Okazuje się, iż pomimo czasu epidemii, gdy sam instruktaż dla nowo zatrudnionego pracownika można przeprowadzić w sposób zdalny, to potwierdzenie odbycia tegoż instruktażu musi być w formie podpisu. Bowiem odnośnie potwierdzenia odbycia szkolenia obowiązują ogólne przepisy.
Co zatem jest istotne w kontekście instruktażu dla nowo zatrudnionego pracownika?
Otóż zgodnie z art. 237.3 par. 1 kodeksu pracy (KP) nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie ma on wymaganych kwalifikacji lub niezbędnych umiejętności, jak i dostatecznej wiedzy o zasadach bezpieczeństwa i higieny pracy.
Z kolei szczegółowe zasady organizowania i przeprowadzania szkoleń w tym zakresie określone zostały w rozporządzeniu ministra gospodarki i pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (bhp).
Same szkolenia z zasad bhp prowadzone są zasadniczo jako wstępne i okresowe. Dla nowo przyjmowanego do pracy pracownika przewidziane jest szkolenie wstępne, obejmując instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy. Powinno się ono odbyć przed dopuszczeniem pracownika do pracy w formie instruktażu według programów opracowanych dla poszczególnych grup stanowisk.
Z tego zakresu szkolenia celem instruktażu ogólnego jest zapoznanie pracownika z:
- podstawowymi zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy zawartymi w odpowiednich zapisach KP, w układach zbiorowych pracy lub w regulaminach pracy
- z przepisami oraz zasadami bhp obowiązującymi w danym zakładzie pracy
- z zasadami udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku
Z kolei celem instruktażu stanowiskowego jest zapoznanie pracownika z:
- czynnikami środowiska pracy występującymi na jego stanowisku pracy i ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaną pracą
- sposobami ochrony przed zagrożeniami, jakie mogą powodować te czynniki
- metodami bezpiecznego wykonywania pracy na tym stanowisku
Jakie jeszcze elementy szkolenia wstępnego są potrzebne?
Otóż zgodnie z par. 11 ust. 5 rozporządzenia ministra gospodarki i pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy za przeprowadzenie szkolenia stanowiskowego odpowiada wyznaczona przez pracodawcę osoba kierująca pracownikami lub sam pracodawca, pod warunkiem, iż mają oni odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie zawodowe oraz przeszkolenie w zakresie metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego.
I pomimo, iż z uwagi na swą specyfikę szkolenia wstępne powinny odbywać się na terenie zakładu pracy, to jednak zgodnie z art. 12e ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych i wywołanych nimi sytuacji kryzysowych w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii dopuszcza się przeprowadzanie szkoleń wstępnych w dziedzinie bhp w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, za wyjątkiem instruktażu stanowiskowego:
- pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym, lub na którym mamy do czynienia z narażeniem na działanie czynników niebezpiecznych
- pracownika przenoszonego na stanowisko, o którym mowa jest powyżej
- ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką
Z kolei przepisy rozporządzenia ministra gospodarki i pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy wskazują, iż pracownik, który odbył szkolenie wstępne, musi potwierdzić ten fakt na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, która jest przechowywana w aktach osobowych pracownika. Tym samym wynika z tego, iż sam fakt odbycia szkolenia należy koniecznie potwierdzić w formie pisemnej.
Pomimo, iż obowiązujące przepisy bhp nie przewidują stosowania innej formy potwierdzenia odbycia szkolenia aniżeli własnoręczny podpis, to w dobie cyfryzacji dopuszczalne jest również korzystanie z podpisu elektronicznego, pod warunkiem jednak, iż będzie on spełniał wymogi określone w przepisach ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.
Jednakże rozwiązanie takie będzie niezwykle kosztowne dla pracodawcy, gdyż oprócz samego przeprowadzenia instruktażu pracodawca musiałby zapewnić każdemu pracownikowi dostęp do korzystania z podpisu elektronicznego (i to już praktycznie od pierwszego dnia pracy). Jednakże z formalnego punktu widzenia nie ma żadnych przeciwskazań, by z takiego rozwiązania skorzystać.
Inną formą pozyskania podpisu pracownika pod kartą szkolenia, w sytuacji gdy szkolenie odbyło się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, jest przesłanie podpisanego przez pracownika skanu karty szkolenia wstępnego, a następnie dosłanie tejże karty w sposób tradycyjny z wykorzystaniem poczty bądź kuriera.
Podsumowując, specjalne rozwiązania odnośnie szkoleń wstępnych przeprowadzanych pośród nowo przyjmowanych do pracy pracowników przewidują możliwość odbycia ich zdalnie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego bądź epidemii. Tym niemniej już samo potwierdzenie odbycia takiego szkolenia na karcie szkolenia wstępnego musi być odnotowane w formie pisemnej. W tym zakresie pracodawca ma pewne możliwości, chociażby w formie wyposażenia pracownika w podpis elektroniczny, jak i przyjęcie skanu dokumentu wraz z jego dosłaniem pocztą bądź kurierem. Jednakże możliwości odstąpienia od przyjęcia podpisu pracownika nie ma.
