Rośnie liczba kontroli dotyczących wykorzystania środków z tarcz antykryzysowych

W ostatnim czasie wzrasta liczba kontroli dotyczących wykorzystania pieniędzy z tarcz antykryzysowych. Wynika to głównie z tego, iż urzędnikom kończy się czas na ostateczną weryfikację dofinansowań do wynagrodzeń pracowników, wypłacanych wcześniej podczas trwania epidemii COVID-19. Podczas kontroli urzędnicy nierzadko kwestionują terminowość wypłat sprzed 3 lat, sam fakt bycia na przestoju oraz łączenie wsparcia z innymi rodzajami pomocy.

Co zatem winniśmy wiedzieć o rosnącej liczbie kontroli dotyczących wykorzystania pieniędzy z tarcz antykryzysowych?

W ostatnim w czasie urzędnicy wojewódzkich urzędów pracy zintensyfikowali kontrole dotyczące pracodawców. Jest to pokłosie udzielania przez wojewódzkie urzędy pracy dofinansowań do wynagrodzeń pracowników w czasie trwania epidemii COVID-19. Dotacje te przyznawane były z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych na podstawie art. 15g oraz 15gg specustawy antycovidowej, a obecnie nadszedł czas na ostateczną weryfikację tegoż wsparcia. Powodem, dla którego nastąpiło zintensyfikowanie kontroli jest to, iż kończy się czas na jej przeprowadzenie, bowiem przepisy przewidują, iż można tejże kontroli dokonać do 3 lat wstecz od wstępnych rozliczeń.

Jak podkreśla Natalia Mosur, adwokat i senior manager w Olesiński i Wspólnicy, ostateczny okres przeprowadzenia kontroli liczy się od dnia upływu terminu do złożenia rozliczenia i dokumentacji potwierdzającej dane w nim zawarte. Tymczasem dla wielu przedsiębiorców te 3 lata właśnie obecnie upływają, stąd zauważalne jest wzmożenie aktywności kontrolnej urzędników. Patrząc zatem na okres udzielania dofinansowania należy założyć, iż kontrole potrwają jeszcze przez kilka miesięcy.

Z doświadczeń pracodawców, którzy mieli już do czynienia z kontrolami wynika, iż efekty weryfikacji urzędniczej mogą być dla niektórych nieco zaskakujące. Okazuje się bowiem, iż urzędnicy żądać mogą zwrotu pieniędzy, choć pracodawca był przekonany, że już uregulował wszystkie należności. W tym zakresie problem w tym, iż urzędnicy wojewódzkich urzędów pracy niejednokrotnie dopiero teraz przypominają sobie o tym, aby naliczyć odsetki za poprzednie rozliczenia, co sprawia, iż powstają niedopłaty w kwotach głównych.

Jak zatem wyjaśnia Natalia Mosur, przykładowo, jeśli w ramach pierwotnego rozliczenia przedsiębiorca spóźnił się ze zwrotem niewykorzystanych środków, a miał na to tylko 30 dni od zakończenia okresu pobierania świadczeń, to urzędnicy zachowują taki zwrot częściowo na poczet zwracanych świadczeń, a częściowo na poczet naliczonych już odsetek. Wobec powyższego wzywają oni obecnie do dalszego zwrotu niewykorzystanych świadczeń wraz z kolejnymi odsetkami, pod rygorem skierowania sprawy na drogę sądową. Należy w tym miejscu podkreślić, iż opóźnienia w przypadku wstępnych rozliczeń wynikały między innymi z niejasności oraz samych zasad rozliczeń.

Z praktyki wynika, iż opóźnienia w spłacie środków powyżej 30 dni nie były niczym nienormalnym, a wpływ na taki stan rzeczy miało kilka kwestii. Powodem tego było chociażby to, iż kalkulatory rozliczeniowe pojawiły się z opóźnieniem i zmieniały się również w trakcie udzielenia dofinansowań, a sami przedsiębiorcy mieli też wiele praktycznych problemów i pytań do urzędników, dotyczących prawidłowego rozliczenia. To zaś sprawiało, iż wielokrotnie pieniądze zwracane były w ratach, w tym częściowo po upływie podstawowego terminu płatności. Niestety obecnie dla urzędników takie wyjaśnienia nie są żadnym usprawiedliwieniem.

Z dotychczasowych doświadczeń wynika, iż w wielu przypadkach wezwania do zwrotu dotyczą dużych kwot, jednakże kierowane do przedsiębiorców żądania dalszego zwrotu budzą zdziwienie i zaniepokojenie. Zwłaszcza, że urzędnicy przed 3 laty niejednokrotnie zapewniali, iż wszystko jest uregulowane i pracodawca ma czyste konto. To niestety może rodzić poczucie niesprawiedliwości. Z praktyki wynika, iż jeśli mamy do czynienia z małymi kwotami, to pracodawcy najczęściej je płacą, uznając, że ewentualne skierowanie sprawy do sądu jest po prostu w tym przypadku nieracjonalne. 

Co jeszcze ma znaczenie w kontekście urzędniczej kontroli środków pozyskanych z tarcz antykryzysowych?

Otóż obecnie okazuje się, iż podczas procesu weryfikacji wypłaconych dotacji urzędnicy nie zawsze kontaktują się z przedsiębiorcami na piśmie za pośrednictwem tradycyjnej poczty, zatem zwłaszcza obecnie, w okresie nasilenia kontroli, pracodawcy powinni zwracać uwagę na to czy nadal pracują u nich osoby, które zajmowały się sprawą dofinansowań sprzed 3 lat.

Jak podkreśla Katarzyna Serwatka, radca prawny i senior associate w Olesiński i Wspólnicy, z praktyki wynika, iż pisma przesyłane są za pośrednictwem wiadomości e-mail do osób, które korespondowały z urzędem na etapie uzyskiwania i pierwotnego rozliczenia dofinansowania. Bądź też korespondencja jest prowadzona dwutorowo, a zatem zarówno mailowo, jak i pocztą tradycyjną, co powoduje problemy wyliczenia właściwego terminu na złożenie wyjaśnień.

Pracodawcy winni zatem na bieżąco sprawdzać czy wezwanie nie czeka na portalu praca.gov.pl, o ile w takiej elektronicznej formie został złożony wniosek o dofinansowanie. Obecnie bowiem urzędnicy do przesyłania wezwań korzystają również i z tego portalu. W tym kontekście ważne jest, iż w takiej sytuacji należy liczyć się z ewentualnymi trudnościami natury technicznej, bowiem w ostatnim czasie użytkownicy portalu praca.gov.pl zgłaszali wiele problemów technicznych z odbiorem takich wezwań. System bowiem powiadamiał ich o oczekującej korespondencji, lecz nie było możliwości odbioru i pobrania dokumentu.

Tym samym efekt jest taki, iż po upływie 14 dni dokument był uznawany za odebrany, pomimo, że osoba reprezentująca pracodawcę nie mogła zapoznać się z jego treścią. Katarzyna Serwatka zaleca zatem wzmożoną uwagę w zakresie alertów z różnych portali urzędowych i o ile to możliwe, nie odkładanie odbioru pisma na ostatnią chwilę. Może bowiem wówczas dojść do sytuacji, gdzie termin na uzupełnienie rozpocznie swój bieg, a pojawią się problemy techniczne, a wówczas konieczny będzie bezpośredni kontakt z urzędem, by ustalić co należy uzupełnić. W powyższym kontekście istotnym jest również i to, że na wezwanie urzędu trzeba odpowiedzieć również wtedy, gdy taka odpowiedź nie ma wpływu na wysokość przyznanego dofinansowania. Nawet zatem wówczas przedsiębiorca ma obowiązek złożenia wyjaśnień i uzupełnienia dokumentacji, pod groźbą zwrotu całości otrzymanych środków. Takie wezwanie może zatem wprowadzić u pracodawcy zamieszanie i uzasadnione zaniepokojenie.

Jakie jeszcze problemy czekać mogą na pracodawców w kontekście kontroli uzyskanego dofinansowania ze środków pochodzących z tarcz antykryzysowych?

Otóż z praktyki wynika, iż podczas kontroli ze strony urzędników wojewódzkich urzędów pracy problemem również są kwestie dofinansowania za czas przestoju ekonomicznego i wiele takich spraw skończyć się może w sądach. Jak bowiem podkreśla Paweł Sych, radca prawny i partner w kancelarii PCS/Littler, obecnie urzędnicy stają na stanowisku, iż otrzymane dofinansowanie powinno zostać proporcjonalnie pomniejszone za każdy dzień, w którym pracownik nie pozostawał w gotowości do pracy, czyli mówiąc kolokwialnie nie był na przestoju. Dotyczy to zatem nie tylko dni, w których wykonywał on pracę w okresie przestoju, lecz także dni urlopu czy też nieobecności z powodu choroby. Zdaniem urzędników, w takiej sytuacji pracodawcy powinni zwracać niejednokrotnie znaczną część otrzymanych środków w ramach tarcz antykryzysowych.

Takie stanowisko urzędników nie jest jednak prawidłowe, bowiem przepisy nie mówią o dofinansowaniu do wynagrodzenia za dni przestoju danego pracownika, a za okres przestoju. Poza tym same przepisy pozwalają na wykonywanie pracy w okresie przestoju przez pracowników, którzy są nim objęci. Zatem fakt, iż w danym miesiącu przestoju pracownik pracował w niektóre dni lub przybywał na urlopie lub zwolnieniu lekarskim, nie powinien wpływać na wysokość należnego dofinansowania.

Również Natalia Mosur podkreśla, iż kwestia dofinansowania za czas urlopu wypoczynkowego podczas przestoju była od samego początku sporna oraz różnie interpretowana przez poszczególnych urzędników. Początkowo część z nich stała na stanowisku, iż dofinansowanie za ten czas przysługuje, później jednak przedstawiciele resortu rodziny zajęli przeciwne stanowisko (w tym również i w instrukcji wypełniania wniosku się ono znalazło). Tym samym pracodawcy, którzy rozliczyli dofinansowanie zgodnie z wytycznymi lokalnych urzędów, mogą być obecnie wzywani do korekty.

Kolejna spór dotyczyć może spraw związanych z kumulacją pomocy publicznej. Problem ten dotyczyć może zwłaszcza łączenia dofinansowania do wynagrodzeń składek pracowników z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz zwolnienia z obowiązku opłacania składek na rzecz ZUS, na innej podstawie prawnej i za inne miesiące, niż otrzymane dofinansowanie. Niestety również i w tym przypadku stanowisko urzędników może być niekorzystne dla beneficjentów pomocy.

Jak podkreśla Katarzyna Serwatka, problem ten pojawiał się często już na etapie uzyskiwania dofinansowania z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i innych środków pomocowych. W tym zakresie wydaje się, iż taka kumulacja pod pewnymi warunkami jest możliwa, jednak urzędnicy w dalszym ciągu proszą o wyjaśnienia w tym zakresie. Problem taki może również dotyczyć sytuacji związanych z dofinansowaniami, które wliczane są do limitu otrzymanej przez pracodawcę pomocy publicznej, szczególnie w zakresie dofinansowań z tarcz branżowych.

Również Paweł Sych podkreśla, iż jego zdaniem możliwe jest łączenie różnych form wsparcia w różnych okresach, co nie dotyczy tylko korzystania w tym samym okresie ze wsparcia na dofinansowanie takich samych składników, jak chociażby na skorzystaniu w danym miesiącu ze zwolnienia z ZUS i uzyskaniu za ten miesiąc dofinansowania do składek ZUS. Urzędnicy jednakże uważają, iż skorzystanie ze zwolnienia ze składek ZUS w czasie późniejszym niż okres objęty dofinansowaniem czy nawet odroczenie terminu wpłaty na ZUS, wyklucza możliwość uzyskania dofinansowania. Rezultat jest taki, iż nakazują oni zwrot tej jego części, która była przeznaczona na opłacenie składek ZUS. Niestety takie podejście urzędników w żaden sposób nie jest uzasadnione przepisami i pracodawcy w takiej sytuacji nie powinni zgadzać się na zwrot środków, kierując ewentualne sprawy do sądu.

O czym jeszcze pamiętać powinni pracodawcy w kontekście kontroli prowadzonych przez urzędników?

Z praktyki wynika, iż urzędnicy wojewódzkich urzędów pracy mogą również domagać się uzupełnienia dokumentacji w zakresie załączników do pierwotnego wniosku, bowiem w okresie udzielania dofinansowań zdarzały się sytuacje, gdy zdobycie przez przedsiębiorców załączników wymaganych przez formularz rozliczeniowy było utrudnione, a urzędnicy wyrażali zgodę na rozwiązania pośrednie i na tej podstawie wstępnie akceptowali złożone rozliczenia. W praktyce pozwalano zatem chociażby na przedłożenie w miejsce indywidualnych potwierdzeń przelewów wynagrodzeń potwierdzenia zbiorczego, wraz z oświadczeniem pracodawcy.

Tymczasem obecnie urzędnicy wycofują się z tych ustaleń i żądają dokonania uzupełnień, a w praktyce sprostanie tym żądaniom zdobycia wymaganych dokumentów, często w przeciągu kilku dni odnośnie do spraw sprzed kilku lat, może być nie lada wyzwaniem.

Podsumowując, obecnie mamy do czynienia ze znacznym wzmożeniem kontroli ze strony urzędników wojewódzkich urzędów pracy odnośnie do spraw dotyczących wykorzystania środków pomocy publicznej w ramach tarcz antykryzysowych. Wynika to przede wszystkim z tego, iż generalnie urzędnikom kończy się obecnie czas na ostateczną weryfikację dofinansowań do wynagrodzeń pracowników wypłacanych w czasie trwania epidemii COVID-19. Z praktyki wynika obecnie, iż urzędnicy częstokroć kwestionują terminowość wpłat sprzed 3 lat, sam fakt bycia na przestoju, jak i zasady łączenia wsparcia z innymi rodzajami pomocy. Aktualne stanowisko urzędników jest niestety często odmienne od tego, które miało miejsce podczas udzielania owej pomocy publicznej.