Edit Content

O nas

Jesteśmy profesjonalną agencją zatrudnienia KS Service, specjalizującą się w dostarczaniu kompleksowych rozwiązań z zakresu rekrutacji, doradztwa zawodowego oraz zarządzania zasobami ludzkimi. Znajdziesz Nas w Szczecinie, Łodzi i Poznaniu

Dane kontaktowe

Praca zdalna może być traktowana jak delegowanie

Praca zdalna może być traktowana jak delegowanie

W ostatnim czasie okazało się, iż praca zdalna może być traktowana jak delegowanie. Podejście do tego tematu zmieniają pracownicy organu rentowego, potwierdzając, iż na podstawie unijnych przepisów ubezpieczeniowych można już uzyskać zaświadczenie A1 dla osoby pracującej online z terenu innego kraju. Niewątpliwie pozwoli to przedsiębiorcom szerzej oferować taki benefit pracownikom.

Co zatem jest istotne w kontekście pracy zdalnej i zaświadczenia A1?

Otóż co do zasady pracownik wykonujący pracę zdalną z terenu innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej na rzecz polskiego pracodawcy nie musi zmieniać instytucji ubezpieczeń społecznych i może pozostać w polskim Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), a podstawą do tego mogą być przepisy dotyczące delegowania. Dotyczy to jednak jedynie takiej pracy zdalnej, która spełnia trzy warunki, mianowicie:

  • jest ograniczona w czasie
  • nie jest częścią zwyczajowego schematu pracy
  • została uzgodniona między zatrudniającym, a zatrudnionym

Zasadniczo możliwość taka jest absolutną nowością na gruncie dotychczasowej praktyki urzędników ZUS i jest ona pokłosiem najnowszych wytycznych Komisji Administracyjnej do spraw Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego (KA), opublikowanych 21 czerwca 2023 roku. Wskazane wytyczne dotyczą ustalania, który system ubezpieczeń społecznych jest właściwy w związku z telepracą, a nota ta opublikowana została na stronie internetowej Komisji Europejskiej i ma zastosowanie od 1 lipca bieżącego roku. Jak wskazują urzędnicy ZUS w swych wyjaśnieniach, nowa interpretacja związana jest z upowszechnieniem pracy zdalnej.

Jak podkreśla Aldona Szady-Ślaska, partner associate w zespole do spraw rozwiązań dla pracodawców w dziale doradztwa podatkowego Deloitte, jest to nowe stanowisko, które jest dużym ułatwieniem dla pracodawców i dla pracowników, chcących pracować zdalnie za granicą w kraju członkowskim Unii Europejskiej.

Podkreślić bowiem należy, iż zasadą jest, że chcąc pozostać w dotychczasowym, czyli polskim, systemie ubezpieczeń społecznych, pracownik wykonujący pracę zza granicy powinien pozyskać zaświadczenie A1 potwierdzające podleganie pod nasz system. Tymczasem jego uzyskanie dla pracy zdalnej nie było wcale proste, a niejednokrotnie jedyną drogą do tego było uprzednie zawarcie porozumienia wyjątkowego pomiędzy organami ubezpieczeń społecznych z dwóch zainteresowanych krajów i porozumienie takie zezwala na odstępstwo od unijnych regulacji wbrew ich brzmieniu. To pozwala chociażby na pozostanie w polskim systemie ubezpieczeń społecznych ze względu na interes ubezpieczonego. Zasadniczo jednak wymagało to indywidualnego wniosku w tej sprawie, który rozpatrywany jest przez instytucje w sposób uznaniowy i w praktyce okazywało się, iż zawarcie porozumienia wyjątkowego pomiędzy dwoma instytucjami zabezpieczenia społecznego oznaczało dla pracodawcy często kilka miesięcy oczekiwania na decyzję i nie było pewności czy obydwie instytucje wyrażą zgodę na wniosek pracodawcy i pracownika.

Tym samym dotychczasowa praktyka stosowania unijnych przepisów nie była zachętą dla pracodawców, by zgadzali się oni na pracę zdalną wykonywaną z zagranicy. Jak podkreśla Aldona Szady-Ślaska, wiele przedsiębiorstw chciałoby zaoferować taki benefit swoim pracownikom, ale dotychczas często nie wyrażały na to zgody, ze względu na skomplikowane procedury wynikające z przepisów o koordynacji ubezpieczeń społecznych i trudności w szybkim uzyskaniu w takiej sytuacji certyfikatu A1.

Jednocześnie podkreślić należy, iż utrudnieniem dla transgranicznej pracy zdalnej dla polskich przedsiębiorstw i osób, które chcą pracować na ich rzecz w ten sposób, była również niemożność uzyskania zaświadczenia A1 na pracę zdalną na podstawie art. 12 rozporządzenia 883/2004, dotyczącego delegowania pracowników. Tymczasem uzyskanie owego zaświadczenia w tym trybie jest na tyle atrakcyjne, że pozwala na pracę za granicą do 2 lat. Dotychczas argumentem przeciw wydaniu druku A1 na tej podstawie było chociażby to, iż praca zdalna nie jest klasycznym delegowaniem, a zwłaszcza, że jej wykonywanie w danym kraju unijnym wynika z inicjatywy pracownika, a nie pracodawcy, bądź też, że u podstaw decyzji o takim modelu pracy nie leży cel biznesowy, lecz prywatny, wynikający chociażby z potrzeb rodzinnych.

Do tej pory zatem stanowisko urzędników ZUS w tej kwestii było bardzo restrykcyjne, nie pozwalając uznać pracownika zdalnego za osobę traktowaną jak oddelegowaną, która może uzyskać certyfikat A1 na podstawie art. 12 rozporządzenia 883/2004.

O czym jeszcze warto pamiętać w kontekście nowego podejścia urzędników ZUS do zagadnienia pracy zdalnej i zaświadczeń A1?

W okresie trwania epidemii COVID-19 organy ZUS przychylniej patrzyły na możliwość pozostania w macierzystym systemie zabezpieczenia społecznego, nawet pomimo pracy wykonywanej przejściowo w innym kraju. Jednak była to sytuacja wyjątkowa, uzasadniona chociażby siłą wyższą i ograniczeniami w podróżowaniu. Tymczasem teraz takich ograniczeń już nie ma i niezbędne były więc zmiany, co potwierdzają również urzędnicy ZUS w swym najnowszym stanowisku.

Zdaniem przedstawicieli organu rentowego COVID-19 jako siła wyższa już nie mógł być nadal traktowany jako przesłanka usprawiedliwiająca odejście od standardowych zasad określania właściwego ustawodawstwa, stąd też konieczna była ponowna ocena przez KA obecnych ram prawnych dla uregulowania zwiększonej ilości telepracy w normalnych warunkach niepowiązanych z epidemią. Urzędnicy ZUS podkreślają, iż do 30 czerwca bieżącego roku stosowali oni podejście polegające na dążeniu do zachowania ustalonego ustawodawstwa w sytuacjach, gdy wykonywanie telepracy na terenie innego państwa członkowskiego spowodowałoby konieczność jego zmiany. Warunkiem takiego sposobu ustalania ustawodawstwa było wykonywanie pracy zdalnej wymuszonej obiektywnymi przeszkodami, wynikającymi z epidemii COVID-19.

Zgodnie natomiast z obecnym stanowiskiem urzędników, jeśli spełnione zostaną wszystkie klasyczne warunki delegowania, telepracę wykonywaną w imieniu pracodawcy w innym państwie członkowskim można uznać za objętą art. 12 rozporządzenia 883/2004. Może to jednak dotyczyć wyłącznie przypadków, gdzie telepraca w innym państwie jest ograniczona w czasie i nie jest częścią zwyczajowego schematu pracy. Zgodnie zatem z taką interpretacją, telepraca na podstawie art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004 powinna być wyraźnie uzgodniona między pracodawcą, a pracownikiem.

Jak zauważa Aldona Szady-Ślaska, obecne wytyczne zdecydowanie ułatwiają wykonywanie pracy z zagranicy w sposób ciągły przez określony czas, jak chociażby przez kilka miesięcy i jak podkreślają urzędnicy organu rentowego, chodzi tu o wykonywanie procesów w sposób doraźny i ograniczony czasowo, nie dłużej niż do 24 miesięcy, tak jak w czasie klasycznego oddelegowania.

Tym samym z praktyki wynika, iż pomimo wykonywania pracy za granicą można będzie utrzymać pracownika w macierzystym systemie zabezpieczenia społecznego, uzyskując dla niego zaświadczenie A1 na podstawie art. 12 rozporządzenia 883/2004, chociażby w przypadku:

  • remontu biura i czasowego wykonywania pracy z domu w innym kraju
  • wykonywania pracy zdalnej ze względu na konieczność opieki nad chorym członkiem rodziny
  • uzgodnienia wykonywania pracy w tej formie z innego kraju, celem lepszego skupienia się nad określonym projektem

Takie rozwiązanie znajdzie swe zastosowanie również w sytuacji, gdy pracownik wyjeżdża na zagraniczne wakacje i pozostaje tam, by pracować zdalnie z tego kraju jeszcze przez określony czas. Warto nadmienić, iż szczególnie ów ostatni przypadek może być atrakcyjny dla pracowników ze względu na upowszechnienie się praktyki tak zwanego workation, czyli pracy połączonej z wakacjami. Pracownik może zatem w ten sposób, nie wykorzystując dni urlopowych, pracować zdalnie z atrakcyjnej dla siebie lokalizacji.

Podobnie pozytywnie o obecnym stanowisku urzędników ZUS wypowiada się również Adrian Jasiński, menedżer w zespole do spraw rozwiązań dla pracodawców w dziale doradztwa podatkowego Deloitte, podkreślając, że stanowisko zaproponowane przez KA ma niebagatelne znaczenie dla osób wykonujących czasowo pracę z innego kraju, niż kraj siedziby ich pracodawcy. Tutaj mówimy bowiem o przypadkach, gdy osoba nie jest formalnie oddelegowana do pracy za granicą, przykładowo, by świadczyć pracę dla zagranicznej spółki z grupy pracodawcy, lecz ze względu na sytuację faktyczną, jaką są chociażby powody rodzinne, gdy czasowo przebywa i wykonuje pracę dla swego pracodawcy z innego kraju.

Należy zakładać, iż nowe podejście urzędników organu rentowego umożliwi pracownikom i pracodawcom łatwiejsze podjęcie decyzji o czasowym wykonywaniu pracy zdalnej z innego państwa, ze względu na większą pewność sytuacji ubezpieczeniowej, w której znajdą się oni po wyjeździe.

Co jeszcze ma znaczenie w kontekście nowego podejścia urzędników organu rentowego do pracy zdalnej wykonywanej z zagranicy?

Istotnym jest, iż nowe podejście urzędników ZUS dla transgranicznej pracy zdalnej jest kolejnym w ostatnim czasie uproszczeniem dla przedsiębiorstw i ubezpieczonych, pracujących zdalnie z zagranicy, umożliwiając pozostanie w dotychczasowym systemie ubezpieczeniowym. Również od lipca bieżącego roku obowiązuje bowiem porozumienie ramowe w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej, która wprowadziła ułatwienie dla pracy naprzemiennej w dwóch krajach. Owo porozumienie dotyczy pracy zdalnej wykonywanej za granicą naprzemiennie z realizacją obowiązków służbowych w państwie, gdzie znajduje się siedziba pracodawcy. Ma to znaczenie chociażby dla zatrudnionych osób mieszkających na przygranicznych terenach w sąsiednim państwie. Dzięki owej umowie, podpisanej przez 19 europejskich państw, pracę zdalną można wykonywać za granicą w większym wymiarze niż dotychczas, czyli poniżej 50,0%, a nie jak dotychczas – do 25,0% czasu pracy.

Podsumowując, w ostatnim czasie mamy do czynienia ze zmianą interpretacji przepisów dokonaną przez urzędników organu rentowego, którzy stwierdzili, iż na podstawie unijnych przepisów ubezpieczeniowych można już uzyskać zaświadczenie A1 dla osoby pracującej zdalnie z terenu innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej. To niewątpliwie pozwoli pracodawcom szerzej oferować taki benefit pracownikom, co traktować należy jako kolejne ułatwienie tak dla pracodawców, jak i również dla osób zatrudnionych.

Leave a Reply

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *