Edit Content

O nas

Jesteśmy profesjonalną agencją zatrudnienia KS Service, specjalizującą się w dostarczaniu kompleksowych rozwiązań z zakresu rekrutacji, doradztwa zawodowego oraz zarządzania zasobami ludzkimi. Znajdziesz Nas w Szczecinie, Łodzi i Poznaniu

Dane kontaktowe

Szafy kartotekowe – jak wybrać najlepsze wyposażenie biura?

Szafy kartotekowe – jak wybrać najlepsze wyposażenie biura?

Przechowywanie dokumentów i zawartych w nich danych określa ustawa RODO. Na jej łamach zawarte są różne kategorie poufności przechowywanych informacji i chociaż sam dokument jednoznacznie nie wskazuje, jak mamy je trzymać, wymusza na nas zachowanie wszelkich papierowych kopii w odpowiednio bezpiecznych warunkach. Czym dokładnie jest szafa kartotekowa i jakie są jej najistotniejsze cechy? Na co powinniśmy uważać w sytuacji, gdy poszukujemy wyposażenia do naszego biura lub gabinetu?

1. Dlaczego przechowywanie dokumentów jest istotne?

2. Szafki kartotekowe – czym są?

3. Metalowe szafy kartotekowe – czym powinny się charakteryzować?

4. Jak wybrać szafy do przechowywania dokumentów?

5. O czym jeszcze pamiętać przy okazji przechowywania dokumentów?

https://ksservice.pl/blog/poradnik/czym-jest-mobbing-jaka-jest-jego-definicja-i-przeslanki/

Dlaczego przechowywanie dokumentów jest istotne?

Ze względu na pojawienie się Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych, powszechnie zwanego RODO, firmy operujące na bazie wrażliwych papierowych dokumentów musiały znacząco zmienić sposób ich przechowywania, a także niszczenia. Z tego powodu wiele podmiotów zdecydowało się także na postęp w zakresie cyfryzacji. Jeżeli nie możemy przenieść dokumentów w formę digital, powinniśmy wyposażyć nasze biuro w odpowiednie szafy przeznaczone do bezpiecznego przechowywania dokumentów i danych o różnej wartości. Muszą być one dostatecznie mocne, by wytrzymać określone warunki i faktycznie zapewnić należytą ochronę trzymanym wewnątrz plikom.

Szafki kartotekowe – czym są?

Szafy kartotekowe to szczególny rodzaj szafy, najczęściej wykonany z blachy stalowej. Są bardziej trwałe, niż szafy aktowe, przez co mogą być z powodzeniem wykorzystane do przechowywania nawet najbardziej poufnych danych. Często są wykorzystywane nie tylko w biurach, ale także przychodniach, szpitalach, różnego rodzaju gabinetach lekarskich, a także w szkołach i na uczelniach. Kartotekowe meble biurowe mają za zadanie zabezpieczyć dokumenty przez zalaniem, fizycznym uszkodzeniem, a także zabraniem przez niepowołane osoby, jeżeli zdecydujemy się na wersję z drzwiczkami zamykanymi na klucz. Dzięki solidnemu wykonaniu i wysokiej jakości materiałom żywotność szafy jest bardzo duża, co oznacza że jeden trafny zakup posłuży nam przez wiele lat.

Metalowe szafy kartotekowe – czym powinny się charakteryzować?

Dobrze wykonana szafa kartotekowa musi posiadać solidną konstrukcję, której powierzchnia będzie odporna na zalanie, zarysowanie, wgniecenie czy rozdarcie. Możemy zdecydować się na model z drzwiczkami otwieranymi na boki lub taki posiadający wysuwane szuflady. W tym drugim przypadku najlepsze modele posiadają specjalny mechanizm, który umożliwia wysunięcie tylko jednej szuflady na raz, zapewniając tym samym dodatkowy poziom bezpieczeństwa.

Bardzo ważnym elementem jest sposób zamykania szaf kartotekowych. Jeżeli decydujemy się na system zamków i kluczy, musimy się upewnić aby były one wysokiej jakości, z zabezpieczeniami uniemożliwiającymi szybkie otwarcie przy pomocy wytrycha lub innego narzędzia. Zestawy kluczy również powinny występować w określonej ilości, a – już po zakupie – zapasowy komplet zawsze musi znajdować się pod należytą ochroną.

Jak wybrać szafy do przechowywania dokumentów?

Bardzo istotnym elementem, na który należy zwrócić uwagę przy okazji zakupów, są wymiary szaf na dokumenty. Powinny one mieć na tyle duże przegrody, aby można było przechowywać potrzebne dokumenty w należytym porządku. Ponieważ większość drukowanych danych zawiera się na arkuszach formatu A4, każda szafka i szuflada powinna umożliwić włożenie pionowo lub na płasko teczek bądź segregatorów o takich właśnie wymiarach. Co ważne, przed zakupami musimy także dostosować wielkość szafy do miejsca, w którym ma się ona znajdować. Dobrze wymierzona szafka to pewność trafienia z rozmiarem za pierwszym razem, a także gwarancja, że zakupione meble będziemy mogli wykorzystywać przez wiele lat.

O czym jeszcze pamiętać przy okazji przechowywania dokumentów?

Jeżeli przechowujemy dokumenty o różnych formatach, powinniśmy upewnić się by każda szuflada przystosowana była do największego formatu, w jakim występują dokumenty w naszej firmie – o ile nie planujemy ich rozdzielać ze względu na wielkość. Ponieważ szafki wykonane ze stali są malowane farbą proszkową, z powodzeniem znajdziemy opcje w wielu różnych kolorach. Oznacza to, że nie musimy ograniczać się do zwykłej bieli czy ecru, a zamiast tego możemy dopasować meble do już obecnego w biurze wystroju lub zamówić je w kolorze zgodnym z identyfikacją wizualną naszej firmy. Ta ostatnia opcja jest szczególnie godna uwagi w sytuacji, gdy szafy mają stać w widocznym miejscu, na przykład za ladą recepcji czy za biurkiem.

Szafy kartotekowe umożliwiają przechowywanie dokumentów w sposób bezpieczny, zgodnie z wymogami stawianymi przez RODO. Wybierając je powinniśmy przede wszystkim dostosować wymiar szaf do naszych potrzeb, a także zwrócić uwagę na wbudowane w ich konstrukcję systemy zabezpieczeń. Dzięki temu wszelkie papierowe dokumenty będą bezpieczne.

Leave a Reply

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *