Rozpoczęły się kontrole urzędów pracy dotyczące prawidłowości wykorzystania dotacji otrzymanych w ramach tarczy antykryzysowej z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP). Jednakże liczba spraw, formalności i dokumentów które mogą podlegać kontroli jest na tyle duża, iż warto przygotować się na taką ewentualność wcześniej.
Czego dotyczą kontrole prowadzone przez urzędy pracy?
Otóż na razie wojewódzkie urzędy pracy (WUP) zaczynają kontrolować przede wszystkim dofinansowania do wynagrodzeń pracowników objętych przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy udzielanych na podstawie art. 15 g specustawy z dnia 2 marca 2020 roku. Zapewne też wkrótce kontrole dotyczyć będą również dofinansowań z tytułu art. 15gg tejże specustawy, które nie wymagały obowiązku obniżenia czasu pracy, jak i wprowadzania przestoju ekonomicznego.
Jak zauważa Arkadiusz Kaczor z WUP w Katowicach przystąpiono do wstępnej weryfikacji rozliczenia środków otrzymanych przez pracodawców na rzecz ochrony miejsc pracy i dokumentacji potwierdzającej wykorzystanie przekazanej pomocy zgodnie z przeznaczeniem. Ten etap charakteryzuje się tym, iż na razie przedsiębiorcy są ewentualnie wzywani do uzupełnienia dokumentacji bądź złożenia wyjaśnień. Jednakże nawet i taka wstępna kontrola może zakończyć się wezwaniem do zwrotu otrzymanych środków.
Jakie są zasady prowadzenia kontroli wykorzystania środków przez WUP?
Kontrole odbywać się będą dwuetapowo. Najpierw następuje wstępna weryfikacja rozliczenia (czyli etap, który właśnie się rozpoczął). Polega ona między innymi na analizie kompletności dokumentacji, prawidłowości złożonych dokumentów, jak i weryfikacji kwot przekazanych i faktycznie wykorzystanych. Ten etap weryfikacji trwa do 60 dni od dnia upływu terminu do złożenia rozliczenia i dokumentacji potwierdzającej zawarte w nim dane.
Z kolei drugi etap kontroli polega na pełnej analizie rozliczenia końcowego potwierdzającego wykorzystanie dofinansowania. Jak zauważa doktor Michał Kacprzyk, radca prawny, lider zespołu Imigracji i Global Mobility w Kancelarii Raczkowski, WUP kontroluje przeznaczenie środków oraz dokonuje ostatecznego zatwierdzenia ich rozliczenia. I taka kontrola może zostać przeprowadzona w okresie 3 lat od dnia upływu terminu do złożenia rozliczenia i dokumentacji potwierdzającej dane zawarte w rozliczeniu.
Czego zatem należy się spodziewać w zakresie kontroli ze strony WUP?
Urzędnicy twierdzą, iż nie ma zamkniętego katalogu dokumentów, które mogą być sprawdzone przez WUP. Z założenia mają to być dokumenty potwierdzające prawidłowość wykorzystania środków i zatrudniania pracowników oraz przestrzegania zapisów zawartych we wniosku i umowie. Zdaniem urzędników takimi dokumentami mogą być:
- listy płac
- wyciągi bankowe
- listy obecności
- deklaracje ZUS i US
- dokumenty księgowe
- regulaminy wynagradzania
- wykazy pracowników sporządzane na etapie wnioskowania
- akta osobowe pracowników
Z kolei zdaniem ekspertów, elementami które mogą podlegać kontroli ze strony WUP będzie zapewne sprawdzenie czy przedsiębiorca:
- spełniał warunki do otrzymania wsparcia, a zwłaszcza czy zanotował wymagany spadek obrotów gospodarczych
- przestrzegał postanowień umowy zawartej z dyrektorem WUP, w szczególności w odniesieniu do informowania urzędu o zdarzeniach mających wpływ na wysokość wsparcia oraz ewentualnego rozwiązania umów z pracownikami
- prawidłowo ustalił kwotę należnego wsparcia
- wykorzystał otrzymane środki finansowe zgodnie z przeznaczeniem (zatem czy wynagrodzenia trafiły do pracowników oraz czy z tego tytułu odprowadzono zaliczkę PIT oraz należne składki ZUS)
- prawidłowo i terminowo rozliczył się z urzędem z otrzymanego wsparcia, przedstawiając wszystkie wymagane dokumenty
Jak zauważa Paweł Sych, radca prawny, starszy prawnik w Kancelarii PCS/Littler, zakres kontroli zarówno w przypadku dofinansowania otrzymanego na podstawie art. 15 g, jak i 15gg specustawy z dnia 2 marca 2020 roku będzie zasadniczo podobny. Elementy, które będą podlegać kontroli to:
- czy pracownicy byli zatrudnieni przez okres wskazany we wniosku i w rozliczeniu
- czy pracodawca w okresie dofinansowania nie wypowiedział pracownikom objętym wnioskiem umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika
- czy pracownicy objęci dofinansowaniem nie uzyskali w miesiącu poprzedzającym złożenie wniosku wynagrodzenia przekraczającego 300% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału
- wysokość wynagrodzenia pracowników w okresie trwania dofinansowania
- fakt wypłaty wynagrodzenia pracownikom, jak i odprowadzenia od niego składek ZUS
- czy pracodawca nie był objęty zwolnieniem z opłacania składek ZUS, jak i czy nie korzystał z innych form dofinansowania
Natomiast w przypadku kontroli dofinansowania tylko z art. 15 g zakres kontroli będzie nieco szerszy i obejmie dodatkowo takie kwestie, jak:
- czy zostało zawarte porozumienie o obniżeniu wymiaru czasu pracy i/lub wprowadzeniu przestoju ekonomicznego
- czy porozumienie zostało zawarte z wszystkimi uprawnionymi organizacjami związkowymi, a w przypadku ich braku, czy wówczas porozumienie zawarto z prawidłowymi wyłonionymi reprezentantami załogi
- czy w porozumieniu wskazano grupy zawodowe objęte przestojem bądź obniżonym wymiarem czasu pracy i czy pracownicy wskazani we wniosku należeli do tych grup
- czy porozumienie dotyczyło okresu objętego dofinansowaniem
- czy w okresie przestoju ekonomicznego pracownicy rzeczywiście nie pracowali w okresach wskazanych w rozliczeniu wniosku
Ponadto, na co zwraca uwagę doktor Michał Kacprzyk, urzędnicy będą sprawdzać czy spadki obrotów były prawidłowo wyliczone oraz czy ich przyczyną było rzeczywiście wystąpienie COVID-19.
Jak zatem prawidłowo przygotować się na kontrolę ze strony urzędników WUP?
Generalna zasada jest taka, iż pracodawca powinien zgromadzić dokumentację, na podstawie której można wykazać przed urzędnikiem, iż wywiązał się on ze wszystkich obowiązków dotyczących otrzymanego wsparcia. Zatem powinny to być dokumenty księgowe (deklaracje podatkowe, księgi przychodów i rozchodów bądź ewidencje sprzedaży za okresy, których dotyczy spadek obrotów wykazany we wniosku).
Poza tym istotne będą też dokumenty potwierdzające niezaleganie z obowiązkiem opłacania zobowiązań podatkowych i składkowych za III kwartał 2019 roku, jak i fakt zawarcia porozumienia ze związkami zawodowymi lub reprezentantami załogi.
Istotny będzie również wykaz pracowników, na podstawie którego ustalono wysokość wsparcia, jak i cała korespondencja prowadzona z urzędem odnośnie przyznanej dotacji. Jak zauważa doktor Michał Kacprzyk, istotne mogą być również inne dokumenty, jak chociażby:
- oświadczenie beneficjenta o metodologii obliczania spadku obrotów w następstwie COVID-19 oraz źródła danych
- oświadczenie beneficjenta o składnikach wynagrodzenia, które wzięto pod uwagę
Kolejną ważną kwestią, na co zwraca uwagę Paweł Sych, jest wskazanie i upoważnienie osoby, która z ramienia pracodawcy będzie brała udział w kontroli.
Jak zachowywać się w sytuacji kontroli?
Otóż z urzędnikiem prowadzącym kontrolę należy współpracować. Tym niemniej należy pamiętać o przysługujących uprawnieniach. I choć urzędnicy mogą żądać okazania wszelakich dokumentów, to jednak muszą one być powiązane bezpośrednio z przedmiotem kontroli.
Poza tym warto sprawdzić, czy urzędnik ma stosowane upoważnienie do kontroli wydane przez dyrektora WUP oraz legitymację służbową. Bowiem bez powyższego, kontrola nie powinna się rozpocząć. Same czynności kontrolne powinny odbywać się w czasie pracy zakładu i w sposób niezakłócający jego funkcjonowania.
Podsumowując, do kontroli warto przygotować się wcześniej, gromadząc dokumenty, których okazania żądać mogą osoby prowadzące kontrolę, jak i wyznaczając osobę, która ze strony pracodawcy w czynnościach kontrolnych będzie uczestniczyć. Warto też jeszcze przed kontrolą zapoznać się zarówno ze swoimi obowiązkami, jak i prawami w tym zakresie. Mamy bowiem do czynienia z równorzędnymi partnerami.
