Uchwalona przez Sejm RP nowelizacja kodeksu pracy wprowadziła na stałe zasady pracy zdalnej. Jednym z jej elementów jest konieczność pokrywania kosztów pracy wykonywanych z domu na podstawie ryczałtu. Przedsiębiorcy już obecnie zapowiadają wystąpienie o oficjalne wytyczne w tym zakresie, póki co jednak wsparciem dla nich powinny być dotychczasowe interpretacje skarbówki zezwalające na kalkulację na podstawie uśrednionych danych.
Co obecnie wiadomo o zasadach obliczania i wypłacania zwrotu kosztów dla pracowników wykonujących pracę zdalnie?
Generalnie w przedsiębiorstwach powoli kończy się czas na ustalanie przyszłorocznych budżetów, a tym samym tam, gdzie praca zdalna będzie stosowana, należy zarezerwować pieniądze na ten cel. To zaś oznacza, iż trzeba będzie już obecnie ustalić zasady zwrotu kosztów na wykonywanie obowiązków pracowniczych z domu i oszacować ich wysokość. Jednocześnie należałoby uwzględnić regulacje wynikające z nowelizacji kodeksu pracy, która została już uchwalona przez Sejm RP.
Z dotychczasowej praktyki wynika, iż pracodawcy najczęściej korzystać będą z ryczałtów, bowiem jest to rozwiązanie wygodniejsze, aniżeli zwracanie pracownikowi pieniędzy za każdy rachunek z osobna. Okazuje się jednak, iż ustalenie wysokości ryczałtu nie będzie takie proste, z uwagi chociażby na wiele praktycznych wątpliwości dotyczących nowych regulacji w tym zakresie. Wielu przedsiębiorców planuje zatem uzyskać oficjalne stanowisko co do stosowania nowych przepisów ze strony przedstawicieli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), jak i skarbówki.
Zgodnie z nowymi regulacjami wypłata ryczałtu nie będzie stanowić przychodu w rozumieniu przepisów o PIT, a tym samym nie będzie podstawą opodatkowania i oskładkowania. Stąd też zakładać należy, iż wysokość takowego ryczałtu będzie kontrolowana zarówno przez przedstawicieli ZUS, jak i fiskusa. Jak podkreśla Robert Lisicki, radca prawny i dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan, organizacje pracodawców zamierzają wystąpić do resortów rodziny oraz finansów o ogólne wytyczne odnośnie tego, jak funkcjonować ma zwrot kosztów z tytułu pracy zdalnej, by był on zgodny z przepisami podatkowymi.
Co powinno mieć znaczenie w kontekście ustalania wysokości kwot ryczałtu wypłacanego pracownikom zdalnym?
Zasadniczo ryczałt ma być alternatywą dla pokrywania niezbędnych kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, jak i innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Ważnym jest jednak w tym względzie, iż zwrot innych kosztów aniżeli energia elektryczna oraz usługi telekomunikacyjne musi wynikać z porozumienia zawartego ze związkami zawodowymi, regulaminu pracy zdalnej bądź z polecenia pracodawcy. Ryczałtem zastąpić będzie można również wypłacanie ekwiwalentu za materiały i narzędzia pracy nie zapewnione przez pracodawcę. Przepisy przewidują, iż wysokość ryczałtu ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną, a przy jego ustalaniu należy wziąć pod uwagę:
- normy zużycia materiałów i narzędzi
- udokumentowane ceny rynkowe materiałów i narzędzi
- normy zużycia energii elektrycznej
- koszty usług telekomunikacyjnych
Jak podkreśla Łukasz Kuczkowski, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski, w zakresie eksploatacji i serwisu narzędzi pracy oraz wydatków na energię elektryczną i usługi telekomunikacyjne, zgodnie z nowymi przepisami pracodawca powinien pokryć tylko koszty niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Jeżeli strony umówią się na zwrot innych kosztów, to muszą one być bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy w tej formule. W tym kontekście zakładać należy, iż to czy powyżej wymienione przesłanki zostały uwzględnione przez zatrudniającego, będzie przedmiotem zainteresowania organów kontrolnych.
Warto przypomnieć, iż w początkowym okresie epidemii były oczekiwania ze strony pracowników, by pracodawca pokrywał koszty chociażby sprzątania, wody, ścieków czy też wywozu śmieci. W tym kontekście analizując obecnie uchwalone przepisy na pewno trudno będzie wykazać, iż takie dodatkowe koszty są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej.
Wątpliwości obecnie dotyczą tego w jaki sposób mają być ustalone normy zużycia prądu i ich ceny oraz koszty Internetu. Na pewno trzeba będzie uwzględniać ceny rynkowe mediów, jednak pojawia się pytanie, czy koszty, jak i w efekcie ryczałty, należy liczyć dla każdego pracownika z osobna, czy też jest możliwe pewne uśrednienie w oparciu o przeciętne ceny.
Gdyby zakładać wyliczanie ryczałtów dla każdego z pracowników osobno, na pewno uwzględnić należałoby takie niuanse, jak chociażby to, czy dom jest ogrzewany prądem czy też pracownik ma panele fotowoltaiczne. Zdaniem Pawła Wyrębka, adwokata i senior associate w SSW Pragmatic Solutions, wydaje się jednak, iż wysokość ryczałtu nie będzie trzeba ustalać indywidualnie, a wystarczy przyjąć uśrednione stawki na rynku.
Jakie jeszcze zagadnienia powinny mieć znaczenie w kontekście ustalania wysokości ryczałtu należnego pracownikom zdalnym?
Kolejną kwestią budzącą wątpliwości jest chociażby to, na ile ryczałt powinien odzwierciedlać wymiar pracy zdalnej w miesiącu w odniesieniu do tej wykonywanej w zakładzie pracy. To bowiem wprost rzutuje na sposób ustalania stawki ryczałtu. Wiele przedsiębiorstw zamierza dawać pracownikom ryczałt miesięczny, a niektóre nawet kwartalny. Łukasz Kuczkowski podkreśla jednak, że to może być nienajlepszy pomysł, a bezpieczniejszy z punktu widzenia potencjalnej kontroli ze strony ZUS i urzędu skarbowego jest ryczałt dzienny. Co do zasady jest on bowiem powiązany z dniem pracy zdalnej, a więc związanymi z tym kosztami. Jeśli bowiem mamy pracę zdalną w formule hybrydowej i ryczałt miesięczny, ustalony przykładowo za 20 dni, to wówczas pracownik otrzymuje go również za dni pracy w biurze, co może być już kwestionowane przez organy kontroli.
Wątpliwości budzi również to, czy ryczałt powinien być pomniejszony o absencje pracownika, zwłaszcza chorobowe. Eksperci uważają, że może to być konieczne by uniknąć zarzutów, iż jest on zawyżony. Być może trzeba będzie również brać pod uwagę i to, że pracownicy zdalni mogą pracować w różnych miejscach kraju, a tym samym normy zużycia i koszty mogą być zróżnicowane z tego powodu. By kalkulacja ryczałtu była prawidłowa, należałoby z góry określić i na potrzeby wyliczeń przyjąć planowaną liczbę nadgodzin w przypadku pracownika zdalnego.
Przedsiębiorcy zastanawiają się również, czy przy okazji wypłacania ryczałtu, mogą go sztucznie zwiększyć i w ten sposób wręcz przemycić podwyżki dla pracowników. Paweł Wyrębek podkreśla jednak, iż nie jest to dobry pomysł, bowiem należy tu zachować zdrowy rozsądek i pamiętać, iż ryczałt powinien odpowiadać realnie ponoszonym kosztom. W tym kontekście pamiętać należy również o tym, iż zasadą jest zwrot kosztów rzeczywistych, który może być zastąpiony ryczałtem. Jeżeli jednak pracownik wykaże, że jego koszty były większe niż wynosi ryczałt, wówczas pracodawca będzie miał obowiązek je zwrócić.
A jak do wysokości potencjalnego ryczałtu dla pracowników zdalnych odnoszą się dotychczasowe interpretacje przedstawicieli skarbówki?
Ustalając wysokość nowego ryczałtu dla pracowników zdalnych przedsiębiorcy mogą posiłkować się chociażby dotychczasowymi interpretacjami przedstawicieli skarbówki, chociaż powinni zachować przy tym ostrożność. Nie bez znaczenia jest również uwzględnienie brzmienia nowych przepisów kodeksu pracy, po uchwalonej przez Sejm RP nowelizacji.
Dotychczasowe interpretacje mogą być szczególnie pomocne przy ustalaniu, czy ryczałt może opierać się na średnich wartościach dla wszystkich pracowników, gdy chodzi o energię elektryczną i usługi telekomunikacyjne. Takie bowiem rozwiązanie zamierza stosować wielu przedsiębiorców. Pewną wskazówką mogą być tutaj interpretacje przedstawicieli fiskusa, zwłaszcza z okresu stosowania pracy zdalnej wynikającej z przepisów covidowych. Generalnie wynika z nich zgoda przedstawicieli skarbówki na przyjmowanie średniej wielkości zużycia i przeciętnych kosztów sprzętu komputerowego, energii elektrycznej oraz innych mediów. W tym kontekście szczególnie warto zwrócić uwagę na indywidualną interpretację dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 maja 2022 roku (nr 0114-KDIP3-2.4011.260.2022.2.MN), w której stwierdzono, iż wartości wpływające na wysokość ekwiwalentu są niemożliwe do precyzyjnego wyliczenia, a ich wyliczenie łączyłoby się z niewspółmiernymi nakładami administracyjnymi. Tym samym, gdyby tak stosować przepisy, byłyby one w praktyce martwe. Zatem stosowanie wielkości uśrednionych jest jak najbardziej możliwe, realne i akceptowalne.
Podsumowując, nowelizacja kodeksu pracy uchwalona niedawno przez Sejm RP wprowadziła między innymi nowe zasady wykonywania pracy w sposób zdalny. Jedną z nowości jest w tym względzie konieczność zwrotu kosztów wobec pracowników wykonujących obowiązki z domu. Niestety przepisy są tym względzie mało precyzyjne i określenie zwrotów kosztów bądź też ryczałtów z tego tytułu jest zadaniem skomplikowanym i wymagającym wręcz szczegółowych interpretacji ze strony przedstawicieli ZUS oraz skarbówki. W tym kontekście pamiętać bowiem należy o tym, iż wypłata ryczałtu nie będzie stanowić przychodu w rozumieniu przepisów o PIT, a tym samym nie będzie podstawą opodatkowania i oskładkowania. Zatem wysokość takowego ryczałtu będzie przedmiotem kontroli ze strony ZUS i fiskusa, by pracodawcy w ten sposób nie wypłacali pracownikom nadmiernych kwot, które mogłyby stanowić swego rodzaju ukrytą formę podwyżek wynagrodzeń, które nie objęte byłyby zarówno opodatkowaniem jak i oskładkowaniem. Na chwilę obecną, pewnym wsparciem dla przedsiębiorców w zakresie ustalania wysokości ryczałtów, mogą być dotychczasowe interpretacje skarbówki, jednak i tak sporo wątpliwości w tym względzie pozostanie jeszcze do wyjaśnienia.
