch kolejnych kontroli.

Poza tym zmiany wysokości płaconych składek na ubezpieczenie wypadkowe mogą spodziewać się również ci płatnicy, którzy nieprawidłowo ustalili liczbę osób ubezpieczonych bądź też grupę działalności, do której przynależą. W takiej sytuacji wymagana jest korekta złożonych dokumentów oraz zapłata zaległych składek wraz z odsetkami za zwłokę.

Jak prawidłowo ustalić zatem liczbę ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu?

Generalnie ustalenie liczby ubezpieczonych dokonują wszyscy płatnicy podlegający wpisowi do rejestru REGON. Liczba ubezpieczonych jest ilorazem sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy poprzedniego roku kalendarzowego i liczby miesięcy, w których płatnik był zgłoszony w ZUS w poprzednim roku kalendarzowym przez co najmniej jeden dzień.

Zatem w liczbie miesięcy uwzględnia się tylko te miesiące, gdy płatnik co najmniej przez jeden dzień był płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych. Natomiast przy ustalaniu liczby ubezpieczonych bierze się pod uwagę tylko te osoby, które w konkretnym miesiącu podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu przez co najmniej jeden dzień. Co istotne, daną osobę zawsze wlicza się jako jednego ubezpieczonego, niezależnie od tego w jakim wymiarze czasu pracy jest zatrudniona (sama liczba ubezpieczonych podlega zaokrągleniu do jedności).

Kogo nie bierze się pod uwagę, ustalając liczbę zatrudnionych do deklaracji ZUS IWA?

By prawidłowo ustalić liczbę ubezpieczonych, nie bierze się pod uwagę osób, które:

  • cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński oraz za które za dany miesiąc są rozliczane składki lub wykazywane świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych
  • podlegają z danego tytułu tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu (jak chociażby zleceniobiorca, który w tym samym czasie z innym podmiotem pozostaje w stosunku pracy i otrzymuje co najmniej minimalne wynagrodzenie)
  • nie podlegają ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym, jak przykładowo student, przed ukończeniem 26 lat, zatrudniony na podstawie umowy zlecenia

Podsumowując, dokument ZUS IWA służy generalnie do wyznaczenia przez organ rentowy poziomu stopy procentowej składki na ubezpieczenia wypadkowe w podziale na poszczególne rodzaje wykonywanej działalności gospodarczej przez płatników składek. Obowiązek jego dostarczenia spoczywa na tych z płatników składek, którzy zatrudniają 10 i więcej osób, a termin jego złożenia to 1 lutego 2021 roku.