Ogólnodostępny i darmowy system pomoże zawrzeć umowę o pracę i umowę zlecenia

Rząd w najbliższych dniach planuje przyjąć i skierować do Sejmu RP projekt ustawy przewidującej stworzenie przez Ministerstwo Rodziny systemu, który podpowie treść umowy o pracę czy też umowy zlecenia, pozwoli podpisać ją w formie online, rozliczy składki i podatki oraz zarchiwizuje dokumenty. Tym samym ów ogólnodostępny darmowy system pomoże mikroprzedsiębiorcom w zawieraniu umów, również z cudzoziemcami.

Co zatem dziś wiadomo o nowym pomyśle ułatwień dla mikroprzedsiębiorców?

Otóż już w najbliższych dniach Rząd powinien zaakceptować autorski projekt przygotowany w Ministerstwie Rodziny, który już w niedługim czasie może zrewolucjonizować obsługę kadrowo księgową milionów mikroprzedsiębiorców. Zatrudniający do 9 pracowników, rolnicy czy też rodzice pragnący zatrudnić nianię do opieki nad dzieckiem, zyskają bezpłatną pomoc przy obsłudze tychże umów.

Jak podkreśla Adam Abramowicz, rzecznik małych i średnich przedsiębiorców, rozwiązanie to jest kierowane do mikroprzedsiębiorców i jest dla nich bardzo korzystne. W przyszłości rozwiązaniem tym powinny być objęte również małe i średnie przedsiębiorstwa.

Na podstawie ustawy o niektórych umowach zawieranych elektronicznie urzędnicy Ministerstwa Rodziny mają stworzyć finansowany z pieniędzy publicznych system elektroniczny, gdzie znajdą się typowe umowy dotyczące zatrudnienia, mianowicie:

• umowa o pracę
• umowa zlecenia
• umowa zawierana przez rodziców z nianią

Ów nowy system ma być również pomocą dla przedsiębiorców przy zatrudnianiu cudzoziemców. Po uzupełnieniu dostępnych w postaci online formularzy danymi zatrudnionego i pracodawcy, będzie można je podpisać elektronicznie. Urzędnicy przewidują tutaj nie tylko możliwość skorzystania z podpisu kwalifikowanego, ale także profilu zaufanego, czyli potwierdzenia tożsamości stron przy wykorzystaniu bankowości internetowej. Obecnie w Polsce takie profile ma już 13 milionów osób, będzie to więc powszechnie dostępna forma legalizowania zatrudnienia.

Co jeszcze wynika z założeń nowej platformy do zawierania umów?

Otóż jak wynika z uzasadnienia do nowych przepisów, przy korzystaniu z profilu zaufanego do podpisania umowy w formie elektronicznej wystarczy numer PESEL, adres e-mail oraz numer telefonu komórkowego. Po zawarciu umowy system automatycznie zgłosi ją do ZUS, rozliczy składki na ubezpieczenia społeczne i podatki. Pomoże jednocześnie przypilnować wymiaru urlopu wypoczynkowego do wykorzystania w ciągu roku.

Przewiduje się, iż wszystkie umowy zawarte w sposób elektroniczny będzie można zmieniać za pośrednictwem tegoż systemu oraz również je wypowiadać. Wówczas system wystawi świadectwo pracy i zarchiwizuje dokumenty kadrowe na okres 10 lat, czyli tyle, ile w przypadku zatrudnienia na etacie wymagają przepisy.

O każdej zmianie umowy jej strony będą informowane za pośrednictwem e-maila, a na przypisane do umowy numery telefonu komórkowego zostanie wysłany SMS informujący o wysłanej wiadomości. Z kolei o rozwiązaniu umowy zostanie poinformowany urząd pracy, który będzie mógł zaproponować takiej osobie wsparcie w szukaniu nowego zatrudnienia.

Jakie są zatem cele oraz idee powstania owego nowego narzędzia do zawierania umów?

Zdaniem przedstawicieli Ministerstwa Rodziny nowy system powinien realizować dwa zasadnicze cele, mianowicie:

• ułatwienia w zawieraniu typowych umów
• ograniczenie szarej strefy w zatrudnieniu

Urzędnicy wychodzą bowiem z założenia, iż nie wszyscy unikają płacenia podatków i składek, ale część tego typu umów jest zawierana nieformalnie ze względu na liczne i skomplikowane oraz ciągle zmieniające się obowiązki pracodawcy czy też zleceniodawcy. A w przypadku małych podmiotów wymaga to korzystania z odpłatnej obsługi i rodzi ryzyko niezamierzonych błędów, które mogą stać się podstawą do nakładania kar przez kontrolerów upoważnionych przez państwo oraz korygowania dokumentów po latach, nierzadko z koniecznością dopłaty zaległych danin publicznych.

Powstanie nowego systemu będzie miało też znaczenie w odniesieniu do zatrudnienia cudzoziemców, w przypadku których zastosowanie mają także dodatkowe przepisy regulujące zasady migracji na teren Polski pracowników z zagranicy. Stąd też przewiduje się, iż nowy system będzie zintegrowany z portalem praca.gov.pl i punktami informacji dla przedsiębiorcy działającymi w ramach Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Generalnie wdrożenie owego nowego systemu stanowi realizację kamienia milowego numer A51G dla reformy A4.1 – Efektywne instytucje na rzecz rynku pracy, zapisanej w Krajowym Planie Odbudowy i Wzmacniania Odporności, zaakceptowanym przez Radę Unii Europejskiej w czerwcu roku bieżącego. To również oznacza, iż projekt ten będzie miał zapewnioną sprawną ścieżkę legislacyjną. Tym samym przedsiębiorcy mogą spodziewać się wejścia w życie tych zmian już od nowego roku, tak jak przewiduje się obecnie w zapisach owego projektu.

Ważnym jest też, iż zmiana dotyczyć ma tylko zawierania umów dotyczących zatrudnienia. W sprawach kadrowych bądź też dotyczących pozostałych rozliczeń podatkowych przedstawiciele mikrobiznesu nadal będą musieli polegać na systemach kadrowo-księgowych, obejmujących całość prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.

Podsumowując, rządzący i przedstawiciele resortu rodziny przygotowują obecnie rozwiązania, które uproszczą zawieranie najbardziej popularnych rodzajów umów dotyczących wykonywania pracy. Mikroprzedsiębiorcy i podmioty zatrudniające do 9 osób, rolnicy oraz osoby fizyczne, będą mogli skorzystać ze specjalnego systemu IT. W ogólnodostępnej i darmowej aplikacji dostępne będą wzory standardowych umów oraz dodatkowe funkcjonalności pozwalające między innymi na odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczek na podatek dochodowy. Tym samym nie trzeba będzie samodzielnie konstruować umowy ani też wykonywać wielu czynności, wynikających z różnych obowiązków. Jest to rozwiązanie bardzo korzystne dla mikroprzedsiębiorców, a być może w przyszłości można byłoby nim objąć również małe i średnie przedsiębiorstwa.