Problematyczne uzgodnienia zasad pracy zdalnej z przedstawicielami związków zawodowych

Nowelizacja kodeksu pracy, która na stałe wprowadziła zasady pracy zdalnej, obowiązuje od 7 kwietnia bieżącego roku. Jednym z jej nowych wymogów jest konieczność dokonania uzgodnień zasad pracy zdalnej z przedstawicielami związków zawodowych. W myśl nowych przepisów, reprezentanci pracowników mają czas do 7 maja bieżącego roku, aby dokonać uzgodnienia zasad pracy wykonywanej na odległość. Jednocześnie pracodawcy mają kilka sposobów na przetrwanie owych negocjacji.

Co zatem jest istotne w kontekście nowych zasad pracy zdalnej i uzgodnień dokonywanych z przedstawicielami związków zawodowych?

Generalnie w każdym przedsiębiorstwie czy też urzędzie, gdzie funkcjonują związki zawodowe, pracodawca ma obowiązek dokonać uzgodnienia z nimi zasad pracy zdalnej. Wykładnie taką potwierdził Marcin Stanecki, dyrektor departamentu pracy w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej, który niedawno stwierdził, iż: „Jeżeli w zakładzie pracy lub urzędzie działa związek zawodowy, pracodawca powinien podjąć działania zmierzające do zawarcia ze związkiem porozumienia dotyczącego zasad pracy zdalnej. Nie może on działać tylko w trybie porozumień indywidualnych. Inaczej może mu zostać postawiony zarzut utrudniania działalności związkowej, co w myśl art. 35 ustawy o związkach zawodowych stanowi przestępstwo zagrożone karą grzywny lub ograniczenia wolności”.

Aby zatem sprostać owemu wymogowi część pracodawców przygotowała projekty porozumień w sprawie pracy zdalnej i wysłała je związkowcom do podpisania. Wszystko po to, by nowe zasady pracy zdalnej mogły zacząć obowiązywać od 7 kwietnia bieżącego roku, czyli od dnia wejścia w życie nowelizacji kodeksu pracy, wprowadzającej zasady pracy zdalnej. Okazało się jednak, iż część związkowców odmawia podpisania tych porozumień, twierdząc, iż na podjęcie decyzji mają oni 30 dni od wejścia w życie nowelizacji kodeksu pracy.

Jak podkreśla dr Anna Reda-Ciszewska, ekspert NSZZ Solidarność, obecnie do central związkowych docierają sygnały, iż pracodawcy, przedstawiając organizacjom związkowym porozumienia w sprawie pracy zdalnej, naciskają wręcz na ich szybkie podpisanie. Przede wszystkim dlatego, by nowe przepisy mogły zacząć obowiązywać już od 7 kwietnia, czyli od wejścia w życie nowych przepisów. Tyle jednak, iż z nowych przepisów, które tego dnia weszły w życie, wynika, że związki zawodowe mają 30 dni na negocjacje treści zasad pracy zdalnej od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę.

W praktyce generalnie dużo zależy od samej treści owego projektu porozumienia przedstawionego do podpisu przedstawicielom organizacji związkowych. Nierzadko niestety pracodawcy proponują przedstawicielom pracowników niezrozumiałe i zaskakujące rozwiązania, przewidujące skomplikowane sposoby liczenia ryczałtu za pracę zdalną. Stąd też trudno się dziwić, że przedstawiciele pracowników nie chcą ich podpisywać.

Jak z kolei podkreśla Paweł Śmigielski, dyrektor wydziału prawno-interwencyjnego Ogólnopolskiego Porozumienia Związków Zawodowych (OPZZ), w wielu przedsiębiorstwach porozumienia dotyczące pracy zdalnej zostały już podpisane bądź też negocjacje są na etapie końcowym. Procesy uzgadniania przepisów o pracy zdalnej rozpoczęły się generalnie od dnia ich opublikowania, aby w zakładach pracy w racjonalny i płynny sposób wdrożyć nowe regulacje w tym zakresie. Chociaż są też również i przedsiębiorstwa, gdzie negocjacje rozpoczęły się od 7 kwietnia, co nie wynika ze złej woli przedstawicieli związków zawodowych, lecz z formalnego podejścia do terminu wejścia w życie przepisów o pracy zdalnej, w tym uwzględnienia 30-dniowego okresu negocjacyjnego dla pracodawcy i związków zawodowych. Dopiero bowiem upływ tegoż terminu pozwala pracodawcy na ustalenie regulaminu pracy zdalnej, w którym w szczególności powinny znaleźć się zasady dotyczące wysokości ryczałtu oraz zasady kontroli pracowników. Bardzo ważnym jest, by przy ustalaniu tych zapisów brała udział strona społeczna, aby zakładowe regulacje dotyczące pracy zdalnej były sprawiedliwe i zrozumiałe dla pracowników.

Jakie zatem procedury obowiązują pracodawców i pracowników odnośnie do uzgodnienia zasad pracy zdalnej?

Zasadniczo, w zgodzie z obowiązującym od 7 kwietnia bieżącego roku nowym art. 67.20 kodeksu pracy, zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w porozumieniu zawieranym pomiędzy pracodawcą, a zakładową organizację związkową. Gdy takich zakładowych organizacji związkowych jest więcej, wówczas porozumienie jest zawierane ze wszystkimi bądź też reprezentatywnymi organizacjami związkowymi (czyli zrzeszającymi powyżej 5,0% zatrudnionych).

Nowe przepisy wprowadziły zasadę, iż pracodawcy i przedstawiciele związków zawodowych mają 30 dni na zawarcie porozumienia o pracy zdalnej na nowych zasadach. Jeżeli w tym terminie nie dojdzie do zawarcia porozumienia, wówczas pracodawca samodzielnie określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte ze związkowcami.

W samym porozumieniu w sprawie pracy zdalnej określić należy grupę bądź też grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną oraz zasady dotyczące:

• pokrywania przez pracodawcę dodatkowych kosztów pracy zdalnej
• ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu na pokrycie dodatkowych kosztów pracy zdalnej
• porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną
• kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną
• kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
• kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych
• instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych

A jak zawieranie porozumień ze związkami zawodowymi i dokonywanie uzgodnień odnośnie do pracy zdalnej oceniane jest przez pracodawców?

Generalnie obecnie negocjacje z przedstawicielami związków zawodowych trwają w wielu spółkach z udziałem Skarbu Państwa czy też w podmiotach administracji publicznej. Jak podkreśla dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska, partner w kancelarii Raczkowski, niewątpliwie warto zrozumieć przedstawicieli związków zawodowych, którzy odmawiają podpisania porozumień z pracodawcami po 7 kwietnia bieżącego roku, bowiem dla nich ma znaczenie to, jaka będzie ostateczna treść przepisów obowiązujących w danym zakładzie pracy dotyczących pracy zdalnej, a zaproponowane przez pracodawców porozumienia nie zawierają wszystkich postanowień.

Generalnie przecież pamiętać należy o tym, iż przedstawiciele związków zawodowych mają 30 dni na negocjacje ostatecznej treści porozumień i dopiero po upływie owych 30 dni pracodawca może praktycznie samodzielnie ustalić reguły pracy zdalnej w regulaminie, a zatem dla przedstawicieli związków zawodowych duże znaczenie ma to, kiedy te negocjacje się rozpoczynają. W powyższym kontekście należy się zgodzić z interpretacją, iż może to nastąpić dopiero od 7 kwietnia bieżącego roku, czyli od momentu rozpoczęcia obowiązywania nowych przepisów wdrażających pracę zdalną na stałe do kodeksu pracy.

Wydaje się, iż problem z wdrażaniem nowych przepisów wynika przede wszystkim z kryzysu zaufania pracowników, którzy nie rozumieją nowych zasad pracy zdalnej, jakie proponuje im pracodawca. Niestety jednak należy podkreślić, iż skomplikowane algorytmy liczenia ryczałtów za pracę zdalną oraz regulacje dotyczące kontrolowania zatrudnionych zdalnie, nie wynikają z jakiegoś widzimisię przedsiębiorców, lecz z brzmienia nowych przepisów, które właśnie weszły w życie. Stąd też obecnie niebywale ważna jest dobra i transparentna komunikacja pracodawców z pracownikami i organizacjami związkowymi, aby strony wytłumaczyć mogły sobie skąd biorą się konkretne rozwiązania. Do tego jednak potrzebna jest duża doza dobrej woli.

Generalnie pracodawcy, którzy nie podpisali jeszcze porozumień z działającymi u nich organizacjami związkowymi, mają obecnie kilka możliwości wyjścia z tej sytuacji, a mianowicie:

• zawieszenie pracy zdalnej do zakończenia negocjacji treści porozumienia z przedstawicielami związków zawodowych albo upływu terminu 30 dni przewidzianego w nowelizacji kodeksu pracy na te negocjacje, po upływie którego pracodawca może samodzielnie wprowadzić regulamin pracy zdalnej
• polecenie pracy zdalnej na czas negocjacji z przedstawicielami związków zawodowych, co wynika z trwającego nadal stanu zagrożenia epidemicznego, lecz wymaga przygotowania innych dokumentów
• wskazanie pracownikom, iż w czasie negocjacji z przedstawicielami związków zawodowych mogą składać wnioski o pracę zdalną okazjonalną, co jest rozwiązaniem jednak niekorzystnym dla zatrudnionych, bowiem będą już oni korzystać z ograniczonej w roku kalendarzowym puli 24 dni pracy zdalnej, za którą nie dostaną ryczałtu na pokrycie kosztów pracy wykonywanej na odległość
• zawieranie indywidualnych porozumień z pracownikami, co jednak może prowadzić do konfliktu z organizacją związkową, która uzna to za próbę obejścia negocjacji zbiorowych; w praktyce może to być bardzo trudne zadanie, szczególnie w przedsiębiorstwach, gdzie pracuje kilkuset czy nawet kilka tysięcy zdalnych pracowników, lecz jest ono w pełni dopuszczalne prawnie

Podsumowując, od 7 kwietnia bieżącego roku obowiązują w Polsce nowe zasady dotyczące pracy zdalnej, które wprowadziła w życie nowelizacja kodeksu pracy z 1 grudnia 2022 roku. Jednym z nowych wymogów jest dokonanie uzgodnienia zasad wykonywania pracy zdalnej pomiędzy pracodawcą, a przedstawicielami związków zawodowych. Przepisy przewidują, iż strony mają 30 dni na prowadzenie negocjacji i zawarcie porozumienia o pracy zdalnej na nowych zasadach, a jeśli w tym terminie nie dojdzie do zawarcia porozumienia, wówczas pracodawca może samodzielnie określić zasady wykonywania pracy zdalnej, uwzględniając ustalenia podjęte ze związkowcami. Obecnie w wielu przedsiębiorstwach porozumienia takie zostały już zawarte, natomiast są też pracodawcy, gdzie negocjacje jeszcze trwają. Tym samym pracodawcy muszą uciekać się do wprowadzenia innych zasad i sposobów, aby nadal móc kontynuować zatrudnianie pracowników w sposób zdalny. Generalnie najważniejsza jest obecnie transparentna komunikacja pracodawców z przedstawicielami pracowników oraz dużo dobrej woli, aby nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej, jak najszybciej zostały uzgodnione i wdrożone.