Generalnie pracodawca nie ma obowiązku tworzenia planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę bądź nie działa u niego taka organizacja. Wówczas terminy urlopów ustalane są w porozumieniu z pracownikiem. Ponadto nic nie stoi na przeszkodzie, by plan urlopów sporządzany był na okres krótszy, przykładowo na pół roku. Poza tym, czas który on obejmuje, może być różny dla poszczególnych grup pracowników, zatem inny dla robotników, a inny dla zatrudnionych w biurze.
Co zatem jest istotne w kontekście planu urlopów?
Zasadniczo plan urlopów winien z jednej strony uwzględniać oczekiwania pracowników, a z drugiej potrzeby pracodawcy, któremu zależy na zapewnieniu ciągłości pracy. Tym samym takowy plan jest swego rodzaju kompromisem pomiędzy stronami i może być on na bieżąco korygowany zarówno na etapie jego tworzenia, jak i podczas realizacji.
Już z definicji stosunku pracy wynika, iż obowiązkiem pracownika jest wykonywanie pracy dobrowolnie podporządkowanej w uzgodnionym miejscu i czasie pod kierownictwem zatrudniającego, a obowiązkiem pracodawcy zatrudnianie pracownika za wynagrodzeniem. Pracownik jednocześnie musi mieć zapewnione odpowiednie warunki do regeneracji. Tym samym ma prawo do przerw w pracy wliczanych do czasu pracy, odpoczynków dobowych, tygodniowych, jak również do dłuższych okresów nieświadczenia pracy, czyli urlopów wypoczynkowych, będących wyjątkiem od zasady, że wynagrodzenie należy się za pracę wykonaną.
Ważnym jest w tym kontekście, iż prawo do urlopu wypoczynkowego jest wyłącznie uprawnieniem pracowniczym. Tym samym urlop wypoczynkowy nie przysługuje osobom zatrudnionym na podstawie elastycznych form zatrudnienia, jak chociażby umowy prawa cywilnego.
Urlop wypoczynkowy ma charakter coroczny, płatny i nieprzerwany. Pracownik nie może zrzec się tego prawa ani przenieść go na inną osobę. I w zależności od stażu pracy pracownicy mają prawo do 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym. W tym kontekście dodatkowe uprawnienia urlopowe mogą przewidywać przepisy szczególne, jak chociażby dotyczące osób niepełnosprawnych czy też inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy.
W kontekście urlopów ważnym jest, iż nawet usprawiedliwiona nieobecność pracownika może stwarzać problemy dla pracodawcy. Doprowadzić ona może bowiem do zakłóceń pracy w zakładzie pracy, szczególnie gdy mamy do czynienia z wakatami. Celem ograniczenia tego rodzaju trudności organizacyjnych przepisy przewidują dwa sposoby udzielania urlopu wypoczynkowego, mianowicie:
- w ramach planu urlopów
- po porozumieniu z pracownikiem, gdy pracodawca nie ma obowiązku tworzenia planu urlopów
Pamiętać bowiem należy, iż pracodawca nie ustala planu urlopów, jeśli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę bądź nie działa u niego taka organizacja. Wówczas termin urlopu ustala się w porozumieniu z pracownikiem. W praktyce gospodarczej plan urlopów najczęściej jest sporządzany u dużych pracodawców. Właściwe zaplanowanie urlopów wypoczynkowych przez pracodawcę spotyka się jednak z dużymi trudnościami, gdyż obowiązujące regulacje kodeksu pracy (KP) dotyczące tej kwestie są dalekie od precyzyjnych. Podstawowym przepisem normujących kwestię urlopów wypoczynkowych jest art. 163 par. 1 KP, zgodnie z którym urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Z dalszych przepisów wynikają następujące reguły ustalania planu urlopów:
- właściwy do ustalenia planu urlopów jest pracodawca
- w ramach ustalania planu należy uwzględnić wnioski pracowników, ale także konieczność zapewnienia normalnego toku pracy
- w planie urlopu nie uwzględnia się 4 dni urlopu udzielanego na żądanie pracownika
- plan urlopów powinien być podany do wiadomości pracowników
Okazuje się jednak, iż przepisy powyższe nie odpowiadają na wiele problemów praktycznych związanych z planowaniem urlopów wypoczynkowych w danym przedsiębiorstwie. A to oznacza, iż w praktyce pracodawca ma dość znaczny margines swobody w tym zakresie. Ograniczony jest on bowiem zasadniczo ogólną zasadą, zgodnie z którą urlopy powinny być udzielane w roku kalendarzowym, w którym pracownicy nabyli do nich prawo, a przynajmniej jedna część urlopu wypoczynkowego powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Jakie zatem obowiązują terminy i zasady dotyczące sporządzania planu urlopów?
Otóż istotnym jest termin, w którym pracodawca powinien sporządzić plan urlopów na dany rok i podać go do wiadomości pracownikom. Pewną wskazówką dotyczącą terminu granicznego opracowania i podania planu urlopów do wiadomości pracowników winna być zasada, zgodnie z którą pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego 1 stycznia każdego roku kalendarzowego. Tym samym już zaraz po Nowym Roku pracownik może chcieć z przysługującego mu urlopu skorzystać, a zatem urlopy powinny być zaplanowane i podane do wiadomości pracowników przed 1 stycznia danego roku.
Stąd też by uniknąć sporów dotyczących przesuwania terminów urlopów oraz odwoływania pracowników z urlopów, należy przystąpić do opracowywania planu urlopów z kilkutygodniowym wyprzedzeniem przed końcem roku. To pozwoli pracownikom na spokojne składanie wniosków z propozycjami terminów urlopów na następny rok.
Ważnym jest jednakże, iż zasady powyższe dotyczą sytuacji, gdy pracodawca opracowuje jeden plan urlopów na cały rok. Jednak nie ma żadnych przeciwwskazań, by pracodawca stworzył więcej niż jeden plan urlopów w danym roku kalendarzowym. Plany takie mogą być bowiem opracowane zarówno na okresy półroczne, jak i też kwartalne. Warto również pamiętać i o tym, iż u pracodawców zatrudniających wielu pracowników w różnych grupach zawodowych (przykładowo pracowników administracyjno-biurowych oraz pracowników zatrudnianych na stanowiskach robotniczych) okresy opracowywania planów urlopowych dla poszczególnych grup zawodowych mogą być różne, albowiem przepisy tego nie zabraniają.
Z zapisów KP wynika, iż plan urlopów ustala pracodawca. Tę zasadę bezpośrednio stosować można w przypadku mniejszych pracodawców, gdzie pracodawcą jest osoba jednocześnie kierująca pracownikami i wykonująca czynności z zakresu prawa pracy. Trudno jednak oczekiwać, by tak samo było w przypadku bardziej złożonych tworów organizacyjnych. Tutaj bowiem zastosowanie będzie miała zasada, zgodnie z którą za pracodawcę czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba.
Z przepisów wynika również, iż plan urlopów ustala pracodawca przy uwzględnieniu wniosków pracowników oraz konieczności zapewnienia normalnego toku pracy w przedsiębiorstwie. Celem uniknięcia problemów organizacyjnych rekomenduje się pracodawcom, by wyznaczyli pracownikom konkretny termin, do którego mogą składać oni wnioski z propozycjami do planu urlopów. Przepisy nie normują formy takich wniosków, stąd też w zależności od przyjętej praktyki zakładowej w grę wchodzić mogą zarówno wnioski papierowe, sporządzane w formie elektronicznej, jak również przekazywane w ramach ustnej informacji nanoszonej następnie na wstępny plan urlopowy. W tym kontekście istotnym jest, iż przepisy przewidują możliwość podziału urlopu na części, z tym jednak, iż przynajmniej jedna część urlopu wypoczynkowego powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Co zatem jeszcze jest istotne w kontekście planu urlopów?
W momencie, gdy pracownicy złożą wnioski urlopowe jako propozycje do planu urlopów, pracodawca jest zobowiązany do ich oceny. Pamiętać bowiem należy, iż złożenie wniosku nie jest równoznaczne z udzieleniem urlopu we wskazanym terminie i wpisaniem go do planu urlopów. Podczas oceny pracodawca powinien zwrócić uwagę na spełnienie wymogów formalnych, jak chociażby tego czy pracownik zaplanował właściwy wymiar urlopu.
Co do zasady bowiem pracownik ma prawo do 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego, co jednak nie oznacza, iż pełna pula przysługującego urlopu powinna podlegać planowaniu w ramach planu urlopów. Pamiętać bowiem należy, iż pracownik ma pewne szczególne uprawnienie urlopowe, jakim jest urlop udzielany w trybie na żądanie w terminie przez niego wskazanym. Są to 4 dni urlopu na żądanie, które wlicza się do ogólnej puli urlopowej, lecz nie podlegają one planowaniu. Tym samym w planie urlopów winno się wpisać w zależności od przysługujących uprawnień 22 lub 16 dni urlopu, do których pracownik ma prawo w ciągu roku.
Istotnym jest, iż zebranie wszystkich wniosków urlopowych od zatrudnionych pracowników i przeprowadzenie ich oceny pod względem formalnym jest jedynie punktem wyjścia do stworzenia planu urlopów. Plan taki bowiem nie może powstać wyłącznie na podstawie propozycji pracowników, bowiem okazać by się mogło, iż w okresie letnim pracodawca musiałby zaprzestać prowadzenia działalności z uwagi na brak personelu. Sporządzając zatem plan urlopów pracodawca musi uwzględnić:
- potrzebę zapewnienia prawidłowego toku pracy w zakładzie
- konkretne proponowane przez pracowników terminy co do wykorzystania urlopów
- ewentualne zbieżności terminów urlopów proponowanych przez poszczególnych pracowników
Sam KP w pierwszej kolejności odnośnie ustalania planu urlopów wymienia wnioski pracowników. Tym samym sugerować to może, iż powinny być one traktowane priorytetowo i mają większy ciężar gatunkowy niż potrzeba zapewnienia prawidłowego toku pracy w zakładzie. W praktyce jednak nie jest to możliwe, gdyż priorytetowe traktowanie wniosków pracowników mogłoby prowadzić do paraliżu zakładu pracy chociażby w sezonie letnim, w okresach świąt czy też w okresach długich weekendów.
Pracodawca zatem w pierwszej kolejności musi uwzględnić potrzebę zapewnienia niezakłóconego toku pracy pracownikom, którzy nie będą w danym momencie korzystać z urlopu. Dopiero później, jeżeli konkretne propozycje urlopowe nie pozostają w kolizji z potrzebą zapewnienia prawidłowego toku pracy w zakładzie, pracodawca winien uwzględnić wnioski pracowników.
Jakie zagrożenia czekają na pracodawcę w kontekście ustalania właściwego planu urlopów?
Generalnie każdy pracownik chciałby, by to jego wniosek co do terminu urlopu został zaakceptowany. W praktyce jednak jest to ideał trudny do osiągnięcia, gdyż większość załogi chciałaby pójść na urlop w podobnych terminach. Rolą pracodawcy jest zatem podjęcie decyzji, komu umożliwić korzystanie z urlopu zgodnie z wnioskiem, a kto będzie musiał termin zmienić.
Tworząc plan urlopów pracodawca nie powinien kierować się zasadą, iż pierwszeństwo do konkretnych terminów urlopu zawsze będą miały osoby, które jako pierwsze złożą wnioski urlopowe. To bowiem mogłoby prowadzić do sytuacji, iż ciągle te same osoby otrzymywałyby urlop w oczekiwanym przez nie terminie, a stąd już prosta droga do zarzutów nierównego traktowania.
Generalnie opracowany plan urlopów nie jest dokumentem, który powinien pozostawać do wyłącznej wiadomości pracodawcy czy też bezpośrednich przełożonych pracowników. Niezależnie bowiem od tego, iż każdy pracownik powinien otrzymać informację zwrotną na temat tego, czy jego wniosek został zaakceptowany, to obowiązkiem pracodawcy jest podanie planu urlopów do wiadomości pracowników.
Plan urlopów jest swego rodzaju umową pomiędzy pracodawcą, a pracownikami i nie zawsze będzie on miał charakter bezwzględnie wiążący. Pamiętać bowiem należy, iż przepisy prawa pracy zezwalają na nierealizowanie zapisów planu urlopów. Wówczas w grę wchodzić mogą obligatoryjne oraz fakultatywne przesłanki przesunięcia urlopu wypoczynkowego na termin późniejszy niż ten, który pierwotnie został w planie ustalony.
Jeśli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:
- czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby
- odosobnienia w związku z chorobą zakaźną
- powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pozytywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy
- urlopu macierzyńskiego
wówczas pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.
Pamiętać również należy o tym, że przesunięcie pierwotnie zaplanowanego terminu urlopu wypoczynkowego może również nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Poza tym sytuacja taka może też mieć miejsce z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.
Podsumowując, plan urlopów jest generalnie umową pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem. Jego tworzenie jednak nie jest obowiązkowe, gdy zakładowa organizacja związkowa wyrazi na to zgodę bądź u pracodawcy takowa organizacja nie działa. Co do zasady właściwym do ustalenia planu jest pracodawca i powinien on w tym planie uwzględniać wnioski pracowników, ale też i również konieczność zapewnienia normalnego toku pracy całego przedsiębiorstwa. Poza tym nic nie stoi na przeszkodzie, by plan urlopów sporządzany był na okres krótszy niż rok, przykładowo na pół roku czy też kwartał. Pracodawca może również różnicować dla poszczególnych grup pracowników zakładu pracy plan urlopów.
