Tachografy mogą monitorować pracowników

Okazuje się, iż nowoczesne tachografy mogą spełniać rolę urządzenia monitorującego pracowników. Tak naprawdę zależy to od tego, czy pracodawca wykorzystuje je tylko do odczytu i rozliczenia czasu pracy, czy też korzysta z innych jego możliwości.

Co dziś wiadomo o tachografach i kiedy należy z nich korzystać?

Tachografy jako urządzenia rejestrujące aktywność kierowców zawodowych od wielu już lat obecne są w transporcie drogowym. Początkowo były to urządzenia analogowe, rejestrujące aktywność kierowców rysikiem na wykresach. Wraz z rozwojem technologicznym tachografy ulegały sporym modyfikacjom, a obecne mają coraz bardziej zaawansowane możliwości techniczne, a same dane dotyczące czasu pracy są rejestrowane w pamięci tachografu oraz na kartach kierowców.

Samo korzystanie z tachografów jest obowiązkowe w całej Unii Europejskiej, a jego zasady wynikają z rozporządzenia nr 165/2014z dnia 4 lutego 2014 roku w sprawie tachografów stosowanych w transporcie drogowym (Dz.Urz. UE z 28 lutego 2014 roku L 60/1). Tym samym jest to akt prawny, którego stosowanie jest bezpośrednie i nie wymaga jego transpozycji do systemu prawnego danego państwa.

Tachografy są obowiązkowe w pojazdach o dopuszczalnej masie całkowitej (dmc) powyżej 3,5 tony oraz w przypadku przewozu osób, gdy pojazd jest przystosowany do przewozu więcej niż 9 osób, licząc łącznie z kierowcą. Tym samym pracodawca nie może sam zrezygnować z używania tego urządzenia, gdyż obowiązek taki wynika wprost z unijnego rozporządzenia. Sam tachograf służy rejestracji czasu pracy, co z jednej strony ma podnosić bezpieczeństwo w ruchu drogowym, a z drugiej właściwie rozliczać czas pracy i naliczać wynagrodzenie kierowców.

I z takiej perspektywy patrząc trudno uznać, by urządzenie to miało być wykorzystywane do monitoringu pracowników. Jednak z drugiej strony oczywistości takiej nie ma, gdyż przepisy nie regulują wprost, co takim monitoringiem może być.

Co zatem mówią polskie przepisy o kwestii monitoringu pracowników?

Polski ustawodawca chcąc uregulować zasady monitoringu w kodeksie pracy (kp) dodał do niego dwa przepisy, mianowicie art. 22.2 oraz art. 22.3. Pierwszy z podanych artykułów jest bardziej rozbudowany i dotyczy monitoringu wizyjnego, natomiast drugi jest krótszy i stanowi o monitoringu poczty elektronicznej. Jednocześnie też przewidziano możliwość stosowania innych form monitorowania pracowników, jednakże bez żadnej szczegółowej regulacji w tym zakresie.

W przepisach tych wskazano, iż do tych innych form monitoringu będą miały zastosowanie przepisy o monitoringu poczty elektronicznej, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów przewidzianych w art. 22.3 kp. A cele te to:

• zapewnienie organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy
• właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy

Ponadto, do owych innych form monitoringu stosuje się także część regulacji o monitoringu wizyjnym (opisanych w art. 22.2 kp). Zatem zastosowanie znajdą tutaj również:

• zasady wprowadzania monitoringu w przepisach regulaminu pracy, układu zbiorowego pracy lub obwieszczenia
• obowiązek poinformowania pracowników na dwa tygodnie przed wprowadzeniem danej formy monitoringu
• przekazanie pracownikom na piśmie informacji o celu, zakresie i sposobie monitoringu, która następnie powinna się znaleźć w aktach osobowych w części B.

Jednakże przepisy nie mówią już o tym co w praktyce może być ową inną formą monitoringu pracowników. Zatem każdorazowo wymagana jest ocena ingerencji nowego rozwiązania technologicznego, aplikacji czy też systemu w prywatność pracowników. I dotychczas przyjęto, iż tymi innymi formami monitoringu są:

• monitoring aktywności pracowników w Internecie
• monitoring pulpitu komputera pracownika, robionych przez niego wydruków, używanych aplikacji itd.
• nagrywanie rozmów telefonicznych pracowników
• GPS w samochodach służbowych
• systemy do elektronicznej ewidencji czasu pracy
• systemy elektronicznego dostępu do pomieszczeń biurowych

A jaki związek z innymi formami monitoringu mają nowoczesne tachografy cyfrowe?

Otóż podstawową funkcją tachografów cyfrowych jest rejestrowanie aktywności kierowcy z podziałem na:

• czas prowadzenia pojazdu
• inną pracę (załadunek, rozładunek)
• dyspozycyjność
• przerwy
• odpoczynki dzienne
• odpoczynki tygodniowe

Powyższe dane podlegają kontroli czasu jazdy kierowców, których dokonuje Inspekcja Transportu Drogowego oraz jej odpowiedniki w innych państwach UE. Ponadto, na podstawie powyższych danych prowadzona jest również ewidencja czasu pracy służąca rozliczeniu wynagrodzenia oraz innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy.

Z kolei na podstawie art. 25 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców (Dz.U. z 2019 r. poz. 1412) mamy dwie możliwości uznania danych z tachografów za ewidencję czasu pracy:

• dane z tachografów są bezpośrednio uznane za ewidencję czasu pracy i jako takie są przechowywane przez pracodawcę przez 3 lata
• dane z tachografów są przerabiane, w wyniku czego powstaje rejestr elektroniczny stanowiący końcową ewidencję czasu pracy

Jeżeli natomiast powyższe działania pracodawcy, w odniesieniu do danych z tachografów, ograniczają się do analizy czasu pracy oraz stworzenia dokumentacji pracowniczej z nią związanej i w konsekwencji naliczenia wynagrodzeń, to zdaniem Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) nie mamy do czynienia z inną formą monitoringu.

Jednakże nowoczesne tachografy cyfrowe mają obecnie sporo innych, dodatkowych możliwości, związanych chociażby z połączeniem z systemem monitorowania floty samochodowej. Mowa tutaj o takich działaniach, jak analiza danych o geolokalizacji pojazdów czy też badanie profilu jazdy kierowców. Wówczas, zdaniem UODO, takie działania należy uznać za inną formę monitoringu, co z kolei rodzi potrzebę, zgodnie z art. 35 ustawy o RODO, przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych.

Z powyższego wynika bowiem, iż jeżeli dany rodzaj przetwarzania, w szczególności z użyciem nowych technologii, ze względu na swój charakter, zakres, kontekst i cele, z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, administrator przed rozpoczęciem przetwarzania dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych.

Podsumowując, nowoczesne cyfrowe tachografy dają pracodawcy zdecydowanie więcej możliwości analizowania zachowań i pracy swych pracowników, aniżeli tylko prosta ewidencja czasu pracy i podstawa do obliczania wynagrodzenia. Stąd też, nim pracodawca zacznie te dane przetwarzać, powinien koniecznie rozważyć, czy nie wchodzi w zakres innej formy monitorowania. Wówczas bowiem należy takie elementy wprowadzać w zgodzie z ustawą o RODO.