Edit Content

O nas

Jesteśmy profesjonalną agencją zatrudnienia KS Service, specjalizującą się w dostarczaniu kompleksowych rozwiązań z zakresu rekrutacji, doradztwa zawodowego oraz zarządzania zasobami ludzkimi. Znajdziesz Nas w Szczecinie, Łodzi i Poznaniu

Dane kontaktowe

Nowe przepisy o dokumentacji pracowniczej mogą sprawić kłopoty

Nowe przepisy o dokumentacji pracowniczej mogą sprawić kłopoty

Okazuje się, iż nowe przepisy o dokumentacji pracowniczej mogą być sprawcą całkiem niezłego zamieszania. Pracodawcy w praktyce będą mieć poważny problem z tym, gdzie gromadzić dokumenty dotyczące elastycznej organizacji pracy. W tym względzie eksperci są zdania, iż ten sam dokument pasuje do dwóch rodzajów dokumentacji i tak naprawdę nie wiadomo, jak z tym postępować. W powyższym kontekście znana jest interpretacja urzędników resortu pracy, lecz niestety nie ma jej w przepisach, a jedynie w uzasadnieniu projektu nowelizacji.

https://ksservice.pl/blog/rynek-pracy/dowiedz-sie-wiecej-o-pracy-opiekunki-w-niemczech/

Co zatem winniśmy wiedzieć o potencjalnym zamieszaniu z dokumentacją pracowniczą w najbliższym czasie?

Generalnie nowelizacja rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej opublikowana została w Dzienniku Ustaw 9 maja 2023 roku pod pozycją 879 i wejdzie ona w życie po 7 dniach, czyli 17 maja bieżącego roku. Opublikowane zmiany dotyczą między innymi elastycznej organizacji pracy i w tym zakresie mogą być dla wielu przedsiębiorców niejasne. Nowe regulacje przewidują bowiem równolegle dwa miejsca, gdzie powinien być przechowywany jeden dokument i tak naprawdę nikt nie wie, które z owych miejsc wybrać.

Już na etapie prac nad projektem nowelizacji rozporządzenia przedstawiciele Rządowego Centrum Legislacji zwrócili uwagę na to, iż po zmianach przepisy rozporządzenia mogą okazać się dla pracodawców niejasne. Powodem tego jest to, iż według urzędników, z jednej strony dokumenty dotyczące elastycznej organizacji pracy trzeba gromadzić w aktach osobowych w części B, natomiast z drugiej strony również poza aktami, w tak zwanej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

W powyższym zakresie nowelizacja rozporządzenia przewiduje, iż do części B akt osobowych pracownika trafiać mają dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy, a wnioskować o taką organizację pracy mogą od 26 kwietnia bieżącego roku rodzice dzieci do lat 8.

Z rozporządzenia ministra rodziny i polityki społecznej z 9 maja 2023 roku (Dz.U. z 2023 r. poz. 879), zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wynika, iż do części B akt osobowych pracownika mają trafiać:

  • dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy
  • wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę bezterminową lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy oraz odpowiedź pracodawcy na ten wniosek
  • wniosek zatrudnionego o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy i odpowiedź pracodawcy na tenże wniosek

Jednocześnie rozporządzenie to przewiduje, iż dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmować ma:

  • zgodę pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy, przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy
  • wnioski pracownika dotyczące ubiegania się o zwolnienie i korzystanie ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem oraz urlopu opiekuńczego

W powyższym zakresie należy pamiętać, iż zgodnie z kodeksem pracy elastyczna organizacja pracy, to między innymi:

  • systemy przerywanego czasu pracy, skróconego tygodnia pracy oraz pracy weekendowej, gdzie praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta
  • rozkłady czasu pracy ruchome, czyli przewidujące różne godziny rozpoczynania pracy w dniach pracy oraz indywidualne

Jakich zatem zmian w zakresie gromadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej należy spodziewać się w najbliższym czasie?

Zasadniczo obecnie, czyli przed zmianą prawa, która obowiązywać zacznie od 17 maja bieżącego roku, dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, o której mowa w nowelizowanym rozporządzeniu, obejmuje również wnioski pracownika dotyczące stosowania:

  • indywidualnego rozkładu czasu pracy
  • systemu skróconego tygodnia pracy
  • systemu pracy weekendowej
  • rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy

W powyższym kontekście przedstawiciele Rządowego Centrum Legislacji uważają, iż pracodawcy mogą mieć problem ze stwierdzeniem w jakiej części dokumentacji pracowniczej należy umieszczać poszczególne dokumenty. Wątpliwości urzędników wzbudziło również to, iż dokumentacja pracownicza będzie w omawianym zakresie niepotrzebnie powielana.

Jak podkreśla Robert Lisicki, radca prawny i dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan, spodziewać się należy znacznego zamieszania z dokumentami dotyczącymi elastycznej organizacji pracy. Pracodawcy już obecnie zwracają uwagę na problematyczne brzmienie nowych przepisów, będąc przyzwyczajonymi do tego, iż wnioski dotyczące indywidualnego i ruchomego rozkładu czasu pracy, jak i systemu skróconego tygodnia pracy i pracy weekendowej, gromadzone są w dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy.

Z kolei Tomasz Czerkies, radca prawny w ADP Polska, podkreśla, iż należy zgodzić się z urzędnikami Rządowego Centrum Legislacji, iż wprowadzane właśnie przepisy mogą budzić uzasadnione wątpliwości pracodawcy, a w konsekwencji potencjalne spory z organami kontrolnymi Państwowej Inspekcji Pracy. Gdyby bowiem interpretować wprowadzone przepisy dosłownie, to przykładowo wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy pracownika, który jest jednocześnie uprawniony do elastycznej organizacji pracy, powinien być umieszczony zarówno w części B akt osobowych, jak i w dokumentacji pozaaktowej. Tym samym nie wiadomo jak właściwie powinien postąpić pracodawca, który fizycznie otrzyma przecież tylko jeden egzemplarz tegoż wniosku. Nie wiadomo w której części akt umieścić ma on ów wniosek, a w której części jedynie kopię tegoż wniosku. Taka bowiem bezpośrednia i dosłowna interpretacja budzi wątpliwości i może prowadzić do tego, że będziemy mieli w praktyce do czynienia z różnymi rozwiązaniami, bowiem część pracodawców zacznie umieszczać taki wniosek w części B akt osobowych, a część zapewne w dokumentacji pozaaktowej.

W tym miejscu warto podkreślić, na co zwraca uwagę Robert Lisicki, iż jeśli przedstawiciele inspekcji pracy stwierdzą podczas kontroli uchybienia w postaci nieprawidłowego miejsca przechowywania danego dokumentu, to sytuacja taka nie skończy się jedynie nałożeniem grzywny. W myśl bowiem przepisów kodeksu pracy wykroczeniem jest:

  • nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej
  • nieprzechowywanie dokumentacji pracowniczej przez wymagany przepisami okres czasu
  • pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem

Wspomnieć należy również, iż nowelizacja kodeksu pracy z 9 marca bieżącego roku, która weszła w życie 26 kwietnia bieżącego roku, wprowadza również nowe wykroczenie w postaci naruszenia przepisów o elastycznej organizacji pracy, jednak raczej nie powinniśmy odnosić go do kwestii dokumentacji pracowniczej.

Jakie zatem rozwiązanie byłoby słuszne w kontekście wyjaśnienia wątpliwości, które mieć mogą pracodawcy w omawianym zakresie dokumentacji pracowniczej?

W omawianym problematycznym zakresie przedstawiciele Rządowego Centrum Legislacji proponowali, by urzędnicy resortu rodziny wyjaśnili w uzasadnieniu projektu nowelizacji rozporządzenia to, gdzie należy przechowywać wnioski i ewentualnie doprecyzowali w tym względzie przepisy. Niestety w powyższym kontekście urzędnicy resortu rodziny zdecydowali się jedynie na owo pierwsze rozwiązanie, czyli przedstawienie uzasadnienia projektu nowelizacji rozporządzenia.

Z uzasadnienia tegoż wynika, iż cała dokumentacja dotycząca stosowania elastycznej organizacji pracy, ma być przez pracodawcę przechowywana w części B akt osobowych pracownika. I to również wówczas, gdy dotyczy to chociażby ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy albo stosowania systemu skróconego tygodnia pracy.

Jak jednak słusznie zauważa Tomasz Czerkies, uzasadnienie projektu nowelizacji rozporządzenia nigdy nie było ani nie jest źródłem prawa, a może być jedynie argumentem do stosowania tej, a nie innej interpretacji przepisów. W powyższym względzie znacznie lepiej byłoby, gdyby przepisy jednoznacznie wskazywały miejsce umieszczania dokumentacji w aktach pracowniczych. Tym bardziej, iż przepisy te nakładają na pracodawców określone obowiązki, a obowiązki powinny być jasne, jednoznaczne i niebudzące sporów interpretacyjnych.

Zdaniem ekspertów efekt opisywanych problemów jest taki, że mamy do czynienia z sytuacją, gdy konieczne będzie podzielenie dokumentów dotyczących wymienianych już systemów i rozkładów czasu pracy na te, które są wnioskami o elastyczną organizację pracy, jak i te składane bez związku z elastyczną organizacją pracy. W tym względzie bowiem te ostatnie winny trafić do dokumentacji pozaaktowej, a dokładnie rzecz biorąc, do części dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy.

Efekt będzie taki, iż ten sam dokument, w zależności od konkretnej sytuacji, będzie umieszczany bądź to w części B akt osobowych, bądź też w dokumentacji pozaaktowej. To zaś sprawia, iż niezwykle istotne będzie precyzyjne ustalenie przez pracodawcę jaka jest podstawa prawna wniosku składanego przez pracownika. Pracodawca będzie musiał bowiem ściśle określić, czy jest on składany w ramach elastycznej organizacji pracy, czy też nie.

Ważne jest to z kilku powodów, bowiem w odniesieniu do elastycznej organizacji pracy, mamy w kodeksie pracy określony tryb rozpatrywania wniosku i udzielania na niego odpowiedzi. Poza tym warto zwrócić uwagę również i na to, iż wnioskowanie o elastyczną organizację pracy może następować także w postaci elektronicznej, gdy tymczasem tradycyjne wnioski dotyczące indywidualnego i ruchomego rozkładu czasu pracy bądź też systemu skróconego tygodnia pracy i pracy weekendowej, muszą być składane w formie pisemnej.

Zdaniem Roberta Lisickiego, ważny jest jeszcze inny aspekt dotyczący dokumentacji pracowniczej, bowiem w wyniku dwóch ostatnich nowelizacji przepisów rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, będących następstwem dwóch ostatnich dużych nowelizacji kodeksu pracy, które weszły w życie w bieżącym roku, bardzo rozrasta się liczba dokumentów pracowników wchodzących w skład tejże dokumentacji. Tym samym coraz większy problem sprawia pracodawcom wywiązanie się z obowiązku przechowywania tej dokumentacji przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy.

W powyższym aspekcie Tomasz Czerkies uważa, iż wyjściem byłoby umieszczenie dokumentacji pracowników uprawnionych do elastycznej organizacji pracy w części B akt osobowych, natomiast wniosków pracowników nieuprawnionych do elastycznej organizacji pracy w dokumentacji pozaaktowej.

Podsumowując, od 17 maja bieżącego roku zacznie obowiązywać rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 9 maja bieżącego roku, zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Niestety brzmienie przepisów owego rozporządzenia jest tak niefortunne, iż pracodawcy będą mieć poważny problem z tym, gdzie właściwie należy gromadzić dokumenty dotyczące elastycznej organizacji pracy. W praktyce okazuje się, iż ten sam dokument pasuje do dwóch rodzajów dokumentacji i tak naprawdę nie wiadomo co należałoby w takiej sytuacji uczynić. Tłumaczenia i wyjaśnienia urzędników resortu pracy znalazły się jedynie w uzasadnieniu do projektu owej nowelizacji, a nie ma ich w samych przepisach. Tymczasem uzasadnienie projektu nowelizacji nigdy nie było i nie jest źródłem prawa, a stanowić może jedynie argument do stosowania tej, a nie innej interpretacji przepisów. To niewątpliwie kolejny poważny problem dla pracodawców, którzy borykają się już obecnie z wdrażaniem nowych przepisów wynikających z dwóch dużych nowelizacji kodeksu pracy, które zaczęły obowiązywać w tym roku, jak i znacznie zwiększającą się ilością dokumentacji pracowniczej, która musi być gromadzona i przechowywana przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy.