Monitoring jako podstawa nałożenia na pracownika kary - KS Service
+
KSSERVICE

Monitoring jako podstawa nałożenia na pracownika kary

Monitoring jako podstawa nałożenia na pracownika kary
06/12/2022

Monitoring jako podstawa nałożenia na pracownika kary

Okazuje się, iż nagranie z monitoringu może stać się podstawą do nałożenia kary porządkowej na pracownika. Wynika tak z jednej z ostatnich decyzji Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który stwierdził, iż takie działanie nie łamie przepisów o RODO.

Co zatem powinniśmy wiedzieć o nagraniach z monitoringu w odniesieniu do możliwości nałożenia kary na pracownika?

Ważne dla pracodawców jest, iż jedna z ostatnich decyzji Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) stanowi, że przetwarzanie danych osobowych pracownika zebranych za pośrednictwem monitoringu wizyjnego na terenie zakładu pracy, które skończyło się ukaraniem tegoż pracownika naganą, stanowi uzasadniony interes administratora w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f unijnego rozporządzenia nr 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych – czyli RODO.

Zdaniem mecenasa Łukasza Chruściela, partnera w kancelarii PCS Paruch Chruściel Shiffter Stępien Kanclerz/Littler, jest to niezmiernie ważna decyzja dla pracodawców, bowiem przedstawiciele urzędu szeroko potraktowali przesłankę ochrony mienia jako celu uzasadniającego zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych. W tej sytuacji okazało się, iż zajmowanie czasu innych pracowników rozmową w trakcie obsługiwania przez nich maszyn w ruchu może doprowadzić do niebezpiecznych zdarzeń i naruszyć interesy pracodawcy związane z ochroną jego mienia. Podobnie zresztą, jak i blokowanie ciągów komunikacyjnych w czasie takich rozmów.

Niewątpliwie należy cieszyć się z takiej interpretacji urzędników, bowiem dotychczas przepisy były interpretowane bardzo wąsko, co pozwalało na wykorzystanie danych z monitoringu tylko w ewidentnych przypadkach bezpośredniego naruszenia mienia, jak chociażby w odniesieniu do kradzieży czy jego niszczenia. Tymczasem ostatnia decyzja UODO wskazuje, iż wystarczy jedynie pośrednie zagrożenie mienia, by pracodawcy mogli wykorzystać dane z monitoringu zgodnie z przepisami i ochroną danych osobowych.

A czego konkretnie dotyczyła sprawa, którą zajmowali się przedstawiciele UODO?

Otóż sprawa dotyczyła przedstawiciela związku zawodowego, który został ukarany naganą za naruszenie porządku pracy. Naruszenie owo polegało na tym, iż w godzinach pracy pojawił się on na hali produkcyjnej i odbył kilka rozmów z zatrudnionymi tam osobami. Część z nich miała miejsce w świetle ciągów komunikacyjnych, po których poruszały się wózki widłowe. Zdaniem zarządu spółki zachowanie takie zagrażało bezpieczeństwu pracowników, w tym także ukaranego. Zagrażało to również bezpieczeństwu mienia przedsiębiorcy, które mogło ulec poważnym uszkodzeniom w trakcie kolizji z wózkiem widłowym, czy wypadkiem przy pracy, jakiemu mógł ulec pracownik obsługujący maszynę w ruchu rozkojarzony taką rozmową.

Przeczytaj  Więcej informacji w świadectwie pracy już od 1 czerwca

Związkowiec ów nie zgodził się z taką karą i odwołał się od niej do sądu pracy, powiadamiając jednocześnie o całej sprawie UODO. Wystąpił on o nakazanie spółce zaprzestania stosowania monitoringu prowadzonego niezgodnie z przepisami oraz usunięcia jego danych osobowych przetwarzanych bez podstawy prawnej. W odpowiedzi przedstawiciele spółki tłumaczyli, iż monitoring służy między innymi ochronie mienia pracodawcy i nie obejmuje on swym zasięgiem hal produkcyjnych, z wyjątkiem ciągów komunikacyjnych, ani też stołówek, szatni, sanitariatów, miejsc wyznaczonych do palenia tytoniu, czytników rejestrujących czas pracy i pomieszczeń związkowych. Z dostarczonych wyjaśnień przedstawicieli spółki wynikało jednocześnie, iż aktywność związkowca ukaranego naganą nie była wcześniej śledzona za pośrednictwem monitoringu, a decyzja o weryfikacji nagrań zapadła dopiero po tym, jak do przełożonych zaczęły napływać zgłoszenia pracowników, dotyczące jego niebezpiecznych zachowań na hali produkcyjnej. Weryfikacja nagrań z kamer potwierdziła zarzuty zgłaszane przez innych pracowników. Zdaniem przedstawicieli spółki kara nagany nie została nałożona za samo przebywanie i poruszanie się po hali produkcyjnej, lecz przede wszystkim za naruszenie porządku pracy polegające na prowadzeniu rozmów z pracownikami w trakcie wykonywania przez nich obowiązków i blokowaniu ciągów komunikacyjnych.

Jak zatem do zastrzeżeń przedstawiciela związku zawodowego oraz stanowiska jego pracodawcy odnieśli się urzędnicy UODO?

Otóż przedstawiciele urzędu stwierdzili, iż przetwarzanie danych z monitoringu było w tym przypadku zgodne zarówno z art. 6 ust. 1 lit. f przepisów o RODO, jak i zgodne z art 22.2 kodeksu pracy. Przedstawiciele urzędu potwierdzili, iż monitoring został prawidłowo wprowadzony na terenie zakładu pracy, chociaż funkcjonuje tam już od 1999 roku, czyli został zainstalowany na długo przed wejściem w życie zmienionych przepisów o ochronie danych osobowych. Pracownicy jednakże zostali prawidłowo poinformowani o wprowadzeniu monitoringu, co wynikało z obowiązującego w tym przedsiębiorstwie regulaminu pracy, a miejsca monitoringu zostały prawidłowo oznakowane.

Zdaniem mecenasa Łukasza Chruściela warto zwrócić uwagę na to, iż urząd ocenił oba elementy naruszenia interesów majątkowych pracodawcy łącznie. Pytanie w tym temacie jest takie, czy każdy z tych elementów potraktowany oddzielnie uzasadniałby przetwarzanie danych z monitoringu. W praktyce chodzi w tym zakresie o odpowiedź na pytanie czy samo blokowanie ciągów komunikacyjnych, czy też odrywanie uwagi zatrudnionych przy liniach produkcyjnych i maszynach w ruchu, mogłoby stanowić samoistne przesłanki do przetwarzania danych w zgodzie z zapisami RODO. Zasadniczo nie powinno to budzić wątpliwości, bowiem w obu przypadkach może dojść do poważnych konsekwencji w postaci wypadku przy pracy, co niewątpliwie narusza bezpieczeństwo pracowników, jak i może narażać mienie pracodawcy, o którym mowa jest we wspomnianym już art. 22.2 kodeksu pracy.

Przeczytaj  Kto i kiedy składa dokument ZUS IWA

A co zatem wiadomo o regulacjach dotyczących samego monitoringu w powyższym kontekście?

Generalnie obecnie zarówno unijne, jak i polskie przepisy przewidują możliwość prowadzenia monitoringu wizyjnego w miejscu pracy, uzasadniając jednakowoż legalność takich działań pracodawcy od spełnienia określonych warunków. Zgodnie z RODO przetwarzanie danych osobowych w odniesieniu do monitoringu jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, gdzie nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

A z kolei zgodnie z art. 22.2 kodeksu pracy na terenie zakładu pracy lub terenie wokół niego pracodawca może wprowadzić monitoring, jeżeli jest to niezbędne do:

  • zapewnienia bezpieczeństwa pracowników
  • ochrony mienia
  • kontroli produkcji
  • zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę

Ważnym w tym zakresie jest, iż monitoring nie może obejmować następujących pomieszczeń:

  • udostępnianych zakładowej organizacji związkowej
  • sanitarnych
  • szatni
  • stołówek
  • palarni

Pracodawca ponadto powinien oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych.

Podsumowując, na podstawie najnowszej decyzji przedstawicieli Urzędu Ochrony Danych Osobowych stwierdzić należy, iż przetwarzanie danych osobowych pracownika, zebranych za pośrednictwem monitoringu wizyjnego na terenie zakładu pracy, jest zgodne z interesem administratora w rozumieniu przepisów ustawy o RODO. Tym samym utrwalone przez kamery działania pracownika w postaci chociażby zagadywania innych współpracowników czy też blokowania ciągów komunikacyjnych mogą być uznane za niebezpieczne i potencjalnie prowadzące do wystąpienia zdarzeń niepożądanych. Tym samym monitoring może być podstawą do nałożenia nagany na pracownika i takie działanie pracodawcy nie stanowi łamania przepisów o ochronie danych osobowych.